Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Management assistant / secretariaat' jobs in Antwerpen
Wil jij werken in een jong, dynamisch team dat de energietransitie versnelt? Bij dit studiebureau gooi je het stoffige consultancy-imago overboord: ze werken met startups en innovatieve spelers in de energie- en bouwwereld. Moderne technologieën, frisse ideeën en volop ruimte voor ontwikkeling staan hier centraal.
Office manager
Functieomschrijving
Ben jij een hands-on duizendpoot met expertise in administratie, boekhouding en financiën? Heb je zin om proactief mee te denken met een jong, dynamisch team en werk je graag in een innovatieve omgeving? Dan is deze functie als OFFICE MANAGER precies wat je zoekt!
Office Management:
- Je zorgt dat het kantoor altijd in topvorm is, inclusief het ophalen van kantoorbenodigdheden.
- Postverwerking
- 1e lijn telefoon
Ondersteuning kleinere dossiers:
- Je maakt offertes op voor kleinere projecten (vooral in de particuliere markt), zorgt voor structuur en bewaakt het budget per dossier.
- Je zet sales deals op in Teamleader en volgt deze op tot zowel het ondertekenen als het administratief in orde brengen in ons systeem, zodat het dossier opgestart kan worden.
- Zodra het project klaar is voor uitvoering, geef je alle nodige info door aan onze planner.
Administratie rond het EPB-dossier:
- Je beheert de administratieve opvolging van EPB-verplichtingen (de energieprestatieregelgeving) en zorgt dat alles conform de overheidscontroles is.
- Dankzij onze deels geautomatiseerde portal kan de klant zijn dossier digitaal beheren, documenten opladen en bijvoorbeeld een architect toevoegen.
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten, zowel per mail als telefoon, en biedt hen duidelijke antwoorden.
HR & Onboarding:
- Je verzorgt de onboarding van nieuwe collega’s en checkt welke zaken geregeld moeten worden (evaluatiegesprekken, fietsleasing, etc.).
- Je werkt mee aan HR-administratie zoals loonverwerking, interne policy en het opvolgen van mobiliteitsbudgetten.
Financieel & analytisch:
- Je koppelt inkomende facturen (tot €5.000) aan het boekhoudpakket en verzorgt de betaling.
- Je helpt bij cashflowplanning, voor- en nacalculatie, en werkt mee aan het opzetten van een dashboard om deze cijfers overzichtelijk te maken.
- Je denkt proactief mee over interne verbeteringen, zoals AI-toepassingen (bijvoorbeeld automatische verslaglegging) en doorschakeling van telefoons.
- Je vraagt zelf offertes op en pakt interne projecten aan.
Profiel
Dit heb je nodig voor de job
Voor deze functie van OFFICE MANAGER zoeken we volgend profiel:
- Je hebt een Bachelor diploma behaald in een administratieve - boekhoudkundige richting
- Je hebt bij voorkeur reeds een eerste ervaring
- Je spreekt vlot Nederlands, kennis Frans en Engels is een pluspunt
Daarnaast ben je:
- Hands-on
- Zelfstandige werker
- Nauwkeurig in je werk
- Iemand die graag meedenkt met het bedrijf en processen wil optimaliseren
- Communicatief
- Klantgericht
Aanbod
- Bedrijfswagen
Je loon en extralegale voordelen
Zo ziet je pakket eruit:
- afhankelijk van je ervaring, ligt je brutoloon tussen de 2000 en 3500 euro per maand
- je krijgt maaltijdcheques voor elke gewerkte dag
- je krijgt een groepsverzekering waarmee je extra spaart voor je toekomst
- je krijgt een hospitalisatieverzekering om je medische kosten te dekken
- je krijgt een onkostenvergoeding voor je extra kosten die bij je job horen
- je hebt een mobiliteitsbudget (voor een fiets, wagen,...)
- je krijgt een laptop voor je job die je ook thuis kan gebruiken
- je kiest zelf wanneer je start en stopt dankzij je flexibele uren, starten tussen 8u en 9u
Vakantie of vrije tijd nodig?
- 20 vakantiedagen, aangevuld met 3 extra dagen en 5 flexibele dagen via het flexplan
- Geen verplicht bouwverlof: jij bepaalt samen met het team wanneer je vrij neemt
- Jong team
- Mogelijkheid om de functie en het bedrijf mee vorm te geven
- Er komt een tafelvoetbal om tussen de middag te spelen met de collega's