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Les réunions sont-elles encore de notre temps ?

Le temps consacré aux réunions ne doit pas être synonyme de perte de temps. Si elles sont bien organisées, les réunions peuvent être très utiles voire même indispensables. En revanche, il apparaît que la gestion des réunions laisse à désirer dans de nombreuses entreprises.

11 décembre 2019

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Moins nombreuses et plus efficaces

Les journées de bon nombre d'employés sont composées de (plusieurs) réunions, sans oublier leurs tâches quotidiennes qui doivent être effectuées coûte que coûte, et ce parfois le soir ou le week-end. Des réunions moins nombreuses et plus efficaces signifient une charge de travail moins élevée ainsi qu’un gain de temps précieux.

"Les travailleurs ne considèrent pas suffisamment les réunions d'un point de vue économique", explique Tim Christiaens de la Time Management Company. "L'employé moyen consacre un quart de son temps de travail aux réunions. Plus la position est élevée, plus les gens se réunissent."

90% du temps : une absurdité

Certains managers consacrent près de 90% de leur temps aux réunions, ce qui signifie de nombreuses heures de travail supplémentaires à effectuer. Le pourcentage du total des coûts de personnel consacré aux réunions est en tout cas en nette augmentation.

"Des réunions moins nombreuses et plus efficaces peuvent dès lors entraîner des économies considérables", poursuit Tim Christiaens. "Une réunion d'une heure avec cinq participants coûte à l'organisation au moins cinq heures de productivité. Outre les coûts salariaux, vous devez également tenir compte du temps de préparation, du temps de déplacement et des frais généraux."

Si les entreprises sont raisonnables en matière d’organisation de réunions, elles peuvent économiser beaucoup d’argent. De plus, les managers (dont le salaire est élevé) pensent souvent qu'ils doivent assister aux réunions en personne alors que ce n’est pas toujours utile.

Répartir le fardeau de la réunion

"Il est conseillé de mieux répartir le fardeau de la réunion entre tous les employés", conclut Christiaens. "Déléguer est donc le message."

Dans ce cas, il est important que le manager consulte le contenu de la réunion, les attentes des collègues et la contribution des employés. Il va sans dire que le salarié reste donc le seul interlocuteur pour la matière déléguée.

(eh/ll/tc)

Tim Christiaens est le fondateur de Time Management Company qui inspire les organisations nationales et étrangères à travailler de manière plus productive.

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