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Comment faire face à des délais imprévus ?

Les deadlines peuvent entraîner des contraintes de temps et avoir un impact considérable sur votre agenda et vos horaires. Nombreux sont les emplois où les travailleurs sont constamment dérangés : un client qui appelle, un collègue avec une question urgente ou un manager qui vous convoque soudainement pour une 'réunion d'urgence'. Respecter ses propres délais n’est pas toujours évident.

8 avril 2019

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1. Prévoir l'imprévisible

Supposons que vous ayez tous les mois une deadline pour terminer un rapport. Vous pouvez parfaitement planifier votre travail. Vous savez exactement quoi faire et pour quand tout doit être terminé. Rien de plus facile, n’est-ce pas ? Pas tout à fait. Dès qu'un obstacle se présente sur votre chemin, cela entraîne un retard dans votre travail. Afin d’éviter une telle situation, vous devez imaginer tous les scénarios où des éléments perturbateurs apparaissent et planifier des mesures pour les contrer.

Il y a d’une part les circonstances imprévues (maladie, problèmes à régler, tâches supplémentaires, etc.) que vous pouvez anticiper en prévoyant toujours une plage horaire quotidienne prévue à cet effet dans votre agenda. Prévoyez par exemple de traiter telle deadline quelque jours plus tôt de sorte que, si un évènement inattendu survient, vous ayez quelques jours de réserve pour ne pas stresser inutilement.

2. Concentrez-vous et arrêtez le multitasking

Imposez-vous la discipline de ne faire qu'une chose à la fois. Concentrez-vous pleinement sur le respect de vos deadlines et laissez toutes les questions sans importance de côté.

Des études montrent que, si vous pouvez vous concentrer sur une tâche de manière continue pendant au moins 30 minutes, vous serez beaucoup plus productif et abattrez nettement plus de travail. Vous pouvez également appliquer la règle suivante : commencez chaque journée de travail par la tâche 'la plus importante'. Concentrez-vous sur les problèmes qui ont le plus d’effet sur votre planning afin de respecter votre deadline et d’être dans les temps.

3. Gardez une vue d'ensemble et évaluez votre planning

Vous pouvez améliorer votre planning mais devez également faire preuve de discipline pour évaluer le temps que vous demandera chaque tâche. Osez analyser si vous avez réellement respecté vos timings (ou peut-être même travaillé plus rapidement que prévu). Cela vous aidera à estimer le temps dont vous aurez besoin pour planifier un prochain projet. De cette façon, vous ne manquerez plus aucune deadline et commencerez à planifier vos prochaines missions avec encore plus de précision et surtout à long terme. Bonne chance !

(eh/ll) – Plus d’informations : www.expertacademy.be 

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