De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.
Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio.
De faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen vormt een complexe en grote entiteit die sterk verweven is met het Universitair Ziekenhuis Gent. Met deze vlinderfunctie vangen we acute administratieve noden op die ontstaan door afwezigheden van collega's en bieden we ondersteuning bij tijdelijke pieken in de werkdruk. Vanuit deze vlinderfunctie werk je flexibel mee aan administratieve taken binnen de verschillende vakgroepen en facultaire diensten. Je ontpopt je tot een echte administratieve duizendpoot.
Om je een idee te geven over het concrete takenpakket vind je hieronder een aantal aspecten die aan bod komen kunnen komen. De onvoorspelbaarheid van de concrete taakinhoud is eigen aan deze vlinderfunctie. Veelal worden diverse taken bij verschillende entiteiten gecombineerd.
- Je staat in voor financiële administratie in SAP en financieel projectbeheer: facturen en onkostennota's verwerken, bestellingen plaatsen, fungeren als proxy voor financiële handelingen, budgetopvolging,…
- Je biedt algemene administratieve ondersteuning, waaronder: agendabeheer, verslaggeving, gegevens verzamelen en verifiëren, dossiers afhandelen.
- Je biedt logistieke ondersteuning, zoals de organisatie van vergaderingen en evenementen (congressen, studiedagen,…).
- Je staat in voor administratieve ondersteuning van het onderwijs, zoals opmaken van examens, instaan voor examentoezicht, opvolgen puntenverwerking, communicatie lesgevers, planning, opvolging stages, …
- Je staat in voor personeelsadministratie, waaronder contracten initiëren, personeelsdossiers opvolgen, …
Kennis en ervaring
- Je beschikt over administratieve ervaring.
- Je hebt ervaring met financieel beheer in een professionele context.
- Je hebt goede kennis van de courante MS Office toepassingen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook; MS Teams).
- Je bent in staat om je vlot in te werken in (nieuwe) digitale systemen.
- Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands (mondeling en schriftelijk) en een basiskennis van het Engels.
- Relevante ervaring binnen een context Hoger Onderwijs is een pluspunt.
Vaardigheden en attitudes
- Je bent heel flexibel en bereid om te werken in verschillende teams (afhankelijk van de nood).
- Je kan snel schakelen tussen uiteenlopende taken en veranderende omgeving (werkplek en collega's).
- Je hebt een snel leervermogen en floreert in een snel wisselende werkomgeving.
- Je bent stressbestendig en ziet in nieuwe zaken een uitdaging.
- Je signaleert problemen of kansen, je ‘ziet' het werk en onderneemt zelf acties waar nodig.
- Je bent een leergierige persoonlijkheid die houdt van nieuwe uitdagingen.
- Je zorgt voor een vlotte overdracht van je opgenomen dossiers.
- Je leert graag bij en bent in staat om snel nieuwe (UGent-specifieke) softwarepakketten aan te leren.
- Je bent teamgericht, klantgericht en hebt een ondersteunende ingesteldheid.
- Je bent mondeling en schriftelijke een goede communicator.
- Je hebt een positieve werkattitude en bent oplossingsgericht.
- Je kan zelfstandig en in team werken.
- Je bent wendbaar in functie van werklast.
- Je bent plichtbewust en discreet.