HUmani un RESPONSABLE PLANIFICATION ET ADMISSIONS HOSPITALISATIONS pour la Direction Administrative

HUmani recherche un RESPONSABLE PLANIFICATION ET ADMISSIONS HOSPITALISATIONS (M/F/X) pour la Direction Administrative

Le titulaire est responsable de la coordination de l'activité et des procédures liées aux admissions sur tous les sites hospitaliers de l'Institution.
Il assure une coordination permanente entre les différentes directions : générale, médicale et du nursing mais aussi avec le service de tarification et le service social.
Il supervise et assiste les Chef d'équipe et les employés d'administration des différents sites de l'Institution dans leurs missions.
Il assure la cohésion de tous les éléments en cause dans le système d'accueil du patient.
Il a un rôle de médiateur entre les différents membres de l'équipe des services Planification et Admissions hospitalisation.
Il garantit la récolte d'informations administratives et financières relatives aux patients dans un souci permanent d'accueil, d'information et d'organisation optimale des activités de soins.
2.Vos tâches:
Tâches stratégiques
·Participer au développement d'une stratégie de planification qui s'inscrit dans une vision institutionnelle ;
·Participer à la mise en place et à l'amélioration continue d'une gestion des lits institutionnelle (inter-sites) efficiente dans le respect des procédures et en collaboration avec les médecins et le département des soins ;
·Participer à la création, à la coordination et la mise en place de nouvelles applications informatiques dans le respect de la balance de l'efficience (qualité, rationalisation, satisfaction) ;
·Participer avec sa hiérarchie à définir les besoins en ressources humaines, matérielles et applicatives ;
·Participer à l'élaboration et au suivi de projets innovants ;
·Travailler à une diminution des charges administratives des patients en diversifiant les moyens de récolte des informations avec l'institution de manière efficiente, dans le respect des procédures et en collaboration avec les autres secteurs (facturation, planification, secrétariats, ...) ;
·Participer à la création et la mise en place des KPI'S (indicateurs), des objectifs, des analyses et proposer des actions correctrices.
Tâches fonctionnelles
·Promouvoir un esprit d'accueil, d'écoute et de services à l'égard des patients de l'Institution;
·Coordonner l'activité du service sur les différents sites de l'Institution afin d'avoir une entité de travail cohérente en veillant à respecter les diversités et les particularités de chaque site mais en essayant lorsqu'il est possible d'uniformiser au maximum les procédures et les documents ;
·Etre l'interlocuteur privilégié de sa hiérarchie pour gérer en collaboration et de manière optimale toutes les problématiques liées à la fonction « Planification et Admissions hospitalisations » tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'institution dans le respect des orientations institutionnelles ;
·Etre amené à réaliser les tâches inhérentes au travail des Chefs d'équipe et des employés d'administration de la Planification et Admissions hospitalisations ;
·Etre le premier garant de l'encadrement du patient en ce qui concerne les règles d'application au service Planification et Admissions hospitalisations ;
·S'informer de la législation relative à la pratique quotidienne du service Planification et Admissions hospitalisations et s'assurer de l'intégration par les Chefs d'équipe et Employés d'administration des dispositions légales et réglementaires relatives à l'accomplissement de leurs missions liées à l'activité de son service ;
·Déterminer, en collaboration avec ses Chefs d'équipe et employés d'administration, les méthodes de travailler au sein de l'équipe ;
·Etre attentif à l'exécution des tâches administratives relatives à la prise en charge du patient (identification du patient, son assurabilité, son choix de chambre information relative aux tarifs, ...) ;
·Faire rapport mensuellement des activités chiffrées notamment le taux d'occupation de chaque unité de soins, le nombre d'admissions et des sorties ;
·Assurer toute tâche confiée par sa hiérarchie et en lien avec sa fonction.
Tâches managériales
·Développer une culture de service institutionnelle ;
·Garantir la tenue des entretiens de fonctionnement et d'évaluation des membres du personnel ;
·Participer aux recrutements des membres de l'équipe ainsi qu'à la définition des descriptions de fonction ;
·Veiller au développement professionnel de chacun des collaborateurs ;
·Veiller à une collaboration efficace avec les différents services de l'hôpital tant administratifs, qu'infirmiers et médicaux ;
·Veiller à l'instauration des relations efficaces avec les acteurs extrahospitaliers (Mutuelles, compagnies d'assurance, CPAS, ...) ;
·Accompagner le personnel dans les phases de changement ;
·Veiller au bien-être et à l'aspect motivationnel des équipes ;
·Etre à l'écoute des difficultés rencontrées par ses Chefs d'équipe et ses Employés d'administration dans leur pratique quotidienne et assurer la supervision direction des situations et problèmes qui lui sont soumis ;
·Gérer les problèmes liés aux relations du service Planification et Admissions hospitalisations avec les patients, les services hospitaliers et extrahospitaliers et si nécessaire, jouer un rôle de médiateur ;
·Assurer l'encadrement, l'intégration et la formation du nouvel agent dont il a la charge en concertation avec les Chefs d'équipe ;
·Assurer une formation continue des agents ;
·Animer les réunions d'équipe ;
·Remettre un avis quant à la pertinence de l'acceptation des stages, organiser la supervision et l'encadrement des stagiaires en concertation avec les Chefs d'équipe ;
·Assurer la continuité de la prise en charge patientèle selon les horaires repris le Règlement de Travail ;
·Garantir la bonne communication ascendante et descendante ;
·Garantir le respect des horaires et de la répartition équitable de la charge de travail entre les membres des équipes ;
·Maintenir et développer des outils de travail adéquats ainsi qu'un environnement favorable,
·Garantir la juste affectation du personnel en fonction des besoins du service ;
·Elaborer des procédures de travail et veiller au respect de celles-ci ;
·Participer à l'élaboration des prévisions budgétaires du service dont il a la responsabilité ;
·Veiller au respect du règlement de travail en vigueur au sein de l'Institution., Votre dossier de candidature devra se composer de votre lettre de motivation, votre curriculum vitae, votre diplôme ainsi que d'un travail rédactionnel de maximum 5 pages répondant aux questions suivantes :
·Comment voyez-vous la digitalisation du parcours patient dans les 5 à 10 ans ?
·Comment envisagez-vous de la rendre opérationnelle dans vos services ?
Lors de l'entretien avec le jury de sélection, il vous sera demandé de présenter oralement ce document de présentation pour une durée de +/- 15 minutes.

·Etre en possession d'un diplôme de l'enseignement supérieur de type court (graduat/ baccalauréat) en lien avec la fonction est requis.
·Avoir suivi une formation en management est un atout.
·Avoir suivi une formation en gestion de projet est un atout.
·Avoir une expérience professionnelle dans le secteur hospitalier ou mutuelliste de 2 ans est requis.
·Avoir une expérience professionnelle en gestion d'équipe est un atout.
·Avoir une expérience professionnelle en gestion de projet est un atout.
·Avoir des connaissances en informatique utiles à la fonction.