De stafmedewerker vervult als rechterhand van de directeur IFJA ( ICT, facility, juridische zaken en aankopen) een aantal taken ter ondersteuning en optimalisatie van de algemene werking van de pijler IFJA. Hij/zij draagt de verantwoordelijkheid voor het informeren, coördineren en ondersteunen van het team. Het bewaken van de implementatie van beslissingen, uitvoering en timing vormen een belangrijk onderdeel van zijn/haar takenpakket. Hij/zij staat mee in voor het uniformiseren en stroomlijnen van diverse processen met als doel een gelijklopend beleid te hanteren. Concreet staat de stafmedewerker in voor:
- Het faciliteren van duidelijke informatie- en kennisdeling binnen het team;
- Het beheren van de agenda en coördineren van de activiteiten van de directeur IFJA;
- Het voorbereiden van de agenda en opmaken van het verslag van het pijleroverleg IFJA;
- Het voorbereiden en afwerken van documenten van en voor de directeur IFJA;
- Het tijdig aanleveren van de agendapunten en notulen aan bestuursorgaan en managementteam;
- De ondersteuning van en eventuele afhandeling van de rapportering overheidsopdrachten portaal Toezicht;
- Het ondersteunen van de teamleden IFJA ter bevordering van de efficiëntie en stimuleren van procesverbeteringen;
- Het overleg met directie IFJA als rechtstreekse verantwoordelijke in de organisatie over de noden op vlak van de dagdagelijkse werking binnen het team;
- Ondersteuning bij het contractbeheer voor dienst aankoop.