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Vos collègues ont-ils aussi ce genre de comportement lors des réunions que vous organisez ?
Si c'est le cas, il est grand temps de réfléchir attentivement à la manière de mettre sur pied la réunion parfaite à laquelle tout le monde voudrait assister et où les objectifs seraient rapidement atteints.
But = l'activité prévue
Il s'agit d'une action comme par exemple déterminer la manière dont nous allons résoudre ce problème.
Résultats = les résultats tangibles
Il s'agit d'un substantif comme par exemple un plan d'action pour un problème spécifique.
Pourquoi = pourquoi la réunion est-elle si importante ?
A quel objectif de l'entreprise répond-elle et pourquoi doit-elle avoir lieu maintenant ?
Exemple: si ce problème n'est pas résolu maintenant, nous risquons de perdre un client important.
Si vous mentionnez précisément le "BRP" dans votre message d'invitation, tous les participants sauront à quoi s'attendre. S'il ne se sentent pas utiles à la réunion, ils déclineront simplement l'invitation et la transmettront à un collègue maîtrisant mieux le sujet en question.
Cela évite de se retrouver à court de temps en fin de réunion alors que des thématiques cruciales n'ont pas été abordées.
Quelles sont les décisions prises et quelles actions ont été convenues ? Parcourez les toutes en fin de réunion, de manière à ce que d'éventuelles incompréhensions puissent encore être relevées. C'est un moment primordial car tout le monde est encore présent et a les idées bien claires pour mentionner si tel ou tel aspect manque de clarté.
Faites-le au plus vite, tant que les éléments sont encore frais dans votre tête. Le compte rendu se fait bien-sûr à partir des notes que vous avez prises lors de la réunion. Un bon rapport est défini par deux éléments : les décisions prises et les actions convenues. N'oubliez pas de mentionner les personnes responsables ainsi que les délais convenus.
Mettez des rappels dans votre agenda pour que, après quelques jours, vous puissiez vous assurer que personne n'ait oublié d'effectuer ses tâches.
(EH) Source : Alexander Keehnen, www.emailopkantoor.nl
15 septembre 2014Nous avons demandé à Julie (Bruxelles) en quoi consistait son métier et combien elle gagnait…
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