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Commission communautaire commune

Assistant administratif RH

Direction Coordination et Procédure - Service RH
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Assistant administratif RH

Les Services du Collège réuni (SCR) constituent l’Administration de la Commission communautaire commune (Cocom).

Chargés de la mise en œuvre des politiques de santé et de bien-être en région bruxelloise, ils sont au service :
  • De toutes celles et ceux qui bénéficient des services des institutions de santé et d’aide aux personnes sur le territoire bruxellois (aide sociale, primo arrivants, protection de la jeunesse, troisième âge, …) ;
  • De tous les sportifs participant à des événements à Bruxelles ou faisant partie du « groupe cible » bruxellois, dans le cadre de la lutte contre le dopage ;
  • Des personnes contaminées ou susceptibles de l’être par une maladie infectieuse ;
  • De la première ligne (médecins généralistes, …), ainsi que de plusieurs centaines d’établissements et services (hôpitaux, CPAS, service de soins, centres d’accueil, ...) bilingues actifs dans le domaine de la santé et de l’aide aux personnes en région bruxelloise.
Les SCR rassemblent une centaine de collaborateurs au sein d’une administration active, bilingue, où polyvalence, esprit d'équipe et dynamisme sont les maîtres-mots.

Les Services du Collège réuni de la Cocom se composent de quatre Directions, d’un Service d’étude et d'un Service Communication :
  • « Santé & Aide aux personnes » : octroi et renouvellement des agréments des institutions, octroi de subsides, élaboration de nouvelles ordonnances ou d’arrêtés, … ;
  • « Contrôle » : contrôle administratif et contrôle financier des institutions agréées ou subventionnées par la Cocom ;
  • « Coordination & Procédures » ;
  • « Budget & Finances » : contrôle du respect des budgets fixés et de la bonne gestion des dépenses ;
  • L' « Observatoire de la Santé et du Social », un service d’étude.
La Direction « Coordination & Procédures » est composée d’une équipe multidisciplinaire, répartie au sein de quatre services :
  • « Coordination & Appui transversal » ;
  • « Ressources humaines » ;
  • « Infrastructure » ;
  • « Procédures & Appui juridique ».
Cette Direction a pour principale mission d’apporter le support administratif, juridique et fonctionnel nécessaire aux autres directions. Le service « Ressources humaines » a pour mission notamment de :
  • Procéder à la préparation et à la gestion du budget ;
  • Contrôler les éléments de la paie ;
  • Assurer les opérations financières : gestion des salaires et des factures relatives au département (abonnements sociaux tels que STIB, SNCB, Villo!, diverses factures RH, assurances, …) ;
  • Assurer le respect des législations en matière de droit du travail et de la fonction publique ;
  • Suivre les changements de réglementation concernant le personnel ;
  • Mettre en place des procédures, des outils de suivi et de gestion RH ;
  • Fournir des statistiques RH ;
  • Contrôler tout type d'absences (les congés et les missions…) ;
  • Organiser les recrutements (de la validation de la description de fonction à l'engagement) ;
  • Accompagner les évolutions de carrières ;
  • Organiser et accompagner les formations ;
  • Mettre en place une politique bien-être pour les collaborateurs.
L’assistant administratif travaillera au sein du service « Ressources Humaines ». Il travaillera sous la supervision du premier attaché expert, responsable du service « Ressources Humaines » et du directeur de la Direction « Coordination & Procédures ».

Description de la fonction

L'assistant administratif au service des Ressources Humaines aura pour missions de :
  • Être un support au service des Ressources Humaines afin de contribuer à son fonctionnement optimal ;
  • Accompagner les agents des SCR de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service RH personnalisé et entretenir des contacts constructifs tout au long de leur carrière ;
  • Établir des liens entre diverses données RH, tirer des conclusions adéquates et concevoir des alternatives d'amélioration ;
  • Proposer des améliorations dans les procédures à partir d'informations complètes et initier des actions ciblées afin de mettre en œuvre les décisions qui auront été prises par la hiérarchie ;
  • Agir de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respecter la confidentialité des matières RH et les engagements et éviter toute forme de partialité.

Profil

En tant qu'assistant administratif en Ressources Humaines, la fonction exige de :
 
  • Assurer le suivi des dossiers personnels des agents tout au long de leur carrière ;
  • Répondre aux questions des agents sur leur carrière, leur rémunération, leur possibilité de formation, leurs congés, … ;
  • Écouter, comprendre et orienter les agents qui font état de problèmes, personnels ou professionnels vers des structures adaptées, dans le respect de la confidentialité ;
  • Tenir à jour les tableaux de bord liés aux allocations de base (rémunérations, formation, publications, pensions, …) ;
  • Gérer et mettre à jour des bases de données (recrutement, registre du personnel, budgets, chèques-repas, …) ;
  • Rédiger divers documents de nature administrative ou juridique (textes coordonnés d’ordonnances ou de décisions du Collège réuni, arrêtés simples du Collège réuni, procès-verbaux des réunions du Service RH, courriers et/ou demandes d’avis à l'intention de l'Inspecteur des Finances, du personnel de l’Administration, …) ;
  • Préparer et mettre à disposition des documents à étudier ;
  • Assurer la logistique des réunions et le suivi des signataires tant papiers que digitaux ;
  • Effectuer des tâches variées de secrétariat pour le service tels que l'envoi (par la poste, courriel ou chauffeur) des documents à signer aux cabinets ministériels, etc.

