Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Management assistant / secretariaat' jobs in Vlaams-Brabant
.
Management Assistant Operations Member Comex
Functieomschrijving
De Missie
De hoofdmissie van de Management Assistant bestaat erin het dagelijks beheer van het directiecomitélid (ComEx) en het HR-team te optimaliseren, zodat zij zich kunnen concentreren op hun strategische prioriteiten en besluitvorming. De Management Assistant ComEx organiseert, coördineert en voert diverse (administratieve) taken uit binnen 3 hoofddomeinen:
- Administratief en organisatorisch beheer
- Communicatie en informatie
- Support en coördinatie
- Beheer van complexe agenda's, inplannen van afspraken en prioriteiten stellen.
- Logistieke organisatie: plannen van verplaatsingen en de logistieke kant van vergaderingen en evenementen.
- Voorbereiden en controleren van de agenda met betrekking tot vergaderingen en afspraken.
- Ondersteuning van andere ComEx-leden op het vlak van samenwerking en bijstand aan andere management assistants.
- Het werk van het team vergemakkelijken door te zorgen voor een vlotte en efficiënte administratieve, organisatorische en logistieke opvolging.
- Organisatie van evenementen: coördineren van directieseminaries, raad van bestuur of algemene vergaderingen.
- Opstellen van dragers, notuleren en schrijven van verslagen waar nodig.
- Opvolging van dossiers en deadlines.
- Filteren van oproepen en onthaal.
- Fungeren als aanspreekpunt voor andere ComEx-leden, externe partners en medewerkers.
- Beheren van oproepen, e-mails en verzoeken om enkel de dringende en relevante dossiers door te sturen (volgens de delegatie van het ComEx-lid).
- Eigen onafhankelijk oordeel gebruiken met betrekking tot reële of potentiële problemen en deze op eigen initiatief voorleggen aan de directie met suggesties voor actie.
- Interne communicatie faciliteren.
- Informatiebewaking: proactief verzamelen en synthetiseren van relevante informatie en data. Dossiers voorbereiden.
- Beheer van specifieke projecten.
- Ondersteuning bieden bij presentaties.
- Procesondersteuning: uitvoeren of initiëren van administratieve praktijken en procedures. Voorstellen doen tot vereenvoudiging.
- Vertalen van diverse documenten.
- Beheren van diverse administratieve processen.
- Beheren en opvolgen van facturatie (One Buy / Ariba) en andere processen, rapportering, …
- Discretie en vertrouwelijkheid: behandelen van gevoelige informatie met absolute discretie.
Profiel
Opleiding & Ervaring:
-
Tweetalig FR/NL, Engels is een pluspunt.
Competenties:
- Moed & Initiatief: Proactief informatie zoeken, problemen identificeren en oplossingen voorstellen.
- Verantwoordelijkheid: Zorgen voor de correcte toepassing van procedures en verantwoordelijkheid nemen voor eigen acties.
- Probleemoplossing: Operationele ondersteuning bieden en onmiddellijke oplossingen vinden voor dringende zaken.
- Communicatie: Efficiënt in zowel mondelinge als schriftelijke communicatie.
- Planning: Beheer en planning van activiteiten (inclusief backtiming).
- Aanpassingsvermogen: Snel schakelen bij nieuwe werkmethode of onvoorziene omstandigheden; stressbestendig met respect voor deadlines.
- Analytisch vermogen: Structurele fouten kunnen detecteren en oplossen.
- Klantgerichtheid (Commitment): Elke interactie zien als een kans voor een positieve ervaring.
- Nauwkeurigheid: Oog voor detail en kwalitatieve uitvoering.
Aanbod
- Bedrijfswagen
Aanbod
- Een voltijds contract van onbepaalde duur (CDI).
- Een marktconform salaris en interessante extralegale voordelen:
- bedrijfswagen of mobiliteitsbudget
- smartphone en abonnement
- maaltijdcheques
- kortingen op je boodschappen bij Carrefour
- cafetariaplan en cadeaucheques
- groeps- en hospitalisatieverzekering
- fietsleasing (na 1 jaar dienst)
- kortingen en voordelen op vrijetijdsbesteding, enz.
- Smart Way of Working: flexibele werkuren en een goede balans tussen werk en privé.
- Opleidingen op maat en reële doorgroeimogelijkheden.
- Een boeiende functie bij een van de grootste Europese retailers.
Plaats van tewerkstelling
