Assistant.e Administratif.ve

La fonction au sein de l’organisation

Vivalis constitue l’Administration de la Commission communautaire commune (Cocom).

Ayant la mission d'améliorer la vie de tous.tes les Bruxellois.es sur le plan social et de la santé, ils ont l'ambition de devenir l'administration de référence dans ces matières.

Vivalis rassemble une centaine de collaborateur.rices au sein d’une administration active, bilingue, où l'expertise, le sens de la collaboration, l'égalité de traitement et le souci du service aux citoyen.nes sont les valeurs centrales.

Vivalis, l'Administration de la Cocom se compose de quatre directions, d’un service d’étude et d'un service "Communication" :

• "Santé & Aide aux Personnes" : octroi et renouvellement des agréments des institutions, octroi de subsides, élaboration de nouvelles ordonnances ou d’arrêtés, ... ;
• "Contrôle" : contrôle administratif et contrôle financier des institutions agréées ou subventionnées par la Cocom 
• "Coordination & Procédures" ;
• "Budget & Finances" : contrôle du respect des budgets fixés et de la bonne gestion des dépenses ;
• L' "Observatoire de la Santé et du Social" : un service d'études.

L’assistant administratif donnera un support administratif aux activités de chacun des collaborateurs de la ou des cellules pour laquelle ou lesquelles il sera affecté.

Il sera plus particulièrement amené à organiser et assurer le suivi des tâches administratives et organisationnelles pour un ou plusieurs supérieur(s) hiérarchique(s) de la direction "Santé & Aide aux Personnes" afin de le(s) soutenir dans l'accomplissement de leurs activités (gestion des maladies à déclaration obligatoire, gestion des programmes de dépistage de maladies telles que le cancer, lutte contre le dopage, …).

En tant qu'assistant administratif au sein de la direction "Santé & Aide aux Personnes", la fonction exige de :

•       Veiller à la coordination journalière des activités ;
•       Définir la priorité des questions, des e-mails, des dossiers, des notes pour la direction ;
•       Établir un planning et s’assurer du suivi des différentes étapes d’un dossier, fixer les priorités, organiser son travail et suivre les tâches en collaboration avec le chef de service ;
•       Collaborer activement avec le chef de service afin de l’informer de l’état d’avancement des demandes, lui faire part des difficultés, se montrer proactif et proposer des solutions ;
•       Participer aux réunions avec les acteurs-clés et en assurer l’ordre du jour, la rédaction des PV et leur diffusion ;
•       Participer à la coordination officieuse de la réglementation en assistant le chef de service dans le suivi ou les changements de la réglementation et suggérer des modifications ;
•       Assurer la réception et la distribution des mémos, des avis, des textes, des documents, ..., entre la direction, les autres services ou les partenaires externes et rapporter correctement et au moment approprié.

• Le candidat à l’emploi d’assistant administratif doit être porteur d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (graduat ou bachelier).
• Qualités recherchées: conseiller.ère, soutien à la gestion de dossiers, expert des processus, soutien à la gestion de connaissances ;
• Une connaissance des différents domaines de compétences de l’administration est un atout (santé ou aide aux personnes) ;
• Une expérience dans une administration publique ou une connaissance de l'administration publique est un atout ;
• La connaissance de la deuxième langue bruxelloise est un atout.

Tout acte de candidature comporte :

• le numéro de référence de cette procédure : 2022_BE_B1_22 ;
• une lettre de motivation contenant un exposé des titres et expériences que le ou la candidat.e fait valoir pour postuler à l'emploi ;
• un CV à jour.

Chaque candidature doit être envoyée via le lien Afficher le site webhttps://vivalis.softgarden.io pour le 13 mai 2024 à 23h59. Tout renseignement relatif au contenu de la fonction, à la procédure et à l’équivalence des grades peut être obtenu auprès de Madame Tiffany Pauwels, Assistante administrative - Service RH Afficher le numéro02/552 01 11 ou de Madame Charlot Simoens, Assistante administrative - Service RH Afficher le numéro02/552 01 33.

Seules les candidatures complètes (CV et lettre de motivation) seront prises en compte. Une première sélection se fera sur base des candidatures reçues. Les candidat.es correspondant le mieux au profil requis seront invité.es par téléphone à participer à un entretien devant une commission de sélection. Ces entretiens se tiendront du 21/05/2024 au 31/05/2024, en distanciel ou en présentiel, selon la situation sanitaire en vigueur. Aucun report de date ne sera possible.

Déroulement du recrutement :

Les candidat.es devront réaliser un test écrit préalable, à distance, qui visera à évaluer leurs compétences techniques. Il durera 30 minutes et devra être finalisé et nous être renvoyé, au plus tard, la veille de l'entretien, à 18:00.

L'entretien de sélection se tiendra devant une commission de sélection qui aura pris connaissance du test. Il durera 45 minutes environ et visera à analyser les compétences professionnelles en rapport avec les exigences de la fonction, la connaissance de notre administration ainsi que la motivation, les intérêts et affinités avec le domaine d'activité.

Certaines questions de l'entretien sont formulées selon la méthode STAR. La méthode STAR est une technique d'entretien comportemental semi-structuré, où STAR signifie Situation, Tâche, Action et Résultat. Il vous est demandé pour chaque compétence, de décrire une situation (professionnelle) que vous avez vécue. Ensuite, vous êtes invité·e à développer les tâches, votre rôle et les actions que vous avez prises dans cette situation. Enfin, il vous est demandé de décrire le résultat final obtenu.

Si vous êtes porteur.euse d'un handicap et que vous avez besoin de certains aménagements pour pouvoir participer à la procédure de sélection, vous pouvez nous contacter avant le 13/05/2024 via l'adresse Afficher l'adresse e-mailjobs@vivalis.brussels. Les candidatures envoyées à cette adresse mail ne seront pas prises en considération.

Les données à caractère personnel transmises dans le cadre de cette annonce ont pour unique finalité de procéder au recrutement de l’emploi décrit ci-dessus. Elles ne seront traitées que pour la présente annonce et ne seront en aucun cas transmises à des tiers. Vivalis ne conserverais donc ces données que le temps nécessaire au traitement de ce recrutement. Pour toute question concernant la protection des données et en cas de souhait d'exercice de votre droit d'accès à vos données, de rectification ou d'opposition, n’hésitez pas à prendre contact avec la personne déléguée à la protection des données à l’adresse : Afficher l'adresse e-maildataprotection@vivalis.brussels.