« L’ambiance est unique. » (Barbara Boeckmeyer, logistics & printing officer Febiac)

À la FEBIAC, une équipe de huit personnes travaillent une année complète à l’organisation du Salon. Dès la fin du Salon, en février, les nouvelles règles de l’année suivante sont établies. Au mois de mai, le travail effectif sur le Salon suivant commence.

« Ceci est mon 27ème et dernier Salon » explique Barbara Boeckmeyer, responsable de la logistique et de l’impression. « J’ai commencé le 1er décembre 1988. Précisément un mois avant le Salon du Véhicule Utilitaire pour lequel je fus immédiatement impliquée. Le Salon du Véhicule Utilitaire attire moins de visiteurs, mais cela représente pour nous plus de travail, car l'organisation des salons Truck & Transport et Dream Cars doit se faire en même temps. »

QR-code

« Dès le mois de mai, je commence avec les offres des imprimeurs : affiches, dépliants et les autocollants que nous donnons aux exposants. Ensuite, je lance le dossier ‘tickets’. Depuis l’apparition des tickets avec code-barre, nous avons plus de travail qu’avant, lorsque nous imprimions des tickets avec un numéro de série. Cette année, nous avons créé une billetterie en ligne. Brussels Expo collabore avec une société française qui s’occupe notamment du ticketing de Roland Garros. Les tickets imprimés doivent être lisibles et être imprimés sur du beau papier. Les tickets online sont imprimés par les visiteurs et fonctionnent avec un QR-code utilisable sur leur GSM. Une nouveauté cette année que je considère comme une évolution positive. »

À partir de septembre, les animations, pistes et autres projets du Salon sont lancés. « Il y a beaucoup de choses à vérifier. Du mobilier est-il nécessaire ? Du catering ? C’est une de mes tâches. Un exemple ? Les youngtimers et la piste de roller du Palais 2. J’ai aussi engagé les hôtesses pour nos desks d’information qui se trouvent dans le Palais Astrid, Palais 3 et Palais 6. »

Déménagement

« Fin décembre, nous déménageons avec armes et bagages au Heysel pour un mois. Tout doit être là : de l’essuie-tout aux dossiers en passant par les verres. Nous créons un nouveau bureau. Chaque membre de l’équipe a de nombreuses tâches désignées. L’enjeu est énorme et chacun tente d’optimiser la collaboration. Nous ne travaillons pas en vase clos, nous sommes en contact constant. »

Barbara s'arrêtera le 1er août et cèdera la place à ses collègues, Marcia Meert et Frédérique Peeters qui, cette année déjà, ont géré le ticketing online. « Nous prenons le temps de transmettre tous les dossiers. Cela fait un an qu’ils m’accompagnent pour apprendre sur le tas. Lorsque vous devez résoudre un problème inopiné, il est parfois intéressant de se souvenir des solutions passées que de devoir consulter les rapports passés.

« Ce qui va me manquer ? Les collègues. Mais aussi l’ambiance du Salon qui est unique. C’est stressant, mais ce sont d’heureux moments. Le moment est passionnant et, après le Salon, vous ressentez cette satisfaction que tout a parfaitement fonctionné. »

Lisez aussi:

Véronique Martin, marketing manager SEAT : « En dix jours, tout est construit pour être prêt lorsque les portes s’ouvrent. » 

(rvdb) - Source : Febiac / Vroom.be