r Deux assistants de direction au sein du Département administratif

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Emploi : le Port autonome de Liège recrute deux assistantes de direction, Afin d'apporter son soutien au bon fonctionnement de la direction et/ou du service par la prise en charge de tâches administratives et du secrétariat, le Port autonome de Liège est activement à la recherche de deux assistant(e)s de direction avec des profils distincts : un(e) secrétaire de direction spécialisé(e) en tourisme et un(e) secrétaire de direction spécialisé(e) en ressources humaines.
Où allez-vous travailler ?
Port autonome de Liège,
Service administratif, pôle secrétariat
Quai de Maestricht 14 - 4000 LIEGE
VOTRE MISSION...
Apporter son soutien au bon fonctionnement de la direction et/ou du service par la prise en charge de tâches administratives et du secrétariat.
Spécifiquement pour la direction ... :
Exécution de tâches liées au secrétariat : diffusion d'informations, gestion d'agenda, préparation et/ou rédaction de documents administratifs, comptes-rendus, gestion de mails, gestion des appels téléphoniques, gestion des maladies et accidents du travail, ... dans le respect des règles de confidentialité ;
Gestion du suivi administratif de dossiers liés à la Direction générale (mandat de la Direction générale, Conseil d'administration, plan d'entreprise, RGPD, ...) ;
Gestion des réunions de travail et de service via l'organisation pratique des rencontres, la préparation des supports et des dossiers, la diffusion des comptes rendus, ... ;
Transmission de renseignements et d'explications pour toutes demandes d'informations liées aux matières traitées, en veillant à adapter la réponse à son interlocuteur ;
Participation à des groupes de travail, des formations, des réunions.
Coordination transversale :
- Gestion transversale en matière de commandes, agenda, appuis aux autres services du Port autonome de Liège, marchés publics de biens et services, organisation et suivi des réceptions et réunions, ... ;
- Classement et archivage physique et/ou électronique de documents ;
- Participation, avec des intervenants internes et/ou externes, à des groupes de travail, des réunions, des colloques, des conférences, ...
Domaine du Tourisme :
- Analyse et suivi des demandes d'autorisation d'utilisation d'une dénomination protégée, d'octroi de classement et révision, de subventions, ... ;
- Organisation de visites périodiques ;
- Participation, avec des intervenants internes et/ou externes, à des groupes de travail, des commissions techniques, des réunions, des colloques, des conférences... ;
- Analyse et tenue des statistiques du trafic du Port des yachts ;
- Développement de projets touristiques.
Domaine de la Communication
- Gestion des réseaux sociaux ( Facebook et LinkedIn) ;
- Gestion du site internet ;
- Soutien à l'organisation d'évènements (réservations d'hôtels, transports, salles, restaurants et Teambuildings) ;
- Participation à des salons ;
- Soutien à la réorganisation du système informatique et téléphonique.
Domaine des Ressources Humaines
- Gestion des congés annuels et des maladies en coordination avec le service comptabilité ;
- Gestion des prestations irrégulières et récupérations ;
- Gestion des dossiers propres aux accidents de travail ;
- Gestion des assurances du personnel ;
- Gestion des avantages (chèques-repas, assurances et télétravail) ;
- Gestion des clés du bâtiment, des badges et des cartes parking ;
- Suivi des formations du personnel et inscriptions
- Suivi de formations propres au domaine de la RH ;
- Contacts externes avec le secrétariat social, le SPW, la médecine du travail,..., Planification du travail - Organiser son travail en tenant compte des délais et des priorités ;
Gestion de suivi - Surveiller l'état d'avancement et assurer le suivi des activités et/ou des projets dont on a la charge en fonction des résultats attendus ;
Polyvalence - Passer aisément d'une activité et/ou d'un projet à un autre en fonction des besoins du service ;
Collaboration - Coopérer avec des acteurs internes et/ou externes en favorisant les échanges et en étant attentif aux objectifs communs ;
Intégrer l'information - Etablir des liens entre diverses données, concevoir des alternatives et tirer des conclusions adéquates ;
Gestion du stress - Demeurer efficace en situation de stress en conservant sa capacité à prendre des décisions réfléchies et en maîtrisant ses émotions ;
Résoudre des problèmes - Traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre des solutions
Assertivité - Défendre un point de vue ou l'application d'une règle par un échange positif en préservant la qualité des relations professionnelles.
Conditions d'accès au poste, ou
Un extrait de casier judiciaire, nécessaire à l'engagement, sera demandé directement au Casier judiciaire central par la direction « Talents Wallonie » du SPW [1] .
Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE sera demandé à l'agent (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel) [2] .
Les dossiers de candidature feront l'objet d'un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d'expérience susmentionnées.
Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculums vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives.
