Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Management assistant / secretariaat' jobs in Oost-Vlaanderen
Energieadviesbureau
Office Manager
Functieomschrijving
Ben jij de organisatorische spil die houdt van structuur, planning én vlot klantcontact?Dan ben jij misschien onze nieuwe officemanager! Je neemt een centrale, dynamische rol op binnen ons team. Jij zorgt voor overzicht, structuur en een warme dienstverlening. Concreet sta je in voor:
Communicatie & Klantcontact
- Je beantwoordt alle binnenkomende telefoons en bent het eerste aanspreekpunt voor klanten, notarissen, makelaars, architecten en aannemers.
- Je helpt klanten met veelgestelde vragen en bouwt geleidelijk een stevige basiskennis op van onze diensten.
Planning & Organisatie
- Je plant alle binnenkomende opdrachten efficiënt in.
- Je detecteert proactief mogelijke knelpunten zoals overvolle weken, dubbele afspraken of ontbrekende informatie.
- Je organiseert kleine interne events zoals afterworks, teambuildings en infosessies.
Administratie & Dossierbeheer
- Je zorgt voor een correcte administratieve voorbereiding van dossiers (EPC, asbest, EPB, …).
- Je beheert facturatie: versturen, opvolgen en controleren.
- Je archiveert documenten digitaal in Dropbox, CRM en Toolmaster.
- Je beheert voorraden, kantoorbenodigdheden en onderhoudt contacten met leveranciers.
HR & Sociale Media
- Je ondersteunt HR met personeelsadministratie, onboarding en registratie van verlof- en ziektedagen.
- Je beheert onze sociale media en zorgt voor een professionele en aantrekkelijke online uitstraling.
Profiel
- Je bent enthousiast, leergierig en begroet klanten altijd met een glimlach.
- Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
- Je bent sterk in plannen, organiseren en het bewaren van overzicht — ook wanneer dingen onverwacht veranderen.
- Je bent vlot en nauwkeurig met Microsoft Word en Excel (must).
- Je zoekt zelfstandig antwoorden op nieuwe vragen en leert snel bij.
- Je werkt graag in een klein, warm en betrokken team.
Aanbod
- Een functie met verantwoordelijkheid, inhoud en impact.
- Een hecht team waar iedereen zichzelf kan zijn en elkaar ondersteunt.
- Een volledig uitgeruste werkplek, met mogelijkheid tot thuiswerk.
- Doorgroeimogelijkheden op termijn, afhankelijk van jouw ambities.
- Een aantrekkelijk loonpakket op maat, afgestemd op jouw ervaring.
- Een 40-urenweek met 20 verlofdagen + 12 ADV-dagen.