Doe jij ook aan mindful mailen?

Het lijkt een kleine handeling: een e-mail die je ’s avonds opstelt, maar pas de volgende ochtend laat versturen. Steeds meer werknemers kiezen voor deze aanpak, die bekendstaat als mindful mailing. Met als doel om de werktijd van collega’s te respecteren, zonder je eigen productiviteit te onderbreken.

Volgens recent onderzoek van IWG (International Workplace Group) bij 240 Belgische hybride werkers stelt meer dan de helft van hen mails op buiten de werkuren. Eén op de drie doet dit regelmatig, maar stelt de verzending uit tot tijdens de werkdag. Zij doen dus aan mindful mailing.

Bij jongere werknemers is de trend nog uitgesprokener, blijkt uit het onderzoek. In de leeftijdsgroep 18 tot 34 jaar kiest maar liefst de helft bewust voor deze aanpak. “Deze generatie legt de focus op mentale rust, evenwicht en wederzijds respect”, meent Kevin Van Den Bosch, country manager bij IWG BeLux.

CHECK: Bazen blijven hun werknemers contacteren buiten de werkuren

Waarom? Om verschillende redenen

De hoofdreden is helder: niemand onder druk zetten om onmiddellijk te reageren. Bijna 30% van de ondervraagden uit het onderzoek zegt dat dit de voornaamste motivatie is. Die empathische reflex is belangrijker geworden, zeker in een werkcontext waarin de grenzen tussen privé en werk steeds vager worden.

Empathie op de werkvloer: de voor- en nadelen

Aan het hybride werken is een flinke dosis flexibiliteit verbonden. “Maar met die flexibiliteit komt ook de nood aan disconnectie. Mindful mailing is daar een mooi voorbeeld van: mensen willen kunnen werken op hun moment, zonder verwachtingen op te leggen aan anderen”, zegt Van Den Bosch.

Toch draait het niet altijd om empathie alleen. Voor 10% is mindful mailen ook een manier om niet als workaholic over te komen. En ook opvallend: nog eens 9% doet het omdat ze buiten de uren zélf geen antwoord meer willen krijgen.

Lees ook: De voor- en nadelen van hybride werken

Hoe dan? Op verschillende manieren

Technisch is het eenvoudig: bijna elk mailprogramma laat je toe om de verzending te plannen. Maar het vraagt ook om een kleine aanpassing in je communicatiecultuur.

Welzijnsexpert Ann De Bisschop raadt aan om de verwachtingen expliciet te maken: “Voeg standaard een zin toe aan je e-mailhandtekening die duidelijk maakt dat je flexibel werkt, maar geen onmiddellijke reactie verwacht”, raadt ze aan. “Bijvoorbeeld: ‘We work flexibly at XXX. I'm sending this message now because it suits me, but I don't expect you to read, respond or act outside of your regular hours’.”

Zo’n kleine toevoeging helpt, volgens haar, misverstanden te voorkomen. “Je stimuleert respect voor elkaars werktijden en ondersteunt een gezondere omgang met flexibiliteit en werkdruk.”