Efficiënt werken: het geheim?

Kerntaken zijn de belangrijkste onderdelen van je job en dus ook de belangrijkste redenen waarom jij op je stoel zit. Het hoeft geen betoog dat een volledige focus op deze taken bevorderlijk is voor je efficiëntie. Toch komen er maar al te vaak onverwachte zaken op je af die maken dat deze focus onder druk komt te staan.
#

Het zou mooi zijn als je er een gewoonte van kan maken om je minder leuke kerntaken elke dag op een bepaald tijdstip en op een rustige manier te verwerken. Om dergelijke gewoontes aan te kweken zijn twee zaken fundamenteel, namelijk routine en discipline.

De kracht van routine wordt maar al te vaak onderschat. Van zodra je er vaker in slaagt om van een bepaalde taak een gewoonte te maken, zal je vastberadenheid steeds minder van belang zijn. Routine en discipline zijn met andere woorden communicerende vaten. In het begin zal discipline erg belangrijk zijn waarna de routine het overneemt.

Enkele vragen

Om jezelf in actiemodus te krijgen, is het van fundamenteel belang te weten waarom je iets doet. Stel jezelf enkele vragen zoals: ‘Waar wil ik naartoe?’, ‘Wat zijn de voordelen?’ enzovoort. Tracht met andere woorden in kaart te brengen wat je er op langere termijn mee wil bereiken. Zo creëer je gewoontes die je kunt inpassen in je werkschema en die jarenlang kunnen standhouden.

Tracht hierbij de sleutelgebieden in beeld te brengen waaruit dan de ‘A-taken’ naar voren komen. A-taken zijn taken die je moet doen, zoniet volgen er onvermijdelijk problemen die je het leven lastig kunnen maken. Voorbeelden van sleutelgebieden zijn prospectie, administratieve taken of het draaiend houden van een machinepark.

Probleemgebieden

Als je moeilijkheden ondervindt, is het interessant om eens voor jezelf de probleemgebieden helder te krijgen. Wat houdt er je tegen, waar zitten de problemen en wat kan je er eventueel aan (laten) doen? Tracht deze hindernissen zo snel mogelijk weg te werken en probeer deze om te vormen tot positieve punten.

Probeer er ook voor te zorgen dat de tijdsspanne die je voorziet niet te omvangrijk is. Je kent wellicht het gevoel dat je een bepaalde taak - waarvoor je twee dagen had voorzien - even goed in slechts een dag had kunnen afwerken. Voorzie eerder iets minder dan meer tijd en je zult merken dat het in de meeste gevallen wel lukt.

(tc)  

Tim Christiaens is de oprichter van de Time Management Company en auteur van Win Tijd Op Jouw Manier. Hij is een expert in time management en coacht medewerkers in tijdsbeheer. 

Lezers van Jobat ontvangen een korting van 10 procent voor de open opleiding. 

6 februari 2014
Lees meer over
Anderen bekeken ook