Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Management assistant / secretariaat' jobs in Oost-Vlaanderen
Office Coördinator
Functieomschrijving
Waarom werken bij REFIBO?
Ben jij helemaal thuis in digitale accountancy en kriebelt het om je organisatietalent boven te halen? Word je blij van een strakke planning waarbij iedereen weet wat hij moet doen, en jij de touwtjes in handen hebt? Dan ben jij misschien onze nieuwe Office Coördinator!
REFIBO is een familiebedrijf met een menselijk karakter. Hier ben je geen nummer, maar een collega die écht meetelt en mee bouwt aan ons succes. We werken proactief, denken altijd een stap vooruit en zetten technologie slim in. Zo staan we dicht bij onze klanten én bij elkaar.
Om ons team te versterken zoeken we een Office Coördinator die zin heeft om zijn of haar expertise te gebruiken én verder uit te bouwen.
Wat mag je verwachten van jouw job als Office Coördinator?
Als Office Coördinator ben jij het kloppend hart van ons kantoor. Jij houdt overzicht, stuurt bij waar nodig en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.
Je dagen zien er veelzijdig uit. Je:
- volgt dossiers van klanten op en bewaakt deadlines.
- plant taken in voor collega’s via Admin-IS en houdt rekening met ieders expertise.
- bent het eerste aanspreekpunt voor klanten, zowel telefonisch als per mail.
- zorgt dat inkomende vragen bij de juiste collega terechtkomen en verwerkt dit in onze software.
- checkt prestaties van collega’s, vergelijkt met de planning en houdt deadlines strak in het oog.
- stuurt bij wanneer nodig, vastberaden maar altijd met humor en empathie.
- regelt de praktische voorbereiding van klantvergaderingen.
- maakt nieuwe klanten aan in ons systeem en beheert documenten, archief en facturatievoorbereiding.
- ondersteunt de bestuurder als rechterhand.
- denkt mee over optimalisaties en helpt nieuwe tools uitrollen.
- volgt sociale documenten op (ziektebriefjes, verlofaanvragen) en helpt bij de onboarding van nieuwe collega’s.
Kortom: jij bent de spilfiguur die zorgt dat iedereen kan doen waar hij goed in is.
Profiel
Wie ben jij?
We zoeken iemand die energie haalt uit organiseren én uit samenwerken met je toffe collega’s.
- Je hebt een diploma in Office Management (eventueel met Banaba Bedrijfsmanagement Accountancy), of een bachelor in Bedrijfsmanagement Accountancy (met Banaba Office Management). Ook een algemene bachelor met graduaat Accounting Administration komt in aanmerking.
- Je bent een echte people person: verbindend, communicatief en positief.
- Je motiveert je collega’s en brengt structuur in hun planning.
- Je bent klantgericht, denkt vooruit en stelt prioriteiten.
- Je hebt organisatietalent en analytisch inzicht, waardoor multitasken voor jou vanzelf gaat.
- Je bent helemaal mee met digitale tools en leert graag bij.
- Je kent het Officepakket door en door. Ervaring met vastgoedbeheersoftware is mooi meegenomen.
- Je blijft kalm onder druk en zorgt dat deadlines gehaald worden.
Aanbod
Wat mag je verwachten van ons?
Bij REFIBO investeren we niet alleen in onze klanten, maar ook in jou.
- Een vast contract van onbepaalde duur (deeltijds of voltijds, jij kiest).
- Twaalf extra ADV-dagen naast de wettelijke vakantiedagen bij een fulltime tewerkstelling.
- Marktconform loonpakket met maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering en een dertiende maand.
- Interne en externe opleidingen, een opleidingsbudget en begeleiding van een personeels- en organisatieverantwoordelijke. Ook ITAA-stagiairs worden actief ondersteund.
- Een innovatieve werkomgeving waar je digitale skills volop aangescherpt worden.
- Doorgroeimogelijkheden met degelijke structuur en coaching.
- Dagelijks samen lunchen, vers fruit, koude ijsjes en warme soepjes. Ons kantoor is vlakbij een gezellig parkje om even uit te waaien.
- Een warme, familiale sfeer met korte communicatielijnen en veel betrokkenheid.
Anderen bekeken ook