Quels éléments jouent en défaveur d'une gestion optimale du temps ?

Vous dépose-t-on parfois du travail supplémentaire sur votre bureau alors que vous n'avez vraiment pas le temps de vous en occuper ? "Vous constaterez dès lors que votre planning est directement mis à mal alors que la journée ne fait que commencer", explique Heidi Does, formatrice en 'slow working'. "Plus cela se produit, plus vous perdez le fil de la tournure des évènements."

Vous commencez à vous sentir mal car avez l'impression d'être poignardé par des responsabilités supplémentaires. Vous arrivez par exemple en retard à une réunion importante avec un client, vous n'avez plus de vue d'ensemble sur ce que vous devez faire ni avec qui, vous ne vous souvenez plus de vos engagements ni de vos rendez-vous pourtant planifiés,… Votre bureau ? Il s'agit plutôt d'un véritable champ de bataille.

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Soyez plus ordonné

Vous avez déjà lu plusieurs livres sur la gestion du temps. Peut-être avez-vous même suivi des formations ou installé des applications spécifiques à ce sujet. Vous étiez à plusieurs reprises de bonne humeur au début de la journée pour espérer venir à bout de ce manque de temps perpétuel. Au bout de quelques semaines, de nouvelles fissures apparaissent en dépit de vos bonnes intentions. Vous n'avez de nouveau plus assez de temps pour terminer l'entièreté de votre travail.

Qu'est-ce qui ne va pas ?

Quel que soit l'outil de gestion du temps, celui-ci ne servira à rien si vous n'êtes pas capable de gérer votre attention.

Sur papier, il peut sembler facile de subdiviser son emploi du temps en blocs liés à des tâches spécifiques. Une après-midi pour effectuer une démonstration chez un client, une journée de formation à Anvers,… Votre semaine peut sembler fort remplie mais, si vous en avez une vue d'ensemble, vous serez dans de meilleures dispositions pour effectuer votre travail.

Mais l'attention n'est pas juste une question de subdivision en blocs…

Cela vous est sûrement déjà arrivé : vous avez une réunion prévue de 15h00 à 16h00. Vous y allez mais, après quelques minutes, votre esprit est préoccupé par la conversation que vous avez eue avec votre patron dans la matinée car celle-ci ne s'était pas bien passée.

Vous étiez bel et bien physiquement présent de 15h00 à 16h00, mais qu'en était-il de votre attention ? Par conséquent, vous avez manqué des détails importants et qui sait, l'opportunité de votre vie vous est peut-être passée sous le nez.

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Si un évènement inattendu s'est produit avant votre réunion, la situation sera encore bien pire. Vous êtes par exemple sur le point de vous rendre à ce fameux meeting quand un collègue arrive en larmes dans votre bureau ou vous apprenez qu'un représentant international arrive de Chine la semaine prochaine et que vous devez planifier une entrevue avec lui. Ce sont dans de telles circonstances que votre niveau d'attention n'est pas optimal.

Vos pensées s'éparpillent de tous les côtés, vous êtes à la recherche d'une solution pour tenter de combiner les imprévus avec ce que votre agenda avait initialement prévu. Attention, celle-ci n'arrive parfois pas tout de suite et peut entraîner des pics émotionnels difficilement contrôlables.

La gestion de l'attention à la place de la gestion du temps

Heidi Does s'explique : 'Une condition essentielle pour gérer efficacement votre temps est la gestion de l'attention.' Voilà la clé pour devenir mentalement plus souple vis-à-vis des changements, des perturbations ou des éléments fortuits. Vous faites preuve de plus de flexibilité et ne perdez pas inutilement votre temps à vouloir changer les choses alors qu'elles sont très bien telles qu'elles sont.

Un état d'esprit souple et flexible améliorera la qualité de votre attention. Par conséquent, vous ne perdrez pas votre temps avec des détails accessoires et réagirez de façon plus alerte aux évènements inattendus.

Cette compétence procure un sentiment de paix et offre une vue d'ensemble. Cela vous permettra de mieux remplir vos journées de travail et d'être plus efficace sans que cela ne vous demande de temps ou d'énergie supplémentaire.

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(eh/jy/hd) Plus d’infos sur www.doesmindful.nl