Software moet ontsporen van zelfsturende teams vermijden

“Ons platform helpt om goede medewerkers te behouden.” (Karen Dendas, Datalink)

Er zijn hevige voor- en tegenstanders van zelfsturende teams, die autonoom hun werk kunnen organiseren. Mensen veel vrijheid en verantwoordelijkheid geven kan de juiste ‘vibe’ en dus efficiëntie teweegbrengen. Anderzijds moet er discipline zijn en worden er procedures opgesteld om alle medewerkers van het bedrijf op één lijn te krijgen. Een subtiele balans. Dat viel ook de zaakvoerders van het Diepenbeekse IT-bedrijf Datalink op. Zij ontwikkelden daarom het digitale portaal Teamify, waarmee zelfsturende teams een flink duwtje in de rug krijgen.

“Drie jaar geleden, toen onze business in een enorme groeiversnelling zat, beseften Danny en ik dat wij als ondernemers twee keer meer uren maakten dan onze medewerkers”, zegt Karen Dendas, die samen met Danny Daniëls het bedrijf Datalink runt.

“Dat was niet vol te houden. We moesten onze mensen meer autonomie geven. Daarbij zorgden we ervoor dat ze in hun dagelijkse taken ondersteund werden door duidelijke processen, en gaven we hen daarvoor ook de juiste tools. Pas achteraf merkten we dat we hiermee cruciale elementen in handen hadden om ons team meer zelfsturing te geven. We zijn dan alle werkprocedures in tekst en video gaan samenvatten op één platform, en daarmee was de basis van Teamify gelegd.”

Geen wirwar

De werkwijze van Datalink is een antwoord op de chaos die bij tal van organisaties heerst. Karen Dendas: “Velen maken - goedbedoeld - ellenlange draaiboeken op, bewaren procedures als losse documenten, en sturen instructies onderling door waardoor er uiteindelijk tientallen versies van bestaan. Door alles echter in Teamify te stoppen, mét versiebeheer, krijgen medewerkers toegang tot de procedures die voor hen relevant zijn. We stimuleren tevens de kennisoverdracht, doordat collega’s actief kunnen bijdragen aan een kennisbank. Zo groeit het intellectuele kapitaal van de organisatie. Bovendien worden opleidingsplannen opgenomen in de persoonlijke accounts en zit er een to do-module in, die tijdverlies oplost.”

Complimentjes

Het platform vertrekt vanuit de noden van het team. “En niet vanuit de targets die de manager oplegt of vanuit de projecten die de klant bevestigt”, stelt Karen Dendas. “Het is een stimulerend intranet waarin teamleden elkaar ook kunnen aanmoedigen, bijvoorbeeld door het delen van complimentjes van tevreden klanten of door foto’s van eigen realisaties. Dat komt de teamspirit echt ten goede. Een machtig wapen in de War for Talent is het vast en zeker. Een hogere jobtevredenheid en geluksgevoel zijn de belangrijkste factoren om trouwe medewerkers te verzamelen.”

Nu Teamify volledig op punt staat, is de tool klaar om met andere organisaties te delen. Datalink zoekt nog 50 bedrijven voor een praktijktest en wil over enkele maanden met het product heel Vlaanderen inpalmen.

(kme)

18 juli 2016