« La plus grande partie des participants à mes workshops rêvent de trouver un bon équilibre entre le privé et le professionnel et de parvenir à arbitrer leurs différentes responsabilités », raconte le coach Johan D'Haeseleer. « Si on n’arrive pas à l’équilibre, on reste dans l’agitation. »

Plus de contrôle

Chez Johan D'Haeseleer, c’est ce déséquilibre qui l’a conduit à devenir coach. Dans une vie antérieure, D'Haeseleer était chef du département simplification du travail chez Colruyt. C’est l’homme grâce à qui nous ne glissons plus de pièce de monnaie dans le caddie. « Il y a neuf ans, j’ai pris conscience que j’en avais assez. Je ne voulais plus laisser le professionnel empiéter mon privé. Je n’arrivais plus à tout organiser et je n’avais jamais l’esprit calme. » Johan a approfondi le sujet et a développé une méthode pour garder le contrôle sur son travail. « Avant, chacun travaillait à l’usine de 9 à 5, les limites étaient claires. Maintenant, il n’y a plus de frontière ; on peut tout le temps travailler. Le point clé n’est pas de pouvoir gérer son temps, mais son attention. Restez concentré, car votre cerveau n’a pas conscience du rythme ni du timing. Si vous avez de trop en tête, et que vous ne vous y prenez pas de manière structurée, vous aurez l’esprit encombré en permanence. »

Vue d’ensemble

Vous laisser envahir par tout ce qui vous tombe dessus peut vous éloigner de vos responsabilités. « C’est facile de continuer à exécuter rapidement actions, tâches et projets dans l’urgence. Pensez aux nombreux mails et téléphones qui rentrent. Sont-ils vraiment tous aussi urgents ? Généralement, on a tendance à faire ce qui est le plus facile. C’est ainsi que l’homme est fait à présent. Peu ont une vue d’ensemble sur leurs responsabilités. On connaît ces responsabilités, mais le cerveau a du mal a les appréhender dans leur ensemble. »

Quelle est la quintessence de l’approche de Johan ? Vous devez créer physiquement un système de TO DO fiable. « Inconsciemment vous avez un niveau de satisfaction pour chacune de vos responsabilités. Vous avez une sœur ou un frère. Vous êtes peut être content lorsque vous l’entendez chaque semaine. Pour d’autres, c’est tous les mois.

Centraliser les projets et les tâches

Petit tuyau bien utile : analyser tout ce que vous faites au travers de ce triangle

« Le socle est formé de nos actions que nous exécutons pendant toute la semaine. Les actions qui font avancer les projets et les tâches, ou bien des action isolées. Celles-ci ne se rapportent à aucune tâche ou projet. Vous avez un message vocal vous enjoignant de rappeler. Lorsque vous l’écoutez, vous ne pouvez pas répondre tout de suite. Vous placez l’action ‘Rappeler untel’ sur votre to list de la semaine. »

La couche au dessus des actions est constituée des projets et des tâches. Ceux-ci, vous devriez les mettre sur une liste centrale, Johan la nomme la master list. « Les projets et les tâches viennent sur la masterlist tant que vous ne les avez pas biffés. Même pas lorsque toutes les actions de la semaine sont traitées. »

Ne pas fixer son degré de satisfaction trop haut

La couche suivante, c’est celle de vos responsabilités. « Vos responsabilités ne sont jamais terminées. Vous en aurez toujours besoin. Vous garderez toujours votre famille. Vous serez satisfait de vos responsabilités lorsque vous aurez dépassé votre niveau de satisfaction. »

Si vous êtes en dessous de ce degré de satisfaction (in)conscient, vous avez deux manières pour y remédier.

1. Exécuter des projets et des tâches qui relèvent de vos responsabilités. Vous allez au sauna ou au ciné avec votre frère ou votre sœur.
2. Abaisser (temporairement) votre niveau de satisfaction. Lorsque vous entendez votre sœur une fois par mois, c’est aussi bon.

Clarifier ses responsabilités

« Regroupez les projets et les tâches sur votre masterlist. Vous observez que vous avez cinq projets dont l’objectif est de réaliser une vente ? Vendre est alors clairement une de vos responsabilités. »

Répondez à la question hypothétique : « Que ferais-je si j’avais deux jours supplémentaires par semaine ? » Feriez-vous plus de sport ? Alors votre forme physique peut venir sur votre liste en tant que responsabilité. Vous voulez lire plus de littérature professionnelle, ajoutez ‘expertise personnelle’ à votre liste de responsabilités.

Rien ne glisse entre les mailles du filet

Prenez votre job description en mains. Si elle est bonne, il devrait y figurer un certain nombre de responsabilités. Ce qui est encore mieux c’est quand le degré de satisfaction visé est précisé.

Dessinez un mindmap avec votre nom au centre. Les tâches deviennent vos responsabilités. Celles-ci deviennent claires. Et il est plus facile de les regrouper.

« Si cela marche, vous allez devenir riche. A tout niveau. Car c’est un chouette sentiment d’observer que rien ne glisse des mailles du filet, et que vous parvenez à bien équilibrer vie privée et vie professionnelle », conclut Johan D'Haeseleer.

Johan D'Haeseleer est coach et aide travailleurs et indépendants à rester maître de leur to do list. Il a développé une méthode pour acquérir plus de contrôle sur son travail. C’est ainsi que l’on parvient à tout terminer et à gagner un peu de temps en plus pour des choses qui nous sont tout autant importantes. Plus d’infos www.extratijd.be.