Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Receptie en onthaal' jobs in Oost-Vlaanderen
Standenbouw
Onthaal en Administratief Bediende
Functieomschrijving
Wat ga je doen?
Je ondersteunt het designteam met administratieve taken en bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en leveranciers aan de receptie.
In deze veelzijdige functie combineer je administratieve ondersteuning met receptiewerk en zorg je voor een vlotte werking van de interne administratie.
Ondersteuning van het designteam:
- Je verzamelt en vraagt relevante informatie op bij nationale en internationale beursorganisaties, zoals technische plannen, ophangmogelijkheden voor verlichting, beursreglementeringen en op- en afbouwdata.
- Je zorgt dat alle administratieve documenten in orde zijn voor de opbouw van de standen.
- Je helpt praktische problemen oplossen tijdens de opbouw of de eerste dagen van de beurs.
- Je onderhoudt nauw contact met collega’s uit verschillende afdelingen om de projectopvolging vlot te laten verlopen.
- Je ondersteunt de designers bij het plaatsen van (na)bestellingen.
- Je hebt regelmatig contact met leveranciers, klanten en andere partijen, zowel telefonisch als per mail (NL/FR/EN, eventueel Duits)
Receptie en onthaal:
- Je beheert inkomende communicatie (e-mail, telefoon, post, …).
- Je ontvangt bezoekers en begeleidt hen naar de juiste vergaderruimte.
- Je houdt de vergaderruimtes ordelijk en zorgt dat ze goed voorzien zijn.
Profiel
Wie ben jij?
- Je hebt een bachelordiploma Office Management of bent gelijkwaardig door ervaring.
- Een eerste werkervaring is een pluspunt.
- Je spreekt vlot Nederlands, Engels en Frans (mondeling en schriftelijk). Extra talenkennis is mooi meegenomen.
- Je schakelt snel tussen verschillende projecten en taken en helpt collega’s waar nodig.
- Je hebt een hands-on mentaliteit en bent een echte problem solver.
- Je blijft kalm onder tijdsdruk en haalt voldoening uit het behalen van deadlines.
- Je bent flexibel ingesteld, ook wat telefonische bereikbaarheid betreft (indien nodig buiten de werkuren).
- Je communiceert vlot en professioneel.
- Je werkt vlot met MS Office.
Aanbod
Wat krijg je ervoor terug?
- Een uitdagende binnendienstfunctie met veel variatie en verantwoordelijkheid.
- Werken binnen een creatieve sector met groeikansen en interessante projecten.
- Een aangename werksfeer met sterke teamspirit en regelmatige teamactiviteiten (zoals personeelsfeesten, teambuildings en evenementen).
- Aandacht voor jouw welzijn: er is ruimte voor gezonde gewoontes, zoals vers fruit, soep en sportmogelijkheden.