Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Management assistant / secretariaat' jobs in Oost-Vlaanderen
OFFICE MANAGER
Functieomschrijving
Als verantwoordelijke voor het onthaal zorg je voor een hartelijke ontvangst van bezoekers en een vlotte telefonische receptie. Ook coördineer je de mails die binnenkomen op onze algemeen adres. Je collega’s spelen hierin steeds een ondersteunende rol.
Je bent onze administratieve draaischijf en volgt alles nauwgezet op in samenwerking met je collega’s:
- Infrastructuur en wagenpark: contracten en samenwerkingen leveranciers ifv service-contracten en onderhoud
- Cliënten: informatie-aanvragen, kandidaturen, centralisatie dossiers, planning afspraken, …
- Verzekeringen en contracten klanten en vrijwilligers: updates en opvolging van dossiers
- Netwerken: dossiers ifv accreditaties en kwaliteitslabels
- Workshops: coördinatie, inschrijvingen, praktische organisatie en opvolging
- HR: personeelsdossiers en loonsadministratie
Je bent de spilfiguur omtrent digitale transformatie:
- Je speelt een centrale rol in de procesverbetering van onze workflows en optimalisatie op IT-vlak, dit zowel wat betreft projectmanagement als CRM.
- Je bent actief betrokken in de analyse en implementatie.
- Je zorgt er ten allen tijde voor dat onze dbase up to date is en dat alle informatie correct wordt ingegeven.
- Je mobiliseert en motiveert je collega’s.
Je coördineert met onze communicatieverantwoordelijke onze events en je ondersteunt haar omtrent dagelijkse taken (oa website en e-newsletters).
Je bent een enthousiaste coördinator van onze vrijwilligerswerking en neemt initiatief om dit verder uit te bouwen samen met je collega’s.
Profiel
PROFIEL
- Je bent in het bezit van een Bachelor Office Management / Bedrijfsmanagement.
- Je hebt minstens 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
- Je hebt een parate kennis van de Microsoft 365 omgeving.
- Je hebt een grote digitale drive en bent early adopter van de nieuwste technologieën.
- Je bent een hartelijke en open persoonlijkheid.
- Je bent geduldig, proactief, stipt en nauwkeurig.
- Je beschikt over goede communicatieve en luistervaardigheden.
- Je kan zelfstandig werken en je geeft spontaan feedback aan collega’s en algemeen directeur.
- Je bent enthousiast, helder en gestructureerd.
- Je bent leergierig en neemt zelf initiatief in jouw groeiproces.
- Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels en hebt een vlotte pen; Frans is een pluspunt.
- Je hebt een groot hart voor mensen én honden.
Aanbod
WIJ BIEDEN
- Een fulltime functie (38u) op het centrum te Merelbeke-Melle.
- Een boeiende en gevarieerde job in een enthousiast team.
- De ruimte om je job uit te bouwen en te organiseren.
- Een warmmenselijke omgeving en een sfeervolle werkplek in het groen.
- Een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur.
- Een correct verloningspakket.
- Toffe collega’s en kwispelende honden
Anderen bekeken ook