De directie Onderwijs en Studentenbeleid maakt deel uit van de Centrale Diensten van Hogeschool PXL. Ze is vanuit een innovatief studentgecentreerd en ICT-gericht onderwijsbeleid verantwoordelijk voor de ontwikkeling van praktijkgeïntegreerde opleidingsprogramma’s, de realisatie van een ruim en flexibel onderwijsaanbod en de vorming van onmiddellijk inzetbare excellente professionals.
De directie Onderwijs en Studentenbeleid maakt gebruik van haar onderwijskundige expertise om de opleidingen te adviseren, te begeleiden en te ondersteunen met betrekking tot onderwijsontwikkeling & -innovatie, onderwijsorganisatie, onderwijskwaliteitszorg, internationalisering, studentenbegeleiding en studentenvoorzieningen.
De dienst Studentenadministratie en Onthaal maakt deel uit van de Directie Onderwijs en Studentenbeleid en staat in voor het beheer van de administratieve dossiers van de studenten van Hogeschool PXL. We zorgen voor hun (her)inschrijving, de studietrajecten, de publicatie van de resultaten, het maken van de diploma’s enzovoort. Daarnaast vormt het onthaal het centrale aanspreekpunt voor studenten en bezoekers, waar we hen informeren, doorverwijzen en helpen bij algemene vragen over hun traject aan Hogeschool PXL.
De directie Onderwijs en Studentenbeleid maakt gebruik van haar onderwijskundige expertise om de opleidingen te adviseren, te begeleiden en te ondersteunen met betrekking tot onderwijsontwikkeling & -innovatie, onderwijsorganisatie, onderwijskwaliteitszorg, internationalisering, studentenbegeleiding en studentenvoorzieningen.
De dienst Studentenadministratie en Onthaal maakt deel uit van de Directie Onderwijs en Studentenbeleid en staat in voor het beheer van de administratieve dossiers van de studenten van Hogeschool PXL. We zorgen voor hun (her)inschrijving, de studietrajecten, de publicatie van de resultaten, het maken van de diploma’s enzovoort. Daarnaast vormt het onthaal het centrale aanspreekpunt voor studenten en bezoekers, waar we hen informeren, doorverwijzen en helpen bij algemene vragen over hun traject aan Hogeschool PXL.
Ondersteuner /Onthaalmedewerker Studentenadministratie en Onthaal
Functieomschrijving
Als ondersteuner/onthaalmedewerker bij de dienst Studentenadministratie en Onthaal sta je enerzijds in voor het onthaal van en eerstelijnscontacten met de studenten maar ook van het onderwijzend personeel en derden. Daarnaast sta je de dossierbeheerders administratief bij in hun dagelijkse taken. Je kan de nodige informatie / documenten verstrekken en/of gericht doorverwijzen naar betrokken diensten.
Je bent verantwoordelijk voor de volledige administratieve verwerking van VDAB dossiers voor de aan jouw toegewezen opleidingen. Je pleegt hier op regelmatige tijdstippen overleg met VDAB medewerkers.
Daarnaast biedt je ondersteuning bij student gerelateerde administratieve taken en onthaal :
Jouw tewerkstelling zal bestaan uit een werkweek van 38u, waarvan 15u te presteren in de avonduren op maandag, dinsdag en donderdag.
Je bent verantwoordelijk voor de volledige administratieve verwerking van VDAB dossiers voor de aan jouw toegewezen opleidingen. Je pleegt hier op regelmatige tijdstippen overleg met VDAB medewerkers.
Daarnaast biedt je ondersteuning bij student gerelateerde administratieve taken en onthaal :
- Uitvoeren van alle administratieve stappen bij het inschrijven van de studenten.
- Behandelen van aanvragen tot laattijdige inschrijving.
- Behandelen van aanvragen tot toelating op basis van bijzondere toelatingsvoorwaarden.
- Samenstelling en opvolging van (elektronische) studentendossiers in Bamaflex.
- Verwerking en opvolging van de afwezigheid van studenten.
- Opvolging en verwerking individuele trajecten, faciliteiten, vrijstellingen, ….
- Puntenadministratie.
- Voorbereiding deliberaties.
- Administratieve opvolging bij het afsluiten van de dossiers na proclamatie of uitschrijving.
- Aanvragen tot studievoortgangscontrole.
- Je bent verantwoordelijk voor de telefonie, het onthaal en daaruit voortvloeiende correspondentie en verwerking van documenten.
- Je beantwoordt eerstelijnsvragen per telefoon en/of per mail of je kan ze op efficiënte wijze doorverwijzen.
- Je verwerkt van afwezigheidsattesten van studenten.
- Ingaven curriculum tabellen.
- Medewerking bij infodagen.
- Ondersteuning van de administratie m.b.t. de mobiliteiten.
- EHBO.
Jouw tewerkstelling zal bestaan uit een werkweek van 38u, waarvan 15u te presteren in de avonduren op maandag, dinsdag en donderdag.
Profiel
Wat zijn extra troeven?
Wat zijn jouw talenten?
Dan bezit jij de “X-factor” en nodigen wij jou graag uit om te solliciteren.
WAT VERWACHTEN WE VAN JOU?
