Campus de l'Ourthe Responsable logistique et administratif -

La Haute école libre mosane s'inscrit au cœur de la région liégeoise. Active dans le domaine de l'enseignement supérieur elle a comme mission la formation initiale, la recherche, la formation continuée. Comme acteur de formations, elle participe au développement de sa région dans les secteurs pédagogique, technique, social, économique et de la santé. Dans un esprit d'excellence, elle stimule et développe des pratiques pédagogiques innovantes, la créativité et l'esprit d'entreprendre.

Vous êtes membre de l'équipe de direction du Campus

En tant que responsable logistique et administratif des deux départements :

vous veillez à un soutien logistique (gestion du site dans son intégralité) aux différentes activités organisées sur le campus de l'Ourthe en ce qui concerne la formation initiale, continuée, la recherche et le service à la collectivité.
vous êtes en charge d'une équipe administrative pluridisciplinaire dont vous coordonnez et répartissez les tâches en toute autonomie. L'implication dans les deux départements se fait dans une vision transversale.

De ce fait, vous êtes la personne garante du bon fonctionnement logistique et administratif du campus au quotidien en concertation avec les directions de départements et de cursus.

Vous participez aux réunions CPPT, 1. Gestion du site :

Participation et suivi des réunions en lien avec la gestion du campus
Organisation et coordination des activités et évènements du site, des départements et des cursus tels que : Journées Portes Ouvertes, séance de remise des diplômes, réceptions diverses (gestion de l'agenda, mise à disposition des locaux, ...)
Lien organisationnel entre l'équipe administrative et les différents acteurs du campus
Conseil de l'équipe de direction du campus dans ses domaines d'action (améliorations, révision de procédures...)
Amélioration continue de l'infrastructure du site en ce compris la participation à la coordination des activités liées au nouveau chantier du campus et liens avec les différents acteurs de celui-ci

2. Gestion de l'équipe administrative :

Coordination, planification et suivi du travail de l'équipe administrative : création, mise en place et suivi d'instructions de travail, procédures administratives,
Participation au recrutement, aux entretiens de fonctionnement, à l'évaluation et la formation des membres du personnel administratif de l'équipe, intégration de nouveaux membres dans l'équipe,
Optimisation des outils de travail, de l'aménagement des espaces,
Rôle de veille par rapport au respect des différentes échéances et procédures
Organisation de réunions de coordination de l'ensemble de l'équipe administrative
Garant du bon fonctionnement administratif (back up, équilibre des charges de travail, s'assurer de la solidarité dans l'équipe)
Gestion du temps de travail de l'équipe (plannings, horaires, congés, récupérations, ...)
Encadrement et accompagnement de l'équipe : motivation, ouverture au changement, team building

Mobilité interne : Master ou bachelier avec une expérience de 5 ans dans la Haute école
Recrutement externe ; Master avec expérience professionnelle de 5 ans minimum
Une expérience en gestion d'équipe est un atout, Capacité de leadership et de gestion d'équipe
Capacité à décider en concertation
Polyvalence, pragmatisme et rigueur
Esprit critique et de synthèse
Capacités rédactionnelles
Capacité d'analyse, d'initiative, d'anticipation et de réactivité dans la résolution de dossiers
Capacité à utiliser les outils informatiques et à évoluer avec les nouvelles technologies

Atouts :

Connaissance des logiciels internes de gestion
Connaissances des matières relatives à l'enseignement supérieur
Connaissance du fonctionnement institutionnel de la Haute Ecole

Qualités humaines et relationnelles :

Sens de la communication et du contact
Maîtrise émotionnelle
Sens du rapport humain, de la concertation, diplomatie, négociation
Capacité à motiver son équipe
Flexibilité / disponibilité
Souci de la collecte et du transfert de l'information dans le respect de la confidentialité
Capacité à travailler de manière autonome et en équipe dans le respect de la hiérarchie
Sens de l'équité et de l'écoute
Capacité d'auto-formation
Ouverture d'esprit
Capacité à déléguer, Contrat statutaire : attaché niveau 1 ou adjoint administratif 2+ selon le titre/diplôme

Laurence Caré