Imaginez que vous deviez vous rendre chez un client pour une réunion : une heure de trajet pour y aller, une heure sur place et une heure en revenir. Sans oublier les files qui font perdre un temps précieux. Comment utiliser ces heures le plus efficacement possible ? A l'aide du logiciel Skype, vous pourrez par exemple mener aisément 3 discussions les unes à la suite des autres en à peine une demi-journée de travail. De quoi économiser sérieusement sur votre temps de trajet, vos heures de discussion, etc…

Vous trouverez de nombreux outils gratuits sur internet qui vous feront gagner en efficacité et en rapidité. Naturellement, il y a de tout sur la toile, et tous ne sont pas aussi intéressants ni conviviaux. Voici cependant une liste des sites/logiciels les plus utilisés et les plus efficaces.

1. Pour envoyer vos gros fichiers, utilisez WeTransfer

Idéal pour envoyer vos fichiers lourds, comme des photos, des dossiers zippés ou des pdf. Rendez-vous sur www.wetransfer.com. Vous chargez vos fichiers et vous les envoyez. Le destinataire reçoit un mail avec un lien vers la page de téléchargement. Vous pouvez envoyer jusqu’à 2 gigabytes en une fois.

2. Dressez votre To-Do list en ligne avec Trello

Sur www.trello.com, vous pouvez partager votre liste de priorités entre collègues ou avec un collaborateur. Très pratique, car l’autre sait précisément ce que vous attendez de lui et peut cocher ce qui est achevé. Par l’usage des couleurs, vous indiquez ce qui est urgent ou associez une catégorie ou un domaine à chaque tâche.

3. Planifiez vos messages sociaux via HootSuite

Assurer sa visibilité sur les media sociaux demande du temps. Si vous perdez le fil de votre compte Facebook pendant quelques semaines, vous serez rapidement oublié ou passerez inaperçu. Le résultat est identique. Heureusement, vous pouvez planifier des semaines à l’avance les messages que vous posterez sur vos profils de médias sociaux grâce à www.hootsuite.com. Facile d'utilisation, votre compte gratuit pourra être utilisé sur différents (jusqu'à 3) réseaux sociaux.

4. Planifiez vos rendez-vous avec l’agenda en ligne TimeTrade

Devoir échanger des mails pour fixer un rendez-vous peut devenir usant. Avec www.timetrade.com, vous permettez à vos collègues de prendre rendez-vous dans votre agenda. Vous ouvrez les plages horaires ainsi que les journées lors desquelles vous êtes disponible. TimeTrade se synchronise avec Outlook, Google Calendar et iCal.

5. Téléphonez gratuitement avec Skype

Comme mentionné précédemment, vous pouvez perdre beaucoup de temps dans les files et les navettes, juste pour avoir une conversation en face to face avec quelqu'un. Sachez qu'il est bien plus facile de skyper avec vos collègues et vos clients via www.skype.com. En utilisant votre webcam, les conversations deviendront encore plus vivantes.

(EH) (SC) Avec nos remerciements à Sabine van Meenen (http://www.sabinevanmeenen.be/nl/home-1.htm)