Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Administratief bediende' jobs in Oost-Vlaanderen
Administratief medewerker Burgerschap-Onthaal
Functieomschrijving
Niveau C1-C3 – Contract onbepaalde duur – Deeltijdse (80%) tewerkstelling – Wervingsreserve van 2 jaar
Team Burgerschap is verweven met alle belangrijke gebeurtenissen in het leven van een Zelenaar: geboorte, huwelijk, samenwonen, overlijden, reizen, verhuizen…
De medewerkers van het team staan elke dag paraat om de Zelenaars te ontvangen, hun vragen te beantwoorden en aanvragen te verwerken. Daarbij hoort zowel een frontoffice luik, aan het loket of de onthaaldesk, telefonisch of per mail, maar ook de backoffice administratieve verwerking van alle dossiers en aanvragen.
Kwaliteitsvolle en klantgerichte service bieden is onze prioriteit, met daarbij kennis van zaken. Heb jij ook die combinatie in jou, en je doorstaat onze vergelijkende procedure, dan word jij misschien een van onze belangrijke teamschakels.
Op dit moment bieden we een contract aan voor 80% waarbij je ongeveer 50% zal werken aan het loket, specifiek voor bevolkingsmaterie en ook 2 à 3 halve dagen het onthaal van het gemeentehuis verzorgt.
In het kort
Als administratief medewerker bij Team Burgerschap zal je eerst en vooral een frontoffice rol krijgen. Hierbij handel je de afspraken aan het loket van bevolking mee af. Je registreert de aanvragen en capteert wat de burger nodig heeft. Je neemt ook een informatiepositie in tegenover de Zelenaar. Je zorgt ervoor dat deze de boodschap begrepen heeft en gaat discreet om met de informatie die je verneemt.
Backoffice word je ondersteund door andere collega’s. Sommige aanvragen en dossiers handel je zelf zelfstandig verder af in de specifieke software. Hiervoor krijg je begeleiding op de werkvloer en waar mogelijk kan je externe opleidingen volgen.
Complexe dossiers worden afgehandeld in team, samen met andere collega’s.
Concrete taken aan het bevolkingsloket zijn onder andere het uitreiken van rijbewijzen, identiteitskaarten, reisdocumenten en verblijfsdocumenten voor inwoners met diverse nationaliteiten.
Aan het onthaal zal je dan weer vooral te maken hebben met Zelenaars die graag een afspraak willen maken, bij Team Burgerschap of een ander team. Soms zijn het inwoners die digitaal minder vaardig zijn en ondersteuning wensen bij het afdrukken van een attest of document of een andere keer krijg je een algemene vraag naar meer info over de gemeentelijke diensten en werking. Daarbij wissel je af tussen de telefonielijn en het fysieke onthaal.
Je bent op dat moment een uithangbord van de gemeente en het gemeentehuis en wordt in die rol soms ook betrokken bij tijdelijke acties of projecten waarvoor het onthaal kan gebruikt worden.
We zoeken een nieuwe collega die klantgericht is, flexibel handelt, en vragen of probleemsituaties direct en efficiënt aanpakt. Zowel aan het loket, telefonisch als per mail.
Is je interesse gewekt en zie je het zitten om je in te zetten voor alle Zelenaars vanuit het gemeentehuis? Dan kijken we uit naar jouw sollicitatie.
Profiel
Wie ben jij?
- Je bent communicatief, klantvriendelijk en slaagt erin jouw boodschap helder en correct over te brengen, zowel aan burgers als collega’s en dit zowel schriftelijke, telefonisch als in persoon.
- Je bent professioneel en beleefd en kan omgaan met de verhoogde weerstand en mondigheid die burgers soms tonen. Daarnaast beschik je ook over het inlevingsvermogen om je houding en handelen aan te passen aan de situatie en boodschap die je moet brengen (slecht nieuws, delicate gezinssituaties etc.)
- Je bent proactief in het opzoeken van informatie en kennis over de producten van de gemeentelijke dienstverlening om burgers verder op weg te helpen. Na een tijdje kent de werking van het gemeentehuis en die van andere diensten van de gemeente geen geheimen meer voor jou en kan je zelf antwoord of gericht doorverwijzen.
- Je gaat zelfstandig aan de slag na een inwerkperiode en signaleert proactief onduidelijkheden of vragen bij dossiers, afspraken of taken.
- Je bent een actieve participant aan formeel en informeel teamoverleg met collega’s en teamverantwoordelijke. Jouw mening en visie tellen voor ons.
- Je werkt nauwkeurig en met oog voor detail. Administratieve afhandelingen en het toepassen van procedures schrikken je niet af.
- Je beschikt over een diploma secundair onderwijs.
- Je schrikt er niet voor terug om nieuwe wetgeving te leren en je kennis hiervan te onderhouden.
- Je bent bereid om de functiespecifieke software onder de knie te krijgen. Je hebt algemene digitale vaardigheden en kent de courante officetoepassingen.
Aanbod
Twijfel je nog?
Je zal werken vanuit het gemeentehuis, bij de collega’s van Team Burgerschap. Op die manier maak je echt deel uit van het kloppend hart van gemeente Zele.
Daarnaast mag je het ook het volgende verwachten:
- Work-lifebalans: het afspraaksysteem en flexwerken maakt het mogelijk dat je op momenten wanneer er geen afspraken zijn, flexibel kan omgaan met je werkuren. Uiteraard in overleg met je team. We gaan uit van een werkregime van 80%. Standaard sta je in voor het onthaal op donderdagnamiddag tussen 14u-18u en op vrijdagvoormiddag van 9u-12u. In vakantieperiodes of bij ziektes kan hier in overleg van afgeweken worden. Het loket bevolking wordt afhankelijk van de drukte ingepland. De afspraakmomenten zijn op dit moment:
- Maandag van 9u-12u en van 14u-19u
- Dinsdag van 9u-12u
- Woensdag van 9u-12u en van 14u-16u (beperkte opening)
- Donderdag van 9u-12u en van 14u-18u
- Vrijdag van 9u-12u
- Hierbij verwachten we van jou zeker aanwezigheid aan het loket op maandag (volledige dag) en dinsdagvoormiddag. De overige uren kunnen in overleg ingevuld worden.
- Een minimum brutoloon van 1.917,14 per maand (voor 80%), geïndexeerd volgens een C1-C3 salarisschaal. Aangevuld met een waaier van extralegale voordelen (maaltijdcheques van € 8, ecocheques, 2de pensioenpijler, hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding of tussenkomst openbaar vervoer voor woon-werkverkeer…)
- 30 dagen betaalde vakantie, 14 feestdagen en als extraatje nog 2 dagen voor Zele jaarmarkt (à rato van je tewerkstellingspercentage).
- Je anciënniteit meenemen is bespreekbaar volgens ons intern afsprakenkader
Volledig overtuigd?
Solliciteer dan snel via onderstaande link samen met de volgende documenten:
- Een motivatiebrief
- Een curriculum vitae
- Een kopie van het gevraagde diploma
- Een uittreksel uit het strafregister (maximum 3 maanden)
Met inhoudelijke vragen kan je terecht bij Toon emailadres.
Als je vragen hebt rond de procedure kan je terecht bij Toon emailadres.
Anderen bekeken ook