Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Receptie en onthaal' jobs in Oost-Vlaanderen
Onthaalbediende
Functieomschrijving
Wil je graag aan de slag in een prachtige setting? Zou je graag een plaatsje willen vinden in een firma dat al ruim 30 jaar bestaat? Lees dan gewoon verder!
De firma is specialist in standenbouw en interieur. Ze zijn een internationale onderneming met vestigingen in London (UK), Amersfoort (NL), Barcelona (ES) en hoofdkwartier in Nazareth (BE). Met meer dan 30 jaar ervaring en een sterk team van 140 vaste medewerkers en een 100-tal freelancers ontwerpt en realiseert het bedrijf uit Nazareth innoverende totaalconcepten waar beleving centraal staat. Ze werken voor zowel KMO’s als multinationals over heel Europa en daarbuiten.
Als Onthaalbediende ondersteun je administratief het design-team en bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en leveranciers aan de receptie.
Receptie en onthaal:
- Je beantwoordt en beheert de inkomende communicatie (e-mail, telefoon, post,...).
- Je ontvangt bezoekers en begeleidt hen naar de juiste vergaderzaal.
- Je houdt de meeting ruimtes ordelijk en voorziet ze van benodigdheden.
- Je staat in voor de reisboekingen voor management.
Ondersteuning Design-team - tijdelijke opdracht tijdens zwangerschapsverlof (3 maand):
- Op de binnendienst ondersteun je het team van designers op vlak van projectopvolging en administratie voor de beursstanden.
- In de eerste plaats ben je verantwoordelijk voor het verzamelen en opvragen van alle relevante informatie bij de nationale en internationale beursorganisaties. Je vraagt informatie op mbt. de technische plannen van de beursstanden, ophangmogelijkheden voor verlichting, beursreglementeringen, op- en afbouwdata, enz.
- Je brengt administratieve documenten in orde in functie van de opbouw van de standen.
- Je lost praktische problemen op tijdens de opbouw en/of tijdens de eerste dagen van de beurs.
- Je staat in nauw contact met collega's uit de verschillende afdelingen om de projectopvolging in goede banen te leiden. (Sales, architecten, projectleiding, aankoop, atelier).
- Verder ondersteun je de designers bij het plaatsen van de (na)bestellingen.
- Je komt dan ook geregeld in contact met leveranciers, klanten en andere partijen, zowel telefonisch als per mail (NL/FR/EN/uitz. Duits).
Administratieve ondersteuning
- Na de periode van 3 maand ondersteuning bij het Design team, ondersteun je het operational team op vlak van administratie.
- Je ontvangt chauffeurs voor externe transporten, waarbij je ook instaat voor het correct invullen van CMR's en eventuele andere documentatie.
- Je springt bij waar nodig voor toegangspasjes voor de teams ter plaatse.
- Je koppelt facturen in BOUW7 en verwerkt de geleverde orders.
Profiel
- Je beschikt over een bachelor diploma Office Management of gelijkwaardig door ervaring.
- Naast het Nederlands kan je je vlot uitdrukken in het Engels en het Frans (zowel mondeling als schriftelijk).
- Je kan snel schakelen tussen verschillende projecten, taken en vragen van collega's.
- Op gebied van projectopvolging heb je een hands on mentaliteit en ben je een echte problem solver.
- Je bent stressbestendig en haalt voldoening uit het werken met deadlines.
- Waar nodig stel je je flexibel op naar telefonische bereikbaarheid toe (na de uren/weekend).
- Je bent een geboren communicator!
- Je kan vlot overweg met het MS Office pakket.
Aanbod
- Een uitdagende binnendienst functie.
- Een groeibedrijf binnen een creatieve sector met mogelijkheden en opportuniteiten.
- Veel variatie in de job door een vlotte rotatie van de projecten.
- Een aangename werksfeer met een unieke teamspirit. Ze voorzien regelmatig teamactiviteiten met alle collega's (nieuwjaarsreceptie, personeelsfeest, teambuilding, tussentijdse evenementen,...)
- Ze hechten belang aan je gezondheid en voorzien verschillende zaken (fruit, verse soep, mogelijkheid tot sport,...) om de beste versie van jezelf te kunnen zijn!
Solliciteren doe je zo:
- Druk op de blauwe sollicitatieknop rechtsboven
Nog vragen over de functie? Bel ons gerust even op Toon nummer
Na je sollicitatie, zal Anissa, Valerie of Sarah je contacteren binnen de 24u. om met jou in gesprek te gaan. Binnen een week zal je reactie krijgen en al of niet uitgenodigd worden voor een sollicitatiegesprek met de HR manager. Wanneer dit gesprek positief verlopen is kan je vlot opstarten!
Praktische informatie
Actief Interim Deinze