Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Management assistant / secretariaat' jobs in Oost-Vlaanderen
Officemanager Brake-Out (40%)
Functieomschrijving
Ben jij iemand die graag met administratie bezig is, helder communiceert en het overzicht bewaart? Houd je ervan om dossiers tot in de puntjes voor te bereiden en op te volgen? Krijg je energie van samenwerken met collega’s om een kwaliteitsvolle dienstverlening naar deelnemers en hun ouders te garanderen? Dan zoeken we jou!
Wat doet Brake-Out?
Brake-Out biedt een driejarig programma aan voor jongvolwassenen met een cognitieve ondersteuningsnood. We helpen hen hun talenten ontdekken en een actieve rol opnemen in de samenleving. Onze werking is verspreid over vijf locaties in Vlaanderen en Brussel en bouwt bruggen tussen welzijn, inclusie en maatschappelijke impact. Brake-Out is deel van Konekt Group, dat voluit gaat voor een inclusieve samenleving.
Jouw rol als officemanager?
Bij Brake-Out speel je een cruciale rol in de administratieve opvolging van onze deelnemers. Je combineert je administratief talent met klantgerichte communicatie en werkt actief mee aan efficiënte back-office-processen voor onze werking. VAPH-regelgeving is vertrouwde materie voor jou.
Takenpakket
Als officemanager bij Brake-Out ben je verantwoordelijk voor de deelnemersadministratie:
- Opstellen en registreren van individuele dienstverleningsovereenkomsten (IDO’s)
- Correcte registratie en opvolging van RTH-aanwezigheden en PVB-vouchers in de GIR
- Beheer van inschrijvingen en aanwezigheden voor activiteiten in het CRM-systeem (Salesforce)
- Communicatie naar deelnemers en hun ouders over de voortgang van hun administratief dossier
Je werkt hiervoor nauw samen met de wervings- en samenwerkingsmanager. Jullie zijn samen verantwoordelijk voor een warme, heldere en correcte inschrijvingsflow voor alle deelnemers.
Je ondersteunt Brake-Out-medewerkers bij de registratie en beheer van persoons- en transactiegegevens in Salesforce.
Daarnaast ben je de link naar de administratieve diensten van Konekt Group (boekhouding, personeelsadministratie, onthaal, ...).
Je biedt administratieve ondersteuning bij het financiële luik van de vzw:
- Maandelijkse facturatie en opvolging ervan
- Controle en opvolging van personeelscontracten voor het voorschot- en afrekeningsdossier VAPH en in de ALF-tool (registratie gebeurt door Acerta)
- Meewerken aan systemen voor betere opvolging van deelnemers, VAPH-subsidies,... Dit ter ondersteuning van interne analyse, rapportage en beleidskeuzes
Je werkt hiervoor nauw samen met de coördinator van Brake-Out.
Bovenstaand takenpakket doe je met veel grondigheid en oog voor detail op vlak van klantvriendelijke communicatie naar deelnemers en hun ouders én een correcte naleving van interne en externe regelgeving.
Profiel
Ben jij wie we zoeken?
- Administratie is jouw ding. Registreren, documenteren, opvolgen, structureren,... brengen je in een goede werkflow.
- Je gaat graag grondig te werk en houdt van 'puntjes op i': een Excel die klopt als een bus, een advies geven volgens de regelgeving, afstemmen zodat de communicatie naar de deelnemer helemaal helder is,... Daar krijg je energie van.
- Je bent vriendelijk, empathisch en blinkt uit in actief luisteren. Je stelt mensen op hun gemak en begrijpt snel de nood achter de vraag.
- Je houdt ervan om mensen de weg te wijzen. Je registreert vragen, beantwoordt ze op een correcte en heldere manier en verwijst door indien nodig. Collega’s kunnen op jou rekenen voor advies over administratieve verwerking van dossiers.
- Je bent een betrouwbare sparringpartner voor de Brake-Out-collega’s bij de opvolging van individuele dossiers, alsook het overzicht voor de vzw.
- Je blinkt uit in oplossingsgerichtheid. Problemen en uitdagingen identificeren, verschillende mogelijkheden bekijken en effectief oplossen is iets wat je in de vingers hebt.
En daarnaast:
- Je bent een expert op vlak van VAPH-regelgeving en -administratie. Je blijft actief bij met de updates en vernieuwingen die vanuit het VAPH en de sector worden ingevoerd.
- Je houdt van efficiënt werken en zie je vaak hoe processen beter kunnen verlopen. Je neemt graag initiatief hierin en onderzoekt oplossingen en mogelijkheden op een creatieve manier. Dit doe je samen met de medewerkers, regioverantwoordelijken, de wervings- en samenwerkingsmanager en coördinator.
- Je vindt vlot je weg in nieuwe tools. Als organisatorische duizendpoot werk je zowel met de courante tools binnen het MS Office 365-pakket, SharePoint, Salesforce (het CRM-systeem), de GIR-tool van het VAPH, ... Excel is je stiekeme favoriet en kent voor jou weinig geheimen.
- Je wordt helemaal blij als je proactief kan communiceren en kan anticiperen op vragen. Je neemt hierin graag initiatief en verrast en verbindt collega’s dankzij jouw professionele communicatiestijl.
Kerncompetenties
Konekt Group is een open en dynamische organisatie. Daarom hechten we bij alle medewerkers belang aan deze kernkwaliteiten:
- Durven doorgaan: je zoekt naar oplossingen, ook als ze niet voor de hand liggen.
- Authentiek handelen: je doet wat je zegt en zegt wat je doet.
- Verbinden: je legt vlot nieuwe contacten, zowel binnen als buiten Konekt.
- Talent aanwakkeren: je gelooft in het talent en de mogelijkheden van personen met een beperking.
- Procesgericht groeien: je houdt van innoveren, en je kijkt steeds vanuit een groeimindset.
Aanbod
- We verwelkomen je in een warme werkomgeving waar plaats is voor speelsheid en luchtigheid.
- Heerlijke koffie, een gezellige living om te lunchen, toffe werkplekken en telewerk
- Deel uitmaken van een team straffe, geëngageerde en warme collega’s
- Je krijgt een contract van onbepaalde duur, 40%, met mogelijkheid tot uitbreiding.
- Je wordt verloond volgens PC 319.01.
- Vakantie tussen kerst en nieuw + extra vakantie vanaf 35 jaar
- Je werkt vanuit uitvalsbasis Sint-Amandsberg.
- Indiensttreding: zo snel als mogelijk.
Anderen bekeken ook