“Het geven van feedback aan je meerdere of aan iemand waar je afhankelijk van bent, valt niet mee”, vertelt Asha Kalijan, een Nederlandse die leidinggevenden begeleidt en al enkele managementboeken heeft geschreven. “Maar als het jouw functioneren belemmert en je daar op afgerekend wordt, dan moet je daar werk van maken. Want het schaadt je carrière als dat blijft aanhouden. Zo’n gesprek is niet makkelijk, maar wel nodig.”

De manier waarop je het aanpakt, maakt veel uit. 5 tips van consultant Asha Kalijan.

1. Geen confrontatie, maar het gesprek aangaan

In de praktijk gebeurt het al snel dat iets op een confrontatie uitdraait of iets juist vermeden wordt om een confrontatie uit de weg te gaan. Vaak komt dat door onmacht of uit onzekerheid. Maar als je weet wat de feiten zijn en je kan de juiste toon te pakken krijgen, dan kan je tot een goed gesprek komen en winnen alle partijen. Je moet dus eigenlijk opkomen voor je mening.

2. Met overtuigingskracht

Opkomen voor je eigen gedachten en ideeën heeft met overtuigingskracht te maken. Overtuigingskracht kan je halen uit een goede voorbereiding van de situatie, en pro's en contra's tegenover elkaar te zetten. Als je de feiten en consequenties op een rij zet, kan je er volledig voor gaan.

3. De uitkomst op voorhand bepalen

Bepaal vervolgens welke uitkomst je van het gesprek wil. Wat wil je ermee bereiken? In de praktijk loopt een gesprek dikwijls anders dan vooraf gedacht, maar het bepalen van een richting en een uitkomt geeft je houvast. Zorg dat je enkele scenario’s oefent. Weet je het even niet? Kom dan terug op de feiten en vraag wat de ander als oplossing ziet. Zo blijf je in dialoog.

4. Argumenteren

Het resultaat waar je naartoe wil, moet je beargumenteren. Wat gebeurt er wanneer je baas zich niet aan de afspraken houdt? Wat is het effect op de leidinggevende, de medewerkers, het resultaat, het project en op het bedrijf of de klanten? Ga vooral in op wat het kost voor het bedrijf als je niet op tijd oplevert door de zaken die nu mislopen. Je kan ook proberen uit te leggen hoe de sfeer binnen het team wordt bepaald door het gedrag van je baas en wijzen op zijn voorbeeldfunctie. Wees hier subtiel in, maar laat merken dat dat meespeelt.

5. Bevraag kritisch je eigen rol

Evalueer ook je eigen functioneren. Kan je zelf iets doen wanneer je baas zich niet aan de afspraken houdt? Herinner je hem eraan wanneer hij een belofte niet nakomt? Hoe doe je dat? Moet je daar misschien iets aan veranderen?

De insteek moet zijn: hoe kan het beter? Misschien heb je een uitbreiding van je bevoegdheden nodig of misschien komen jullie tot de conclusie dat jij meer aan de bel moet trekken, initiatief moet nemen en meer op je strepen moet staan.

“Als je weet waar je het voor doet en goed voorbereid bent, dan is een opbouwend gesprek met een meerdere niet iets om voor terug te deinzen. Als je baas het belang van het bedrijf voor ogen heeft en niet met macht bezig is, dan zal hij dat zeker inzien. Hij zal zien dat jij je werk gewoon goed wil doen”, besluit Asha Kalijan.

(mr) - Asha Kalijan kan je ook volgen ook op Twitter en LinkedIn.