HUmani un RESPONSABLE SUPPORT APPLICATION pour la Direction Administrative

Dans le cadre des lignes stratégiques fixées par la Direction Administrative, le titulaire a la mission de garantir un support actif à l'utilisation des applications informatiques institutionnelles définies comme relevant du secteur d'activité concerné. Ce support comprend le déploiement, la formation, l'aide de première ligne, l'aide au paramétrage et la diffusion des bonnes pratiques.
En collaboration avec le Coordinateur Planification et Admissions et le chef de l'administration des patients, le titulaire participe à la déclinaison et à la mise en œuvre des politiques suivantes :
·Politique de qualité ;
·Politique d'accueil.
2.Vos tâches:
Tâches stratégiques
·Participer au développement d'une stratégie de support qui s'inscrit dans une vision institutionnelle ;
·Participer à la mise en place et à l'amélioration continue d'une digitalisation efficiente dans le respect des procédures ;
·Participer à la création, à la coordination et la mise en place de nouvelles applications informatiques dans le respect de la balance de l'efficience (qualité, rationalisation, satisfaction) ;
·Participer avec sa hiérarchie à définir les besoins en ressources humaines, matérielles et applicatives ;
·Participer à l'élaboration et au suivi de projets innovants ;
·Travailler à une diminution des charges administratives des patients en diversifiant les moyens de récolte des informations avec l'institution de manière efficiente, dans le respect des procédures et en collaboration avec les autres secteurs (facturation, planification, secrétariats, ...) ;
·Participer à la création et la mise en place des KPI'S (indicateurs), des objectifs, des analyses et proposer des actions correctrices.
Tâches fonctionnelles
?Mettre en œuvre les actions nécessaires pour atteindre les objectifs définis :
?Organiser, coordonner et superviser les activités du Support application.
1Implémenter, paramétrer et maintenir rigoureusement les logiciels internes et externes utilisés au sein de la Direction Administrative.
2Elaborer des procédures de travail et veiller au respect de celles-ci par le personnel.
3Etre garant de la formation du personnel pour maintenir et améliorer :
?La mise en place d'un programme de formation continue ;
1L'information et formation des nouveaux entrants du fonctionnement de l'Institution, des procédures et des applications informatiques de la Direction Administrative ;
2La formation continue et suivi des référents locaux dans le cadre du déploiement des applications de la Direction Administrative.
?Transmettre les informations et KPI's nécessaires au bon fonctionnement des activités sur base des logiciels institutionnels en collaboration avec la Cellule de Gestion, le DIM et les TIC ;
1Entretenir un lien fonctionnel fort avec le Responsable Téléphonie en vue d'optimiser de manière continue le paramétrage du logiciel de prise de rendez-vous ;
2Evaluer les difficultés rencontrées, proposer des solutions, veiller à leur mise en œuvre et assurer le suivi des mesures prises en collaboration avec la hiérarchie ;
3Garantir la formation continue et l'accompagnement des prestataires extérieurs à l'Institution dans le cadre de la prise de rendez-vous en ligne ;
4Entretenir un lien fonctionnel fort avec les prestataires extérieurs en vue d'optimiser de manière continue le paramétrage du logiciel de prise de rendez-vous en ligne ;
5Assurer toute tâche confiée par sa hiérarchie et en lien avec sa fonction.
Tâches managériales
·Développer et maintenir une culture de service institutionnelle ;
·Garantir la tenue des entretiens de fonctionnement et d'évaluation des membres du personnel ;
·Participer aux recrutements des membres de l'équipe ainsi qu'à la définition des descriptions de fonction ;
·Veiller au développement professionnel de chacun des collaborateurs ;
·Veiller à une collaboration efficace avec les différents services de l'hôpital tant administratifs, qu'infirmiers et médicaux ;
·Accompagner le personnel dans les phases de changement ;
·Veiller au bien-être et à l'aspect motivationnel des équipes ;
·Etre à l'écoute des difficultés rencontrées par ses collaborateurs dans leur pratique quotidienne et assurer la supervision direction des situations et problèmes qui lui sont soumis ;
·Gérer les problèmes liés aux relations du Support application avec les services hospitaliers et extrahospitaliers et si nécessaire, jouer un rôle de médiateur ;
·Assurer l'encadrement, l'intégration et la formation du nouvel agent dont il a la charge ;
·Assurer une formation continue des agents ;
·Animer les réunions d'équipe ;
·Remettre un avis quant à la pertinence de l'acceptation des stages, organiser la supervision et l'encadrement des stagiaires ;
·Assurer la continuité de la prise en charge patientèle selon les horaires repris le Règlement de Travail ;
·Garantir la bonne communication ascendante et descendante ;
·Garantir le respect des horaires et de la répartition équitable de la charge de travail entre les membres des équipes ;
·Maintenir et développer des outils de travail adéquats ainsi qu'un environnement favorable,
·Garantir la juste affectation du personnel en fonction des besoins du service ;
·Elaborer des procédures de travail et veiller au respect de celles-ci ;
·Participer à l'élaboration des prévisions budgétaires du service dont il a la responsabilité ;
·Veiller au respect du règlement de travail en vigueur au sein de l'Institution.

·Etre en possession d'un diplôme de l'enseignement supérieur de type court (graduat/ baccalauréat) utile à la fonction est requis.
·Avoir suivi une formation en gestion de projet est un atout.
·Avoir suivi une formation en gestion d'équipe est un atout.
·Avoir une expérience professionnelle dans le secteur hospitalier est un atout.
·Avoir une expérience professionnelle en gestion d'équipe est un atout.
·Avoir des connaissances en informatique utiles à la fonction.
·Etre familiarisé à l'application informatique de prise des rendez-vous est souhaité., Votre dossier de candidature devra se composer de votre lettre de motivation, votre curriculum vitae, votre diplôme ainsi que d'un travail rédactionnel de maximum 5 pages répondant aux questions suivantes :
·Quelle est votre vision stratégique du poste ?
·Comment allez-vous intégrer la digitalisation dans cette vision stratégique ?
Lors de l'entretien avec le jury de sélection, il vous sera demandé de présenter oralement ce document de présentation pour une durée de +/- 15 minutes.