"Om het vergaderrendement te verhogen is een actieplan op bedrijfsniveau noodzakelijk." (Tim Christiaens, Time Management Company)

Vergader als een start-up

Facebook COO Sheryl Sandberg brengt steeds hetzelfde notitieboekje mee naar meetings. In dat boekje staat een lijst van discussie- en actiepunten die ze een voor een aftikt. Wanneer zij de pagina er uit scheurt dan weet je dat de meeting afgelopen is.

Tesla CEO Elon Musk eist dan weer dat zijn mensen zich grondig voorbereiden. Indien hij merkt dat iemand die moeite niet heeft gedaan, dan blijft hij doorvragen en laat hij duidelijk merken dat dit niet wordt getolereerd.

Google CEO Larry Page stuurde bij zijn aantreden een e-mail naar elke Google medewerker met de vraag te vergaderen als een hongerige startup in plaats van een groot bedrijf met 30.000 werknemers.

Maak een actieplan

Om het vergaderrendement te verhogen is een actieplan op bedrijfsniveau in ieder geval noodzakelijk. In eerste instantie is het aan de leidinggevenden om het goede voorbeeld te geven, pas daarna kan men tot een nieuwe vergadercultuur komen.

Kwaliteitsvol vergaderen zou in heel de organisatie een vast aandachtspunt moeten zijn.

Blijf je verhaal promoten

Initiatieven op korte termijn zijn natuurlijk belangrijk als startpunt maar het loont de moeite om de vergadertechnieken te blijven verfijnen op langere termijn.

Acties zoals affiches in vergaderzalen kunnen bijzonder nuttig zijn maar missen hun effect als de nieuwe cultuur niet regelmatig opnieuw wordt gepromoot. Je weet dus wat je te doen staat!

(tc)

Tim Christiaens is de oprichter van de Time Management Company en auteur van Win Tijd Op Jouw Manier. Hij is een expert in time management en coacht medewerkers in tijdsbeheer.
Heb je interesse om efficiënter te gaan werken? Schrijf je dan in voor de open opleiding. Lezers van Jobat ontvangen 10% korting.