Office Manager & MA
Functieomschrijving
Voor haar verdere groei is Tender Law op zoek naar een Office Manager die tevens fungeert als Management Assistant (MA) Wie zijn wij? Tender Law is een dynamisch en sterk groeiend, tweetalig advies- en advocatenkantoor met focus op overheidscontracten en met kantoren in Brussel en Brugge. Het kantoor startte in 2020 en groeide reeds uit tot een kantoor met ca. 10 mensen en met een almaar uitbreidend cliënteel, gaande van nationale en internationale ondernemingen tot diverse overheidsdiensten. Functie De taken binnen deze voltijdse functie hebben betrekking op: ð Management Assistant (MA) Rechterhand en vertrouwenspersoon van de zaakvoerder Leidende rol in diverse processen in nauw overleg met de zaakvoerder, zoals facturatie, planning, HR-activiteiten (bv. organisatie van jaarlijkse team-building of andere cliënten- of teamevents; bv. onthaal nieuwe medewerkers; bv. aankoop van geschenken voor medewerkers ter gelegenheid van Sinterklaas, Kerst, …) Ontzorging wat betreft diverse praktische taken van de zaakvoerder ð Office Management Verder uitbouwen van het kantoorbeheer in de brede zin, daarin gesteund door de andere medewerkers Agendabeheer Facility management, w.o. opvolging van cont(r)acten met leveranciers voor kantoor Brussel en Brugge (bv. contacten met verhuurders, nutsbeheerders, poetsfirma’s, ruitenwassers, klusjesmannen, …) Beheer van diverse bestellingen en nazicht van de voorraden E-mails, briefwisseling en telefoongesprekken behandelen of doorschakelen Opvolging van informatiebeheer, in samenspraak met de medewerkers (bv. beheer van databanken, beheer van de digitale en papieren bibliotheek, aankoop van nieuwe boeken, etc.) ð Ondersteuning inzake BD, ter ondersteuning van de BD-Manager en/of de Professional Support Lawyer Hulp bij de redactie van offertes Voorbereiding van job- en handelsbeurzen, incl. aanwezigheid op deze beurzen Marketingactiviteiten
Profiel
Jouw profiel Dynamisch, gezonde ambitie en ondernemingsgezind Nauwkeurig en creatief Georganiseerd Sociale en enthousiaste persoonlijkheid met de voetjes op de grond Hands-on mentaliteit, stressbestendig en discreet Goed in gesproken en geschreven woord (Nederlands en Frans en/of Engels) Bij voorkeur minstens 1 jaar ervaring in een administratieve of ondersteunende functie
Aanbod
Ons aanbod Je komt terecht in een dynamisch, hecht en informeel team op mensenmaat Je werkt vooral vanuit het kantoor in Brussel, vlak naast het treinstation Brussel-Centraal Je werkt in een 38-urenweek en hebt een aantrekkelijk divers takenpakket: er is niet énkel de administratie, maar ook de BD of HR waarin je je (met hulp van anderen) mag uitleven en waarvoor je ook je tijd mag nemen Je werkt nauw samen met de zaakvoerder, die door jou zoveel mogelijk wordt ontlast. Je bereidt de diverse te nemen beslissingen voor en krijgt een ruime autonomie. Je komt niet in een bedrijf waarin alles reeds voor jou is voorbedacht, en je ziet hierin een stimulerende uitdaging, eerder dan een hindernis Je krijgt een marktconform loon dat kan worden verbeterd i.f.v. je verdiensten die het kantoor zal onderkennen Je krijgt een uitzonderlijk ruime waaier aan doorgroeikansen: de groei van Tender Law betekent dat er op termijn diverse functies kunnen ontstaan of openvallen (zoals Manager in domeinen als HR, Marketing, BD of Finance). Je kan in deze functies doorgroeien, indien je dat zou willen Je beschikt over de wettelijke verlofdagen. Tussen Kerst en Nieuw zijn we collectief dicht