Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Management assistant / secretariaat' jobs in Antwerpen
Wil jij werken in een jong, dynamisch team dat de energietransitie versnelt? Bij dit studiebureau gooi je het stoffige consultancy-imago overboord: ze werken met startups en innovatieve spelers in de energie- en bouwwereld. Moderne technologieën, frisse ideeën en volop ruimte voor ontwikkeling staan hier centraal.
Office manager
Functieomschrijving
In deze functie van OFFICE MANAGER neem en krijg je heel wat verantwoordelijkheden.
Heb je zin om proactief mee te denken met een jong en dynamisch team?
Dan zijn dit je verantwoordelijkheden:
Office Management:
- Je zorgt voor een correct verwerking van de post
- Je bent de 1e lijn telefoon
- Je bestelt kantoorbenodigdheden
- Iets kapot of iets nodig? Jij zorgt ervoor dat dit terug in orde komt
HR ondersteuning:
- Je verzorgt mee de onboarding van nieuwe collega's: 2 à 3 mensen per jaar
- Je ondersteunt bij HR-administratie zoals loonverwerking, opvolging mobiliteitsbudget, fietsleasing
- Je plant evaluatiegesprekken in
- Je schrijft de interne policy
Ondersteuning kleinere dossiers:
- Je maakt offertes op voor kleinere projecten (vooral in de particuliere markt), zorgt voor structuur en bewaakt het budget per dossier.
- Je zet sales deals op in Teamleader en volgt deze op tot zowel het ondertekenen als het administratief in orde brengen in het systeem, zodat het dossier opgestart kan worden.
- Zodra het project klaar is voor uitvoering, geef je alle nodige info door aan de planner.
Ondersteuning rond EPB-dossiers:
- Je beheert de administratieve opvolging van EPB-verplichtingen (de energieprestatieregelgeving) en zorgt dat alles conform de overheidscontroles is.
- Dankzij onze deels geautomatiseerde portal kan de klant zijn dossier digitaal beheren, documenten opladen en bijvoorbeeld een architect toevoegen.
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten, zowel per mail als telefoon, en biedt hen duidelijke antwoorden.
Ondersteuning boekhouding:
- Je koppelt inkomende facturen (tot €5.000) aan het boekhoudpakket en verzorgt de betaling.
- Je helpt bij cashflowplanning en voor- en nacalculatie,
- Je werkt mee aan het opzetten van een dashboard om cijfers overzichtelijk te maken.
- Je denkt proactief mee over interne verbeteringen, zoals AI-toepassingen (bijvoorbeeld automatische verslaglegging) en doorschakeling van telefoons.
- Een teambuilding op de planning? Je vraagt zelf offertes op en pakt interne projecten aan.
Kortom een ruime functie met veel verantwoordelijkheden!
Profiel
Dit heb je nodig voor de job
Voor deze functie van OFFICE MANAGER zoeken we volgend profiel:
- Je hebt een Bachelor diploma behaald in een administratieve - boekhoudkundige richting
- Je hebt bij voorkeur reeds een eerste ervaring
- Je spreekt vlot Nederlands, kennis Frans en Engels is een pluspunt
Daarnaast ben je:
- Hands-on
- Zelfstandige werker
- Nauwkeurig in je werk
- Iemand die graag meedenkt met het bedrijf en processen wil optimaliseren
- Communicatief
- Klantgericht
Aanbod
- Bedrijfswagen
Je loon en extralegale voordelen
Zo ziet je pakket eruit:
- afhankelijk van je ervaring, ligt je brutoloon tussen de 2000 en 3500 euro per maand
- je krijgt maaltijdcheques voor elke gewerkte dag
- je krijgt een groepsverzekering waarmee je extra spaart voor je toekomst
- je krijgt een hospitalisatieverzekering om je medische kosten te dekken
- je krijgt een onkostenvergoeding voor je extra kosten die bij je job horen
- je hebt een mobiliteitsbudget (voor een fiets, wagen,...)
- je krijgt een laptop voor je job die je ook thuis kan gebruiken
- je kiest zelf wanneer je start en stopt dankzij je flexibele uren, starten tussen 8u en 9u
Vakantie of vrije tijd nodig?
- 20 vakantiedagen, aangevuld met 3 extra dagen en 5 flexibele dagen via het flexplan
- Geen verplicht bouwverlof: jij bepaalt samen met het team wanneer je vrij neemt
- Jong team
- Mogelijkheid om de functie en het bedrijf mee vorm te geven
- Er komt een tafelvoetbal om tussen de middag te spelen met de collega's