Wat timemanagement bij voorbaat al kansloos maakt

Heb jij vaak het idee dat er voor jou niet genoeg uren in een dag zitten? Dat je veel te doen hebt, maar tijd tekort komt om al dat werk af te krijgen? Misschien doen je leidinggevende of een collega er regelmatig zelfs nog een schepje bovenop, zonder rekening te houden met jouw bomvolle agenda.

Storten jouw collega’s en bazen wel eens extra werk op je bureau, terwijl je daar echt geen ruimte meer voor hebt? ‘Dan kan het zijn dat je schema al aan diggelen ligt, terwijl de dag nog goed en wel moet beginnen’, vertelt Heidi Does, Slow Working trainer van doesmindful.nl. ‘Hoe vaker dit gebeurt, hoe meer je het overzicht verliest over alles wat er speelt.’

Daar voel je je dan slecht door, want je merkt dat je door die extra verantwoordelijkheden steken laat vallen. Zo kom je bijvoorbeeld te laat voor die belangrijke klantafspraak. Je hebt geen overzicht meer en je weet niet meer wat je met wie, wanneer, op welke vergadering hebt afgesproken, of waar je die afspraken terug kunt vinden. En je bureau? Dat lijkt wel een slagveld.

Meer orde voor jezelf

Je hebt al diverse boeken gelezen over timemanagement. Misschien zelfs trainingen gevolgd en apps geïnstalleerd. Meer dan eens ben je er vol goede moed mee van start gegaan in de hoop nu eindelijk dat tijdlek te dichten.

Maar na een week of drie vertoont zo’n veelgeprezen systeem toch alweer de eerste scheurtjes, ondanks al je goede bedoelingen. Je hebt weer te weinig tijd om al je werk gedaan te krijgen.

Waar loopt het fout?

Elke timemanagement tool is kansloos als wij niet óók onze aandacht weten te managen.

Op papier laat tijd zich makkelijk in strakke, overzichtelijke blokken opdelen. Anderhalf uur hier voor het functioneringsgesprek met je baas. Een middag daar voor een systeemdemonstratie bij klant X. En dan nog die studiedag in Antwerpen. Het is misschien een volle week, maar het is overzichtelijk en je hebt er zin in!

Maar aandacht laat zich niet zomaar in blokjes opdelen ...

Het overkomt jou vast wel eens, er staat een vergadering op het programma, van 15.00 tot 16.00 uur. Je gaat er heen, maar al na een paar minuten dwalen je gedachten af naar dat functioneringsgesprek met je baas vanochtend dat niet zo vlot liep. Of naar die systeemdemonstratie voor klant X morgen, waarvoor je nog geen letter op papier hebt staan.

Fysiek aanwezig van 15.00 tot 16.00 uur, maar met je aandacht? Nee, dat is iets minder. Daardoor mis je belangrijke informatie en nuances, wellicht zelfs kansen.

Doet zich iets onverwachts voor, dan wordt het allemaal nog een graad erger. Je staat bijvoorbeeld nét op het punt om die vergadering van 15.00 tot 16.00 uur in te gaan. En plots staat daar een goede collega in tranen aan je bureau. Of een internationale vertegenwoordiger uit China die toch echt pas vólgende week in je agenda stond. Op zulke momenten zakt de kwaliteit van je aandacht verder weg.

Gedachten vliegen alle kanten op, zoekend naar een oplossing waarmee het ongeplande weer gelijk gaat lopen met wat er in je agenda staat. Maar zo’n oplossing is niet altijd direct voor handen. Wat je zowel emotioneel als planmatig in de war brengt. Weg aandacht, weg focus. Het helpt je niet vooruit.

Aandachtmanagement in plaats van timemanagement

Heidi Does: ‘Een belangrijke voorwaarde om effectief je tijd te beheren is aandachtmanagement.’ Dat is de vaardigheid om mentaal soepel met veranderingen, onderbrekingen of verstoringen om te gaan. Je stelt je flexibel op en verliest geen tijd met de dingen anders te willen dan hoe ze zijn.

Met een soepele, flexibele geest vergroot je de kwaliteit van je aandacht, zodat je minder achter de feiten aanloopt en alerter reageert bij onverwachte gebeurtenissen.

Deze vaardigheid geeft je rust en overzicht, waardoor je meer gedaan krijgt op een dag, zonder dat dit je extra tijd of energie kost.

(hd)

Na een lange carrière als projectleider van digitale media en migratieprojecten bij internationaal opererende bedrijven helpt Heidi Does nu team-/projectleiders en kennisspecialisten in IT, Finance en Techniek om effectief hun aandacht te managen i.p.v. hun tijd. Zodat ze dagelijkse stress en drukke perioden in hun werk beter gaan hanteren en op een ontspannen manier meer impact hebben met hun waardevolle expertise. Zij doet dit met Slow Working trainingen op basis van mindfulness. Vraag haar gratis e-book ‘Elke dag moeiteloos effectief in je werk’ aan op www.doesmindful.nl.

Meer info over Loopbaanbegeleiding , Persoonlijke ontwikkeling

20/11/2015