Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Management assistant / secretariaat' jobs in Oost-Vlaanderen
Office Manager
Functieomschrijving
Als Office Manager / Executive Assistant ben je de rechterhand van de zaakvoerder/directie en zorg je voor een vlotte dagelijkse werking van het bedrijf. Je combineert organisatorische, administratieve en operationele taken en houdt het overzicht in een dynamische KMO-omgeving.
Jouw verantwoordelijkheden
Fleet management
- Je beheert en optimaliseert het wagenpark op een strategische en efficiënte manier.
- Je coördineert samenwerkingen met leasingmaatschappijen, garages en andere partners en onderhandelt waar nodig over contracten.
- Je bewaakt kosten, verzekeringen, onderhoud en naleving van wettelijke verplichtingen.
- Je adviseert de organisatie rond een duurzaam en efficiënt gebruik van het wagenpark.
Document- en dossierbeheer & digitalisatie
- Je zorgt voor een gestructureerd en betrouwbaar document- en dossierbeheer binnen de organisatie.
- Je initieert en implementeert digitalisatieprojecten en optimalisaties van documentstromen.
- Je waakt over een correcte, duidelijke en toegankelijke documentatie van contracten en bedrijfsdossiers.
Legal, verzekeringen en compliance
- Je ondersteunt de CFO bij juridische, contractuele en compliance-gerelateerde dossiers.
- Je coördineert verzekeringspolissen, volgt schadedossiers op en beheert risico’s proactief.
- Je bereidt documentatie voor en begeleidt audits en interne controles.
- Je bent het aanspreekpunt voor externe stakeholders zoals verzekeraars, juridische adviseurs en auditors.
Klantenopvolging (back-up functie)
- Je fungeert als back-up binnen de klantenopvolging en zorgt voor continuïteit in de dienstverlening.
- Je behandelt inkomende telefoons en e-mails van klanten en vertegenwoordigers.
- Je staat in voor de aanmaak van nieuwe klanten en controleert hun kredietwaardigheid.
- Je werkt nauw samen met sales en logistiek bij de opvolging van geblokkeerde orders.
Office management en administratieve ondersteuning
- Je beheert en volgt kantooraangelegenheden op (leveranciers, onderhoudscontracten, faciliteiten, etc.).
- Je biedt administratieve ondersteuning aan de HR-manager.
- Je bereidt directievergadering voor (inplannen, uitnodigingen, agenda opstellen, presentatie voorbereiden)
- Doorgroeimogelijkheden, afhankelijk van jouw ambities, sterktes en interesses.
Business support
- Je ondersteunt de directie bij operationele en organisatorische projecten.
- Je coördineert de opvolging van dossiers die meerdere afdelingen overstijgen.
- Je draagt actief bij aan een efficiënte, gestructureerde en professionele werking van de organisatie.
Profiel
- Je behaalde een Bachelor diploma en hebt een eerste werkervaring achter de rug.
- Je bent een echte doener: je neemt initiatief en pakt zaken proactief aan.
- Je houdt van variatie en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en prioriteiten.
- Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid, maar functioneert evengoed als een betrokken teamspeler.
- Je gaat uiterst discreet en betrouwbaar om met vertrouwelijke informatie.
- Je denkt praktisch, oplossingsgericht en behoudt steeds het overzicht.
- Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden en communiceert helder en professioneel.
- Je hebt een zeer goede kennis van MS Office (Outlook, Excel, PowerPoint en Word) en bent bereid je te verdiepen in AI tools.
- Je communiceert vlot in het Nederlands en hebt een goede kennis van Frans en Engels.
Aanbod
- Een voltijds of deeltijds (minimum 4/5) contract.
- Een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met extralegale voordelen, in lijn met jouw ervaring en verantwoordelijkheden.
- Een dynamische werkomgeving waar initiatief, ondernemerschap en samenwerking centraal staan.
- Doorgroeimogelijkheden, afhankelijk van jouw ambities, sterktes en interesses.
Anderen bekeken ook