Exigences communes pour tout engagement dans la fonction publique régionale :
Selon les dispositions de l'article 4 de l'arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d'engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes :
jouir des droits civils et politiques ;
satisfaire aux lois sur la milice, Pour vous inscrire à un examen linguistique, vous devez vous rendre dans votre compte du site travaillerpour.be et choisir la rubrique « Tests linguistiques ». Le système informatique vous demandera le type de tests concerné et vous proposera des dates d'inscription.
En cas d'urgence, vous pouvez contacter la cellule des tests linguistiques du SPF BOSA (travaillerpour.be) via le mail Toon emailadreslinguistique.fr@bosa.fgov.be ou par téléphone au Toon nummer+32 2 740 74 74 pour demander à réaliser ces tests plus rapidement.
Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site du SPF BOSA (travaillerpour.be)
Titres de séjour et de travail :
Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l'accès au territoire belge et aux autorisations de travail.
Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l'engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie .
Nous vous informons par ailleurs que cette fonction ne permet pas l'octroi d'un permis de travail, car il ne s'agit ni d'une fonction en pénurie [4] , ni d'une fonction hautement qualifiée [5] .
Toutefois, dans tous les cas, vous êtes dispensé d'obtenir un permis de travail si vous êtes dans l'une des situations suivantes :
ressortissant de l'Espace Économique Européen (EEE) ou de Suisse, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique ;
ressortissant britannique, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique, résidents en Belgique avant le 1er janvier 2021 et bénéficiaires de l'accord de retrait ;
admis au séjour illimité (vous êtes en possession d'une carte d'identité d'une durée de 5 ou 10 ans) ;
réfugié reconnu ;
demandeur d'asile ;
étudiant étranger résidant en Belgique et effectuant ses études en Belgique (max 20 heures de travail par semaine) ;
étranger dont la demande de regroupement familial a été acceptée, ainsi que pendant les procédures de demande ou de recours en matière de regroupement familial., ÉGALITÉ DES CHANCES ET DIVERSITÉ
La Wallonie mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats.
Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l'égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d'outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap... ne jouent aucun rôle dans l'évaluation de vos compétences.
Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité.
Toutes les fonctions s'adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.

Être titulaire d'un diplôme de l'enseignement supérieur de type court niveau bachelier en assistanat de direction, ou autre diplôme de niveau bachelier à orientation économique de plein exercice, avec expérience probante en assistanat de direction.
Expérience exigée
Une expérience professionnelle de minimum 6 mois est exigée en assistanat de direction.
Une expérience probante dans la fonction publique est un réel atout.
La vérification de votre expérience professionnelle se fera sur base du CV que vous aurez téléchargé dans votre dossier en ligne. Nous vous conseillons d'accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle dans votre CV et d'indiquer les dates de manière précise (jour-mois-année).
Compétences techniques
Compréhension - Comprendre et appliquer des instructions techniques orales et/ou écrites ;
Expression orale - S'exprimer oralement dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire ;
Rédaction - S'exprimer par écrit dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire ;
Informatique - Utiliser les fonctionnalités avancées d'une suite bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation et messagerie électronique) ;
Gestion de l'information - Capitaliser des informations, des procédures et de la documentation, les exploiter et les diffuser ;
Dispositions légales et normatives - Appliquer les dispositions légales, les procédures, les normes et/ou les réglementations en vigueur ;
La connaissance de langues étrangères est un atout ;
La connaissance de la législation du secteur public est un atout.
Compétences comportementales
Rigueur - Réaliser son travail avec exactitude, méthode et précision, Témoigner d'une première expérience en matière d'assistanat de direction
Épreuve complémentaire : OUI
Nationalité : être ressortissant de l'EEE ou de la Suisse
Comment postuler valablement ?
Pour être recevables, les actes de candidature doivent :
répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
comprendre un CV à jour ;
comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction, avec la référence : Assistant(e) de direction ;
comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction, justifier de la possession de l'aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;
être porteur d'un diplôme ou d'un certificat d'étude en rapport avec le niveau de l'emploi à conférer ;
être d'une conduite correspondant aux exigences de l'emploi à pourvoir.
Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l'exécution du contrat.
Certificat de milice :
Le certificat de milice ne sera pas exigé.
Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique :
Si votre diplôme a été obtenu à l'étranger, vous devez fournir une attestation d'équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par l'une des Communautés (française, flamande ou germanophone).
Pour plus d'informations, vous pouvez consulter notamment le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles .
Connaissance de la langue française [3] :
Le candidat doit être titulaire d'un diplôme ou certificat d'études délivré en français par un établissement d'enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l'enseignement attesté ait été donné dans la langue requise.
A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d'un examen linguistique en langue française organisé par le SPF BOSA (travaillerpour.be). Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l'engagement., Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?
Votre candidature peut être posée selon les modalités habituelles aux examens de recrutement organisés par les différents services publics. Toutefois, pour les examens organisés par le SELOR (Bureau de sélection de l'administration fédérale), des dispositions particulières, d'ordre pratique ou matériel, peuvent être prises pour tenir compte de votre handicap.