Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Management assistant / secretariaat' jobs in Oost-Vlaanderen
Office Assistant Lokeren
Functieomschrijving
Ben jij een organisatietalent met een scherp oog voor detail?
Ontzorg jij graag collega’s en klanten en zorg je ervoor dat alles vlot verloopt?
Krijg jij energie van het verwelkomen van bezoekers en het creëren van een warme, professionele ontvangst?
Als Office Assistant in ons kantoor te Lokeren ben jij samen met een collega het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en klanten. Je ontvangt hen met een glimlach, beheert de telefonie en zorgt ervoor dat het kantoor vlot georganiseerd blijft. Dankzij jouw gestructureerde aanpak en oog voor detail loopt alles op rolletjes, van het onthaal tot de administratieve taken die je collega-accountants ondersteunen in hun dagelijkse werking.
Je speelt een belangrijke rol in het begeleiden van klanten in hun digitale trajecten en zorgt ervoor dat de kantoororganisatie efficiënt en professioneel verloopt. Met jouw zorgvuldigheid en discretie ben je een onmisbare schakel in het reilen en zeilen van het kantoor.
Hoe ziet jouw dag als Office Assistant eruit?:
Interne werking van het kantoor:
· Je staat klaar voor collega’s en bezoekers met een glimlach. Jij weet als geen ander hoe belangrijk een warme en professionele eerste indruk is en straalt dat in alles uit.
· Je verzorgt het onthaal en de telefonie, en zorgt voor een vlotte en klantgerichte communicatie.
· Je beheert vergaderzalen en zorgt voor orde en netheid in het kantoor.
· Je verdeelt en verzendt post, inclusief aangetekende brieven, koerierzendingen en scanwerk.
· Je volgt bestellingen en herstellingen op en zorgt dat alles operationeel blijft.
· Je draagt bij aan de digitalisatie van processen en ondersteunt collega’s waar nodig.
· Je zet samenwerking centraal en bouwt sterke relaties op met collega’s door hen te ontzorgen en actief mee te denken.
Administratieve opvolging van klantendossiers:
· Je brengt de administratie tot in de puntjes in orde, beheert zorgvuldig klantendossiers en houdt deze up-to-date
· Met jouw oog voor detail zorg je ervoor dat alles correct en overzichtelijk blijft.
· Je zet je punctualiteit en stressbestendigheid in om klantendossiers volledig en nauwkeurig op orde te krijgen, conform de antiwitwaswetgeving.
· Dankzij je proactieve houding anticipeer je op de noden van collega’s en klanten. Je zorgt voor een correcte opvolging van taken en deadlines. Zo draag je bij aan een dynamische, professionele en vlot draaiende kantoorwerking.
· Je begeleidt klanten persoonlijk in digitale processen én optimaliseert administratieve workflows.
· Je denkt mee over verbeteringen in administratieve processen en deelt je kennis actief met collega’s.
Profiel
Jouw én – én profiel
· Het juiste diploma én veel goesting
Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig door relevante werkervaring. Je communiceert vlot en beleefd, en durft initiatief nemen. Je bent zeer discreet, punctueel en werkt nauwgezet.
· Teamspeler én ondersteuner
Je haalt energie uit samenwerken en bent graag een betrouwbare schakel binnen het team. Je ondersteunt collega’s met enthousiasme en neemt verantwoordelijkheid op een natuurlijke manier. Je bent betrokken bij wat leeft en denkt mee vanuit verbinding.
· Planner én flexibel
Je werkt gestructureerd en behoudt het overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt. Je kan goed schakelen tussen verschillende taken en projecten, weet prioriteiten te stellen zonder de kwaliteit uit het oog te verliezen.
· Procesdenker én initiatiefnemer
Je denkt mee over hoe dingen beter kunnen en durft voorstellen doen. Je hebt oog voor optimalisatie en werkt graag mee aan het uitwerken van systemen en processen. Je neemt initiatief en denkt vooruit.
Je bent administratief sterk, hebt een hands-on mentaliteit en kunt vlot multitasken zonder het overzicht te verliezen. Je werkt nauwkeurig en hebt een sterk gevoel voor orde, en blijft stressbestendig, zelfs in drukke periodes. Daarnaast ben je digitaal vaardig en weet je vlot je weg te vinden in verschillende softwaretoepassingen. Je werkt 4/5 of voltijds met als uitvalsbasis ons kantoor in Lokeren.
Aanbod
Bij Titeca hoef je niet te kiezen: onze en-en-belofte
Team én talent
Je werkt in een hecht team dat elkaar ondersteunt.
Jouw talenten worden gezien én ingezet: je krijgt de kans om te ontdekken waar je in uitblinkt en die sterktes verder te ontwikkelen, met de steun van een mentor.
Professioneel én persoonlijk
Je krijgt het beste van twee werelden: de professionaliteit, expertise en slagkracht van een grote organisatie, gecombineerd met een vlakke structuur en de persoonlijke warmte van kleine teams.
Je wordt omringd door collega’s die je kennen, steunen en waarderen, waardoor je je meteen thuis voelt en écht jezelf kan zijn.
Verantwoordelijkheid én vrijheid
Je krijgt het vertrouwen om zelfstandig taken op te nemen en mee te denken over processen en projecten. Je krijgt ruimte om initiatief te nemen en je rol mee vorm te geven. Tegelijk werk je in een ondersteunende context, waar je altijd kan terugvallen op een sterk team.
Anderen bekeken ook