- Je beschikt over een hands-on mentaliteit en werkt altijd klant- en resultaatgericht.
- Je kan goed zelfstandig functioneren en schrikt er niet voor terug om ’s avonds alleen het onthaal te verzorgen.
- Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en weet prioriteiten goed te stellen.
- Je ziet werk en kan proactief aan de slag gaan.
Wat zijn jouw talenten?
- Als administratief medewerker kan je autonoom administratieve taken plannen en uitvoeren die je aangereikt worden. Je bent in staat om complexe regelgeving toe te passen in je taakuitvoering.
- Je kan vlot werken met diverse ICT-toepassingen (Microsoft Office, Excel, Bamaflex, …).
- Je werkt nauwgezet en efficiënt, ook in stressvolle situaties.
- Je bezit een heldere manier van communiceren, die je efficiënt kan aanpassen naargelang de aard van de boodschap en de doelgroep en je hebt een basiskennis Engels.
- Je hebt notie van EHBO of je bent bereid om hier interne opleidingen te volgen.
Dan bezit jij de “X-factor” en nodigen wij jou graag uit om te solliciteren.
WAT VERWACHTEN WE VAN JOU?
- Je bent in het bezit van een bachelor diploma (of hiermee gelijkgesteld) bij voorkeur in een administratieve richting.
- Een eerste ervaring in een gelijkaardige onderwijs- en/of administratieve functie is een plus, maar geen must.
- Je voldoet aan de taalvereisten .
Aanbod
- Individuele hospitalisatieverzekering
- Tussenkomst openbaar vervoer
- Fietsvergoeding
Aanstelling
De contractuele aanstelling van onbepaalde duur kan ingaan vanaf 01/04/2026 (in functie van jouw beschikbaarheid).
Salarisschaal
De inschaling gebeurt op bachelor niveau (salarisschaal B11)
Voor meer informatie: Toon website
Je vindt het bruto geïndexeerd maandsalaris in de kolom 'maandsalaris'.
Naast anciënniteit in de openbare sector kan ook relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige worden toegekend, conform de Codex Hoger Onderwijs. De maximum toegekende anciënniteit voor deze functie bedraagt 5 jaar, tenzij de automatisch toegekende beroepservaring deze termijn overschrijdt. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en onderzoek van het volledige dossier. De anciënniteitsbepalingen en aanstellingsmodaliteiten voor interne kandidaten zoals eerder verworven, blijven behouden.
Bijkomende voordelen
De contractuele aanstelling van onbepaalde duur kan ingaan vanaf 01/04/2026 (in functie van jouw beschikbaarheid).
Salarisschaal
De inschaling gebeurt op bachelor niveau (salarisschaal B11)
Voor meer informatie: Toon website
Je vindt het bruto geïndexeerd maandsalaris in de kolom 'maandsalaris'.
Naast anciënniteit in de openbare sector kan ook relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige worden toegekend, conform de Codex Hoger Onderwijs. De maximum toegekende anciënniteit voor deze functie bedraagt 5 jaar, tenzij de automatisch toegekende beroepservaring deze termijn overschrijdt. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en onderzoek van het volledige dossier. De anciënniteitsbepalingen en aanstellingsmodaliteiten voor interne kandidaten zoals eerder verworven, blijven behouden.
Bijkomende voordelen
- Een boeiende en uitdagende functie in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving met ruimte voor het opnemen van verantwoordelijkheden en oog voor het verder ontwikkelen van jouw talenten.
- Uitgebreide vormingsmogelijkheden o.a. via SyntraPXL en PXL-NeXT.
- Mogelijkheid tot het opdoen van internationale ervaringen.
- Diverse netwerkmomenten met het werkveld.
- 100 % terugbetaling van het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer & fietsvergoeding.
- Toegang tot digitale tools en resources die je werk vergemakkelijken en je productiviteit verhogen.
- Maandelijkse connectievergoeding.
- Cambio huurwagen voor dienstverplaatsingen.
- Interessante voorwaarden in onze door Gault&Millau bekroonde catering.
- Aantrekkelijke vakantieregeling.
- Hospitalisatieverzekering aan een voordelig tarief.
- Tal van andere personeelsvoordelen aangeboden via Benefits@work.
Praktische informatie
HOE SOLLICITEER JE?
Ten laatste op 6/01/2026 bezorg je ons via onze elektronische sollicitatietool Open website
jouw cv, diploma’s, motivatiebrief … Je kan rekenen op een discrete behandeling van jouw sollicitatie.
Selectieprocedure
Ten laatste op 6/01/2026 bezorg je ons via onze elektronische sollicitatietool Open website
jouw cv, diploma’s, motivatiebrief … Je kan rekenen op een discrete behandeling van jouw sollicitatie.
Selectieprocedure
- Preselectie op basis van CV en motivatiebrief is mogelijk en afhankelijk van het aantal kandidaten.
- Kandidaten die op basis van CV en motivatiebrief geselecteerd zijn voor deelname aan het selectieproces, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek op 13/01/2026.
- Je voldoet bij indiensttreding aan de algemene toelatingsvoorwaarden zoals bepaald in de Codex Hoger Onderwijs.
- Via deze vacature leggen we ook een Talentenpool aan.