Hélas, elles peuvent avoir des conséquences dramatiques. On en a déjà entendu qui passaient à côté d’une promotion ou perdaient leur emploi pour une erreur de mail. Voici la liste des gaffes les plus fréquentes. Vous voilà donc bien averti pour éviter de les reproduire.

16 gaffes d’email

1. Envoyer un mail avant qu’il ne soit achevé
   Pour éviter cette erreur, rien de plus simple. Ne remplissez l’adresse qu’une fois que vous avez fini de rédiger.


2. Oublier les annexes
   C’est une erreur courante. Commencez par insérer vos documents avant d’écrire votre mail d’accompagnement. Vous évitez ainsi de devoir en envoyer un second avec votre matériel et vos excuses.


3. Espérer une réponse sur le champ
   Attendez une demi minute après l’envoi de votre mail pour aller au bureau du destinataire pour lui demander s’il a reçu votre mail ou si votre mail est bien arrivé. Naturellement que le message est arrivé et que votre destinataire va vous répondre quand cela lui conviendra. C’est ainsi que cela marche les mails.


4. Envoyez des mails inutiles
   Le bureau n’est pas le meilleur endroit pour envoyer des blagues. N’tilisez votre compte mail du bureau qu’à des fins professionnelles.


5. Répondre aux mails avant de les avoir lus jusqu’au bout
   Lorsque vous revenez d’une semaine de vacances, vous lisez d’abord tous vos messages. C’est fort possible qu’entretemps certaines questions aient déjà été résolues par un collègue, et qu’il ne faille donc plus répondre. Vous évitez ainsi du travail en double et des communications inutiles.


6. Enlever des destinataires si vous adressez un « reply to all »
   N’enlever personne de la liste de réception s’ils ont reçu le message original. Les autres destinataires ne manqueront pas de le remarquer.


7. Ajouter votre signature digitale à chaque mail
   Vos collègues finissent par vous connaître. Programmez une signature automatique dans votre programme mail, mais prenez un dizième de seconde pour l’enlever lorsque vous écrivez à des gens que vous connaissez bien. Un numéro de téléphone ne fait pas de mal, mais tout un pavé avec votre titre, votre fonction et votre adresse n’est sûrement pas utile.


8. Rédiger trop vite
   Ne négligez pas l’écriture. Ecrivez chaque mail comme s’il devait être énoncé sur la Place Saint Pierre à Rome.


9. Violer la politique email de votre entreprise
   Respectez les règles de la maison lorsque vous envoyez vos emails.


10. Oublier la politesse la plus élémentaire
    Une formule de politesse, des salutations à la fin, il n’en faut pas beaucoup pour être poli. Utilisez si possible le nom de votre destinataire. Soyez gentil mais pas affable.


11. Ecrire un mail quand vous êtes fâché
    Ne le faites JAMAIS. Un mail – et certainement un mail professionnel - chargé d’émotions peut avoir des conséquences catastrophiques. Cela vous paraît peut-être vieux jeu mais dormez une nuit dessus. Conservez votre mail et relisez-le le lendemain matin, vous verrez si vous voulez toujours l’envoyer.


12. Sous estimer l’importance de l’objet
    Donner à votre email un objet intéressant, votre destinataire aura ainsi envie de le lire. Utilisez un titre éloquent et descriptif.


13. Envoyez des mauvaises annexes
    Regardez si vous avez ajouté le bon document. Relire une annexe avant d’envoyer votre mail, et la modifier en dernière minute n’est pas l’idéal. Il vaut mieux le faire avant de l’insérer dans le mail mais vous devez tout de même la modifier, n’oubliez pas de sauver cette version sur votre disque dur. Vous risquez de vous tromper de version plus tard.


14. Ne pas préciser le contexte
    Même si vous êtes resté une heure au téléphone avec votre destinataire, indiquez-lui dans votre mail de quoi il s’agit.


15. Transférer des mails confidentiels
    Il n’est pas rare que l’expéditeur du message d’origine reçoive le mail en retour et voit que son message confidentiel a été transféré. Votre crédibilité va en prendre un coup.


16. Appliquer par erreur un « reply to all »
    C’est une faute classique. Non seulement cela peut être gênant, selon ce que vous écrivez, mais en plus, cela peut mettre à mal votre relation avec votre patron ou vos collègues.