Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Management assistant / secretariaat' jobs in Oost-Vlaanderen
Administratief medewerker / Secretariaatsmedewerker (deeltijds – groeifunctie)
Functieomschrijving
Over ons
Muziekschool Lochristi is een toegankelijke en kwaliteitsgerichte muziekschool met meer dan 400 leerlingen van alle leeftijden. We maken deel uit van Muziek Educatie Groep ViVO, een overkoepelende organisatie die muziekscholen, muziekkampen, educatieve projecten en het enige erkende examencentrum in België voor Trinity College London verenigt.
Binnen ViVO werken we in een klein en betrokken team waar administratie een essentiële rol speelt in de dagelijkse werking. We combineren een warme, menselijke aanpak met duidelijke structuren, heldere afspraken en professionele ondersteuning van leerlingen, ouders en leerkrachten.
Doel van de functie
Je ondersteunt samen met collega’s en het directieteam de administratie, planning en communicatie binnen ViVO en draagt bij aan een vlotte, overzichtelijke en betrouwbare werking over de verschillende scholen en projecten heen.
Taken en verantwoordelijkheden
-
Onthaal en eerste aanspreekpunt voor ouders, leerlingen en leerkrachten, met gerichte doorverwijzing waar nodig.
-
Administratieve ondersteuning van de dagelijkse werking, waaronder agenda- en planningsbeheer, documentbeheer, communicatie en praktische organisatie van lessen, examens en toonmomenten.
-
Leerlingenadministratie: verwerking van inschrijvingen en uitschrijvingen, opvolging van aanwezigheden, wachtlijsten en resultaten, en ondersteuning bij planningen.
-
Administratieve ondersteuning van leerkrachten (afwezigheden, lesverplaatsingen, informatiedoorstroming).
-
Basis financiële administratie: opvolging van betalingen, signaleren van onregelmatigheden, archivering van facturen en onkosten.
-
Ondersteunende taken rond lokalen, materialen en veiligheid, en algemene administratieve ondersteuning van de directie.
Samenwerking & groeipad
Je start in deze functie met een beperkte tewerkstelling van gemiddeld 10 uur per week, gespreid over meerdere dagen. De functie is opgevat als een groeifunctie, waarbij taken en verantwoordelijkheden geleidelijk worden uitgebreid in functie van de noden van de organisatie en de wederzijdse samenwerking.
Je werkt nauw samen met een andere administratieve collega en maakt deel uit van een klein team waarin afstemming, overdracht en samenwerking centraal staan.
Afhankelijk van profiel en beschikbaarheid en de aard van de taken kan de samenwerking worden vormgegeven via een arbeidsovereenkomst of via een beperkte afgeslankte rol in het kader van verenigingswerk (art. 17), telkens met een duidelijk afgebakende rol en verantwoordelijkheden. Dit wordt samen besproken en afgestemd tijdens het selectiegesprek.
Profiel
Algemene vereisten
In deze functie zoeken we iemand die graag bijdraagt aan een goed georganiseerde en betrouwbare werking. Je voelt je comfortabel in een ondersteunende rol met verantwoordelijkheid, werkt zorgvuldig en professioneel, en begrijpt het belang van duidelijke afspraken, correcte communicatie en vertrouwelijkheid binnen een onderwijscontext.
Concreet betekent dit dat:
-
je nauwkeurig en gestructureerd werkt en overzicht bewaart, ook wanneer meerdere taken samenkomen;
-
je helder, professioneel en respectvol communiceert, zowel mondeling als schriftelijk;
-
je zelfstandig kan werken binnen afgesproken kaders en vlot afstemt met collega’s en directie;
-
je discreet en zorgvuldig omgaat met informatie en persoonsgegevens;
-
je betrouwbaar bent in afspraken en rekening houdt met vaste momenten van aanwezigheid of permanentie;
-
je klantgericht omgaat met leerlingen, ouders en leerkrachten, zonder het overzicht of de regels te verliezen;
-
je vlot werkt met digitale tools (e-mail, online agenda’s, administratiesystemen, basis office-toepassingen) of deze snel aanleert;
-
je georganiseerd blijft tijdens piekmomenten (bv. inschrijvingen, examens, toonmomenten);
-
affiniteit met onderwijs en/of de culturele sector een meerwaarde is.
Aanbod
Aanbod en voordelen
-
Een ondersteunende rol binnen een onderwijs- en culturele organisatie waar jouw werk rechtstreeks bijdraagt aan een vlotte en kwaliteitsvolle leeromgeving voor leerlingen, ouders en leerkrachten.
-
Een duidelijk afgebakende functie met realistische verwachtingen, waarin je stap voor stap verantwoordelijkheid kan opnemen en impact kan hebben op de dagelijkse werking.
-
Groeipad: opstart met een beperkte tewerkstelling (gemiddeld 10 uur per week), met mogelijkheid tot uitbreiding van taken en tewerkstelling - richting een halftijdse functie - naarmate de samenwerking en de noden van de organisatie dit toelaten.
-
Begeleiding en ondersteuning tijdens de inwerkperiode, met aandacht voor duidelijke afspraken en haalbare verwachtingen.
-
Samenwerking in een klein, betrokken team, met korte communicatielijnen en nauwe afstemming met collega’s en directie.
-
Een flexibele werkorganisatie, met een combinatie van aanwezigheid op locatie en taken die vanuit thuiswerk kunnen gebeuren, volgens afspraken.
-
Correcte verloning volgens de binnen de organisatie geldende afspraken en wettelijke barema’s, in functie van de gekozen samenwerkingsvorm en rol.
Anderen bekeken ook