En principe les coûts que vous engendrez avec votre voiture privée pour vous rendre au travail et retourner à la maison ne sont pas des frais propres à l’employeur. Il n’y a aucune réglementation nationale sur le remboursement de ces frais, même s’il en existe bien au niveau d’un secteur, d’une entreprise ou même dans une convention individuelle de travail.

Qui paie le surcoût alors ?

L’employeur décide lui-même combien il prévoit mais la plupart des entreprises appliquent en termes d’indemnités domicile-lieu de travail le maximum déductible : 350 euros. Ces montants sont déterminés en début d’année selon une série de paramètres, les prix du carburant y compris. Pour cette année, ils sont donc déjà fixés. Si vous roulez avec votre propre voiture, c’est donc vous qui dépenserez plus. Il n’en est pas de même pour les travailleurs disposant d’une voiture de société. Souvent l’employeur signe un contrat dans lequel il prévoit en plus de la voiture une carte carburant. Dans la plupart des cas, l’usage de cette carte carburant n’est pas limité à ce sujet. Dans ce cas, c’est l’employeur qui assume la hausse des prix du carburant.

Qui paie les impôts ?

Une autre possibilité est d’introduire dans votre déclaration fiscale vos coûts de transport domicile-lieu de travail comme frais professionnels. Depuis 15 ans déjà, les ‘frais réels’ que vous encourrez avec votre propre voiture sur le trajet domicile-lieu de travail sont fixés à 15 euro cents par kilomètre. Dépenses que vous pouvez considérer comme frais professionnels à condition que vous les prouviez. Mais cela n’a naturellement de sens que si les frais réels sont supérieurs au forfait légal dont vous bénéficiez automatiquement en tant que travailleur. Attention ; si vous déduisez vos frais professionnels réels sur votre déclaration d’impôts mais n’en justifiez pas les frais réels, vous serez entièrement imposé sur votre indemnité domicile-lieu de travail. Si votre indemnité est supérieure à ce que vous payez vous-même, vous serez taxé sur la différence.

Enfin, vous pouvez aussi recevoir une indemnité pour autres frais de déplacements liés au travail, que vous rouliez en voiture, en moto ou en vélomoteur, comme pour des visites en clientèle. Depuis le 01 juillet 2015, cette indemnité s’élève à 0,3412 euro le km. Ensuite elle sera adaptée à l’index des prix à la consommation. Elle fait partie des ‘frais propres à l’employeur’ et n’est pas considérée comme salaire. Vous ne devez donc payer dessus ni cotisation sociale ni impôt.