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Le management visuel gagne en popularité

Rendre visible l'invisible. Cela ressemble à de la magie, mais c’est un des principes de base du 'Management visuel'. Celui-ci a pour but de transmettre de l’information à l’aide de tableaux, de diagrammes, de post-it, de marqueurs de couleur,… Nous avons analysé la progression du management visuel en examinant trois profils de travailleurs : un consultant, un développeur de logiciels et une infirmière en chef.

4 octobre 2019

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"Les tableaux assurent une communication transparente au sein de l'équipe" (Elke Mets, consultante commerciale, à droite sur la photo).

1. Le consultant

"Notre réunion du matin est un moment important. C’est le moment où, avec l’équipe, nous examinons l’état des dossiers sur le tableau Scrum", explique Elke Mets, consultante commerciale pour l’agence d’intérim et de ressources humaines Agilitas. "Il s’agit d’un tableau répertoriant nos tâches les plus importantes et où des post-it colorés vous indiquent où nous en sommes. Nous pouvons ainsi clairement voir combien de postes ont déjà été pourvus et dans quelle mesure nous devons proposer de nouveaux candidats."

Ce qui est pratique avec ce tableau, c’est que vous voyez en un coup d’œil quelles professions sont en pénurie. "Si vous voyez un poste vacant qui n'a pas été pourvu, vous voulez vous concentrer sur ce dernier. Chaque consultant travaille avec une couleur spécifique. Cela offre l’avantage de savoir rapidement qui vous pouvez aider ou solliciter dans votre équipe."

Le plus grand avantage de ces tableaux ? "Ils assurent une communication transparente au sein du d"partement et stimulent l'enthousiasme des employés. Il m’arrive souvent de voir des collègues se précipiter vers le tableau pour visualiser leur prochain challenge. Les tableaux permettent également de garder les gens impliqués. Dans notre bureau, il y a aussi un mur avec sur lequel des citations inspirantes sont écrites. Le simple fait de les lire vous fait vous sentir bien, n’est-ce pas ?"

2. L'infirmière en chef

"L'année dernière, nous avons mis en place un 'tableau d'amélioration' dans notre département. Le but était d’inviter les infirmières et le personnel logistique à signaler les points à améliorer et d’éventuelles solutions. Un tel tableau fait clairement de l’effet. Les gens se sentent encouragés à discuter des points d'attention en toute franchise", affirme Vicky Hooyberghs, infirmière en chef de l'unité de rhumatologie-endocrinologie de l'Hôpital Universitaire de Louvain.

Vicky Hooyberghs

"Visualiser les informations rend les choses plus concrètes" (Vicky Hooyberghs, infirmière en chef).

Le fait que ces points soient visibles pour l’ensemble de l’équipe contribue à une culture basée sur le feedback. "Les sujets sur le tableau vont également vivre au sein de l'équipe. Les gens vont commencer à y penser, à en parler et à formuler des solutions. L'avantage est qu'une dynamique est mise en place et l'équipe va de l’avant en proposant des idées pour optimiser davantage la qualité des soins. La satisfaction du patient est bien évidemment centrale mais une telle approche renforce les liens au sein de l’équipe."

Vous trouverez également d’autre tableaux dans le département qui indiquent aux patients quelles infirmières sont en service sur la base de photographies. "La visualisation des informations rend les choses plus concrètes et garantit que votre message soit efficacement transmis. Il s’agit de la base de tout schéma communicationnel", conclut Vicky Hooyberghs.

3. Le développeur de logiciels

Une septantaine d'employés répartis en sept équipes de produits sont responsables du développement de DOTS, la plate-forme en ligne dédiée aux ressources humaines et au bien-être chez Attentia, spécialiste des ressources humaines. Pour rendre la collaboration fluide et flexible, les équipes utilisent les méthodes dites Agile et Scrum.

Ivo Luyckx

"Nous nous rassemblons tous les matins autour du tableau. Cela nous permet concrètement de savoir ce qu’il nous reste à faire" (Ivo Luyckx, maître du Scrum).

"Le principe est assez simple : vous divisez un produit volumineux en différentes étapes que vous clôturez toutes les deux semaines sous forme de sprint. En agissant de la sorte, vous obtenez un retour beaucoup plus rapide des utilisateurs et des clients. Vous pouvez ensuite réagir plus rapidement aux besoins changeants ou aux éventuelles erreurs", déclare Ivo Luyckx, employé chez Attentia. "Je veille à ce que tout le monde puisse travailler ensemble de manière optimale au sein de notre équipe informatique, qui est également multidisciplinaire et constituée de testeurs et d'analystes", conclut Ivo Luyckx.

Le Scrum a aussi un côté visuel. "Nous nous rassemblons tous les matins autour du tableau et pouvons concrètement voir ce qui a été fait et ce qui reste à faire. Les chefs de produits peuvent aussi suivre l'évolution des sprint de chacun. Nous utilisons le Scrum depuis un certain temps et le tableau a été ajouté par la suite. Il permet de voir où chacun se situe dans ses tâches mais aussi quels sont les points forts et les points d'attention de votre équipe."

(wv/nd/eh)

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