Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Management assistant / secretariaat' jobs in Antwerpen
Dit bedrijf levert medische technologie en totaaloplossingen aan ziekenhuizen en zorginstellingen, waaronder apparatuur, software, installatie en onderhoud. Het ondersteunt zorgprofessionals met betrouwbare distributie en technische expertise zodat zij kwaliteitsvolle zorg kunnen bieden.
(Junior) office manager/management assistant - Aartselaar
Functieomschrijving
Je verantwoordelijkheden :
- Je onthaalt externe bezoekers en zorgt voor een warm welkom.
- Je staat in voor de coördinatie van kantooractiviteiten, waaronder agenda's, vergaderruimtes en het plannen van zakelijke evenementen, trainingen en bijeenkomsten.
- Je staat in voor het beheer van administratieve processen: inkomende en uitgaande communicatie, correspondentie en dossiers.
- Je ondersteunt het managementteam bij rapportages, notuleren en het voorbereiden van presentaties.
- Je kijkt toe op de naleving van ons kantoorbeleid en de bijbehorende procedures. Je adviseert medewerkers over kantoorgerelateerde kwesties.
- Je ondersteunt HR en Marketing in praktische en organisatorische taken o.a. door het faciliteren van interne communicatie over kantooractiviteiten, evenementen, …
- Je staat in voor de organisatie van reizen en biedt logistieke ondersteuning hierin (vluchten, hotels, vervoer).
- Je fungeert als aanspreekpunt voor iedereen binnen de organisatie met betrekking tot facility en staat in voor het beheer van facilitaire diensten: kantoorbenodigdheden, apparatuur, postverwerking, schoonmaak en inrichting. In dit kader beheer je ook de inkoopprocessen en beheer je het kantoorbudget: offertes aanvragen, bestellingen plaatsen en leverancierscontact onderhouden.
- Je biedt ondersteuning bij ad-hoc projecten en denkt mee na en reikt verbetervoorstellen aan ter optimalisatie van de administratieve processen.
Profiel
Je beschikt over het volgende profiel :
- Je beschikt over een zeer goede kennis van Nederlands, Frans en Engels. Dit zowel schriftelijk als mondeling.
- Je bent sociaalvaardig, communicatief en een echte teamplayer.
- Je bent bekwaam in professionele telefoonbehandeling
- Je werkt nauwgezet, zelfstandig en stressbestendig. Voor elk probleem weet jij in no-time wel een oplossing te vinden!
- Je bent flexibel en proactief en deinst niet terug om initiatief te nemen waar nodig.
- Je bent sterk in plannen en organiseren
- Je beschikt over een eerste ervaring en/of een diploma in Office Management.
- Je bent voltijds beschikbaar en deinst er niet voor terug om dagelijks aanwezig te zijn op ons kantoor.
Aanbod
- Je beschikt over een administratieve opleiding of gelijkwaardige ervaring ;
- Je hebt een goede kennis van Microsoft Office-toepassingen ;
- Je werkt nauwkeurig en georganiseerd ;
- Je communiceert vlot in het Nederlands en je hebt een goede kennis van het Frans;
- Je bent flexibel en kan goed omgaan met deadlines.
- Na een succesvolle interimperiode de mogelijkheid voor een vast contract.