En tant que conseiller, la fonction exige de :
 
  • Accompagner, informer et formuler des conseils ou des avis complets et clairs ;
  • Entretenir des interactions avec les partenaires internes et externes, en sachant adapter sa communication à l’interlocuteur et en utilisant la voie de communication la plus adéquate à cet effet ;
  • Informer les partenaires internes (SCR) ou externes des difficultés d’application de la réglementation ou de la législation et mettre l’expérience issue de la pratique au profit de ces partenaires, lors notamment de l’adaptation de la réglementation ou de la législation.
En tant que soutien à la gestion de dossiers, la fonction exige de :
 
  • Rassembler, traiter et ordonner les informations concernant les dossiers se rapportant à l’ensemble des matières traitées par le service et prendre contact avec les interlocuteurs nécessaires afin de disposer de tous les éléments utiles à la suite du traitement des dossiers ;
  • Déterminer et exécuter la réglementation ou la procédure à laquelle est soumis le dossier, actualiser et améliorer les procédures existantes et, le cas échéant, en établir de nouvelles ;
  • Utiliser les applications informatiques ad hoc et tenir à jour les outils de gestion (encodage dans les différents fichiers, mises à jour régulières, élaboration d’état des lieux, …) et gérer le classement et l’archivage des différentes pièces des dossiers ;
  • Vérifier si l'information dans le dossier est complète, correcte, consistante et cohérente ;
  • Participer activement aux réunions d'équipes et faciliter le traitement collectif des dossiers par le service ;
  • Contrôler et, au besoin, adapter les lettres-types et les formulaires en fonction de la réglementation.

En tant qu’expert des processus, la fonction exige de :
 
      • Analyser les processus du département, identifier les phases critiques, formuler des propositions d’amélioration afin de fournir au management les informations nécessaires à l’optimisation des processus essentiels ;
      • Analyser et décrire les processus-clés et leurs phases critiques ;
      • Veiller à l’implémentation des améliorations qui ont été validées.

En tant que soutien à la gestion de connaissances, la fonction exige de :
 
      • Réunir, vérifier, actualiser et consolider, en tableaux et graphiques, les données concernant les matières gérées par le service afin de servir de base aux rapports, documents et publications et de promouvoir l’image de qualité de l’organisation ;
      • Acquérir les connaissances nécessaires pour le traitement et le suivi corrects des dossiers, notamment l’utilisation des outils de gestion informatique ;
      • Organiser, conserver et mettre à jour les informations utiles au service ainsi que les données électroniques (fichiers, répertoires et banques de données) ;
      • Assurer un traitement rapide et efficient des données en écrivant des programmations dans Microsoft Office et divers programmes statistiques pour automatiser les procédures ;
      • Suivre la procédure administrative en matière de classement papier ou électronique afin d’assurer l’accessibilité des données (apposition d’étiquettes, réalisation d’index, …), tant pour le service que pour ses clients ;
      • Répondre à des demandes d’informations des collaborateurs, des citoyens, par téléphone ou par courriel, soumettre les questions les plus spécifiques à la hiérarchie et, après analyse, les diriger vers l’instance compétente.

Offre

Diplôme demandé
Le candidat à l’emploi d’assistant administratif doit être porteur d’un graduat/bachelier, de préférence à orientation Ressources Humaines, droit du travail, sciences de gestion ou autres sciences humaines.

Expérience
  • Une expérience variée dans plusieurs facettes des matières propres aux Ressources Humaines est un atout ;
  • Une expérience dans une administration publique, dans un secrétariat social ou une connaissance de l'administration publique est un atout ;
  • Une bonne connaissance de la législation sociale est un atout ;
  • La connaissance de la deuxième langue bruxelloise est un atout.
Ce que nous offrons :
  • Barème B101 [min. 28.667,31 € ; max. 51.056,57 €] indexé selon le coefficient d’augmentation en vigueur (1,7410 au 01/04/2020) ;
  • Chèques-repas d’une valeur faciale de 8 euros par jour presté (avec une retenue de 1,09 €) ;
  • Assurance hospitalisation, en ce compris enfant(s) et conjoint (jusqu’à 66 ans inclus) ;
  • Accessibilité aisée via les transports en commun ;
  • Gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail ;
  • Possibilité d’une indemnité vélo et ou d’un abonnement Villo! ;
  • Horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine ;
  • Possibilité de télétravailler ;
  • 35 jours de congé par an ;
  • Service social (avantages collectifs et individuels de nature culturelle, sportive, récréative ou festive) ;
  • Nombreuses possibilités de formation ;
  • Possibilité de bénéficier d’allocations de bilinguisme avantageuses.
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À
Commission communautaire commune | rue Belliard 71, 1050 Ixelles

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    Caractéristiques

    Exigences

    • Bachelier à orientation professionnelle (Enseignement Supérieur de Type Court)
    • Néerlandais, Français

    Offre

    • Durée indéterminée
    • Temps plein
    • De € 28.667 à € 51.056 par an
    • Chèques-repas
    • Ordinateur portable
    • Assurance hospitalisation pour la famille
    • Intervention dans les frais de deplacement
    • Formations
    • Travail à domicile
    • Congé d'ancienneté

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