Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Administratief bediende' jobs in West-Vlaanderen
Administratief medewerker Facility en Aankoop (C1-C3)
Functieomschrijving
Secretariaat
Fungeren als aanspreekpunt voor internen/externen en instaan voor een goede communicatie met het zonaal magazijn, de werkplaatsen, de financiële dienst, lokale aanvragers en externe leveranciers.
In samenwerking met collega’s dienst Facility & Aankoop:
- Opvolgen van (interne) post en mailbox van dienst Facility en Aankoop.
- Organisatie en verslaggeving van diverse werkgroepen.
Besteladministratie
De medewerkers van de dienst Facility & Aankoop zien toe op een correcte aankoopprocedure en op de naleving van de wetgeving rond overheidsopdrachten.
Administratieve ondersteuning bieden voor besteladministratie:
- Verwerken van aanvragen tot bestelling.
- Praktische organisatie en uitvoering van nieuwe bestellingen/contracten in overleg met de betrokken dienst en leverancier.
- Opmaken van marktbevragingen: opvragen van offertes aan leveranciers en vergelijking van offertes.
- Opvragen van nodige documenten voor dienst Preventie en Bescherming op het Werk.
- Opmaken van bestelaanvragen/bestelbonnen in het boekhoudprogramma.
- Opvolgen van bestellingen en signaleren van problemen aan leveranciers, diensthoofden en collega’s.
- Leveringsbonnen koppelen met correcte bestelbon, registreren en archiveren.
- Validatie van facturen: controle prijzen (conform bestelbon/contract/raamovereenkomst), nagaan goederen geleverd of werken uitgevoerd, levering conform gemaakte afspraken, index correct toegepast, opvragen van creditnota’s.
Administratie contractbeheer
- Inventariseren van lopende contracten: invoeren van contractgegevens (o.a.. leverancier, looptijd, budget,…)
- Raamovereenkomsten, contracten en besluiten van het zonecollege raadplegen.
- Opvolgen van de budgetten van de verschillende contracten.
Profiel
Wie zoeken we:
- Je staat in voor het correct uitvoeren van diverse administratieve taken en je wil neuzen in facturen, contracten, collegebesluiten, offertes…
- Je hebt oog voor detail en je werkt ordelijk en georganiseerd. Je kan de facturen controleren en nauwkeurig vergelijken met contractinformatie.
- Je bent een teamplayer, je helpt je collega’s met de besteladministratie en je springt bij om marktverkenning uit te voeren en facturen te controleren.
- Maar je kan ook zelfstandig werken en initiatief nemen.
- Je bent flexibel en klantvriendelijk en je bent het (telefonisch) aanspreekpunt voor zowel burgers, bezoekers, leveranciers en/of collega’s.
- Je beschikt over de nodige pc-kennis en je werkt vlot met Word en Excel en kan je snel nieuwe softwareprogramma’s eigen maken. Ervaring met boekhoudingssoftware van Cevi is een pluspunt.
- Je hebt affiniteit met cijfers en kennis of ervaring met facturatie, financiële gegevens en boekhoudkundige documenten is een pluspunt maar geen vereiste.
Aanbod
Ons aanbod:
- Een gevarieerde job binnen een warm team.
- Je wordt aangeworven met een voltijds contract van bepaalde duur, in het kader van de vervanging van een collega die langdurig afwezig is.
- Een basisloon tussen 2.396 euro en 4.386 euro BRUTO geïndexeerd (met maximale anciënniteit)
- Een gezonde balans tussen werk en privé door een glijdend uurrooster en de mogelijkheid tot telewerk.
- Extralegale voordelen zoals
- Maaltijdcheques
- Fietsvergoeding
- Gratis openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer
- Minstens 30 jaarlijkse vakantiedagen
- 14 betaalde feestdagen
- Eindejaarstoelage
- Tweede pensioenpijler
- Onkostenvergoeding voor thuiswerk
- Een takenpakket binnen een groeiende organisatie waarin je de mogelijkheid hebt om de nodige verantwoordelijkheid binnen je takenpakket op te nemen.
Anderen bekeken ook