Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Management assistant / secretariaat' jobs in Oost-Vlaanderen
Voor een toonaangevende Europese speler in de import en bewerking van hout en plaatmaterialen, zijn wij op zoek naar een Office Manager. Je komt terecht in een financieel solide organisatie met een sterke reputatie, waar innovatie en kwaliteit de drijfveren zijn voor continue groei. Om de verdere groei te ondersteunen, kijkt de organisatie uit naar een Office Manager / Executive Assistant die een centrale rol opneemt binnen het bedrijf.
Office Manager
Functieomschrijving
Als Office Manager / Executive Assistant ben je een cruciale schakel binnen de organisatie en werk je nauw samen met de directie. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werking efficiënt verloopt en combineert administratieve, organisatorische en operationele verantwoordelijkheden.
Fleet management
Beheer en optimalisatie van het wagenpark, contacten met leasingpartners, garages en leveranciers.
Opvolging kosten, onderhoud, verzekeringen en wettelijke verplichtingen.
Documentbeheer en digitalisatie
Document- en dossierbeheer, waarbij je digitalisatieprojecten opzet en de optimalisatie van contracten en bedrijfsdocumentatie bewaakt.
Legal, verzekeringen en compliance
Ondersteuning van CFO bij juridische en contractuele zaken.
Opvolging verzekeringspolissen, schadedossiers en audits.
Aanspreekpunt voor externe partijen zoals verzekeraars, auditors en juridische adviseurs.
Klantenopvolging (back-up)
Ondersteuning van de klantenservice en behandelen van inkomende communicatie (mail/telefoon).
Registratie van nieuwe klanten en controle van kredietwaardigheid.
Samenwerking met sales en logistiek bij geblokkeerde orders.
Office management en administratieve ondersteuning
Opvolging van algemene kantoororganisatie.
Administratieve ondersteuning van HR.
Voorbereiding van directievergaderingen (planning, agenda, uitnodigingen en presentaties).
Business support
Ondersteuning van directie bij afdeling-overschrijdende projecten.
Profiel
Sterke beheersing van Nederlands en Frans.
Geen juniorprofiel, reeds ervaring in de uitvoerende zaken zoals beschreven.
Niet noodzakelijk om ervaring te hebben in een commerciële rol of credit controlling (wordt aangeleerd).
Je bent in het bezit van een bachelordiploma.
Je bent een matuur persoon die zich wil bijscholen.
Je bent een echte "doener" die proactief zaken aanpakt.
Je kan moeiteloos schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten.
Je gaat uiterst discreet en betrouwbaar om met vertrouwelijke informatie.
Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden en communiceert helder en professioneel.
Je hebt een zeer goede administratieve kennis van MS Office en bent bereid je te verdiepen in AI-tools.
Aanbod
Mogelijkheden tot verdere ontwikkeling en doorgroei, afgestemd op jouw talenten en ambities.
Een gevarieerde en verantwoordelijke functie binnen een financieel gezonde en groeiende organisatie.
De kans om nauw samen te werken met de directie en een wezenlijke impact te hebben op de interne werking.
Een stimulerende werkomgeving waar kwaliteit en innovatie hoog in het vaandel worden gedragen.
Een marktconform salarispakket dat aansluit bij jouw ervaring en inzet.