Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Kunst en cultuur' jobs in West-Vlaanderen
Administratief medewerker bibliotheek Team Cultuur, Onderwijs en Bibliotheek (loonschaal C1-C3)
Functieomschrijving
Functie: Administratief medewerker
Team: Cultuur, Onderwijs en Bibliotheek
Dienst: Bibliotheek
Schaal: C1-C3
Doel van de functie
Binnen het Team Cultuur, Onderwijs en Bibliotheeksta je in voor de administratieve en logistieke ondersteuning van bibliotheek.In het bijzonder ben je als baliebediendevan de bibliotheek het eerste aanspreekpunt voor de bezoekers. Je zorgt voor een warm onthaal van de bezoekers, beantwoord hun vragen, geeft informatie en spreekt de bezoekers zelf aan die zoekende lijken zodat je hen verder kan helpen.
Je begeleidt enerzijds bezoekers in het aanbod van de bibliotheek en anderzijds ook voor de informatie via digitale kanalen. Je neemt een actieve rol op in het team door mee te werken aan de projecten en activiteiten/evenementen binnen de bibliotheek. Ten slotte verzorg je de administratieve support en de logistieke werking van de bibliotheek.
Algemene situering
Je werkt onder leiding van en rapporteert aan de bibliothecaris
Functie-inhoud
Onthaal in de bibliotheek
- zorgen voor een persoonlijk onthaal zowel telefonisch als aan de balie
- positief bijdragen tot het imago van de stad Oudenburg door een kwalitatieve dienstverlening, flexibiliteit, klantvriendelijke service en een enthousiaste uitstraling
- instaan vooregistreren van uitgeleende materialen
- verschaffen van informatie aan de bezoekers over de werking en het aanbod van de bibliotheek, beantwoorden van hun vragen, mensen zelf aanspreken die zoekende lijken zodat je hen verder kan helpen, …
- bezoekers ook wijzen op informatie via digitale kanalen
Projecten en evenementen
- instaan voor onthaal en begeleiding van burgers en genodigden tijdens projecten en evenementen
- administratieve en logistieke ondersteuning bij de diverse projectenen de reguliere educatieve werking
Administratieve en logistieke ondersteuning van de bibliotheek
- instaan voor de aankoop en de verdere professionele ontsluiting van de bibliotheekcollectie
- begeleiding van de jobstudentenen vrijwilligers
- actief deelnemen aan teamoverleg
- bij noodwendigheden de andere collega’s bijstaan en bijspringen waar nodig
- ondersteunen van de bibliothecaris in de uitvoering van taken.
Verruimende bepalingen
Indien de werking en de dienstverlening dit vereisen kunnen andere en/of bijkomende taken en verantwoordelijkheden worden opgelegd afhankelijk van de vereisten van de organisatie. Deze functiebeschrijving is niet limitatief.
Je bent flexibel ingesteld: bij projecten, evenementen, activiteiten , … waar je aanwezigheid noodzakelijk is zal je werken volgens wisselende werktijden (avond - en weekendwerk).
Uit deze functiebeschrijving vloeit voort dat flexibiliteit ten aanzien van de werkuren een belangrijke vereiste is.
Profiel
Diplomavereiste
In het bezit zijn van A2 diploma, diploma secundair onderwijs of gelijkwaardig
Kennis
- algemene kennis van onthaal - en communicatietechnieken
- inzicht in de organisatie en werking van een lokaal bestuur
- grondige kennis van algemene ICT (Word, Excel, Outlook, Windows, …)
- basiskennis van sociale mediatoepassingen: Facebook, Instagram, …
- basiskennis van bibliotheek technischezaken (literatuur, breed maatschappelijke kennis, zoekvaardigheden, cultuur, media)
Vaardigheden
- sterke administratieve vaardigheden
- kunnen werken in teamverband
- ordelijk en overzichtelijk kunnen rapporteren
- kunnen plannen en organiseren
- zelfstandig, correct en snel kunnen uitvoeren van opgelegde taken
- zich loyaal kunnen opstellen als deel van een dienst en de gehele organisatie met respect voor de politieke overheden en de hiërarchische lijn
- brieven kernachtig, zakelijk en doelgericht kunnen opstellen
- overweg kunnen met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen
- vlot kunnen werken met PC
Attitude
- vlot in de omgang
- zich respectvol, zonder vooringenomenheid, opstellen voor anderen (onafgezien van leeftijd, cultuur, taal)
- klantvriendelijk en hulpvaardig zijn
- communicatief
- correct en nauwkeurig zijn
- respect hebben voor privacy en beroepsgeheim
- respect hebben voor timing en afspraken
- stressbestendig zijn
- verantwoordelijkheidszin hebben
- voldoende assertief zijn
- flexibel zijn
- creatief, inventief en zin voor initiatief.
Aanbod
Naast de verloning biedt de stad nog bijkomende voordelen:
- werken in een organisatie die in volle expansie is, die het leven in de stad faciliteert met sterke diensten en inzet op een aangename en zorgzame leefomgeving voor iedereen.
- maaltijdcheques van 7,5 euro
- gratis hospitalisatieverzekering
- fietsvergoeding
- uitgebreide vormingsmogelijkheden
- extra pensioenvoorzieningen (tweede pensioenpijler)
- Interessant verlofstelsel: 30 dagen op jaarbasis
- aansluiting bij de sociale dienst GSD-V met tal van voordelen en de kortingskaart Pluspas
Anderen bekeken ook