Assistant.e Administratif.ve 1/2 temps

La Croix-Rouge est la plus grande organisation humanitaire dans le monde. En Belgique, elle mobilise 1 900 salariés et 12 000 bénévoles. La mission de la Croix-Rouge de Belgique est de venir en aide aux gens partout et aussi ici en Belgique. Son implication locale, à travers notamment le Département Secours, est majeure.

La Croix-Rouge de Belgique vous offre

De par votre position centrale, vous soutenez avec professionnalisme et savoir-faire les différents besoins administratifs de notre équipe de direction.

Une fonction faite d'intensité, de contacts, de suivis, de responsabilités adminsitratives au sein d'un département dynamique et convivial dont la raison d'être est le soutien à la population en état ou à risque de vulnérabilité des suites de situations d'urgence sur l'ensemble du territoire wallon, et de cans des domaines de la santé physique et mentale.

Un environnement de travail agréable et bienveillant. Vous collaborez avec des équipes impliquées, dynamiques et engagées composée de 30 salarié.e.s au niveau de la coordination secours, 180 ambulanciers salariés et quelques 1.400 volontaires., Un poste essentiel de soutien administratif, visant dans chaque action la qualité et le sens du service rendu.
Un métier qui combine à la fois autonomie et travail d'équipe.
Prestations en mode hybride : présentiel et distanciel.

Le Département Secours de la Croix-Rouge de Belgique est un intervenant majeur lors de situations d'urgence collective ou le déclenchement de plans « Catastrophes ».

Nous assurons le transport urgent (112) de patient·es, ainsi que le transport médico-sanitaire non-urgent (105) - en ambulance ou à l'aide d'un véhicule adapté aux personnes à mobilité réduite. Nous mettons également en place des Dispositifs Médicaux Présentifs (DMP) lors de manifestations de petite et de très grande ampleur, telles qu'un festival, un match de football, une course automobile, etc.

Grâce au Service d'Intervention Psychosociale Urgente (SISU), nous assurons un soutien psychosocial aux victimes de catastrophe ou de désastre, à leurs familles et aux témoins afin de restreindre l'impact, l'étendue ou la durée des traumatismes. Pas moins de 15 Centres de Secours sur le territoire de la Région Wallonne qui assurent tout au long de l'année ces différentes missions.

La coordination est basée à Namur Centre, votre lieu d'activité., Le Pôle Administratif du Département Secours de la Croix-Rouge de Belgique apporte son support à l'équipe de Direction du Département et aux Responsables des différentes thématiques, dans la gestion et l'organisation quotidienne du Département. L'équipe est également un support aux centres de Secours dans certaines tâches prédéfinies (voir infra).

Le Pôle Administratif est constitué de 3 Assistant.e.s Administratifs.ve, chacun.e.s ayant en dehors des tâches communes, un soutien spécialisé dans un domaine spécifique : Sisu, Direction, Opérations.

En ce qui concerne les tâches administratives communes, chaque membre de l'équipe en sera conjointement responsable sans membre référent., Sous la responsabilité de la Direction du Département Secours, vous intervenez avec des niveaux de responsabilité divers dans les tâches ci-après, classées par thématique, en lien avec la structure du Département Secours.

Soutien spécialisé - Direction

Vous soutenez l'équipe de direction dans des tâches administratives diverses et variées, telles que :

Assister les membres de la direction dans leurs tâches quotidiennes et en particulier le Directeur de département : agenda des gardes, organisation de diverses réunions, séminaires à la demande de la direction, maintien de validité des certificats eHealth et au besoin assistance au renouvellement de ceux-ci. Il.elle gère les agendas électroniques et différentes boîtes mails de la direction
Etre la personne de contact privilégiée pour les différents départements de la CRB et les Centres de Secours en matières administratives générales.
Soutenir le.la Responsable Projets Transversaux & Spéciaux dans la réponse aux marchés publics et veiller à ce que les documents juridiques soient toujours disponibles et à jour.
Vérifier les dépenses Belfius pour tous les Centres de Secours et assurer le réapprovisionnement des comptes (si nécessaire)
Constituer le premier point de contact pour les signatures des documents légaux.
Veiller à une a gestion documentaire du département : classement précis, ordonné, clair et partagé et connu de l'ensemble des membres du département en s'appuyant sur les ressources existantes dans chaque thématique (Responsable de Service)
Gérer les commandes de petit matériel et fournitures de bureau (Lyreco et Red shop) pour l'ensemble du Département
Suivi des plaintes au niveau opérationnel (DMP, TNU, TU) avec la mise en place d'une réunion mensuelle pour le recueil des actions relatives à la gestion et aux suivis de celles-ci par les intervenants.

Tâches administratives communes

Gestion par les 3 Assistant.e.s Administrati.f.ve.s des tâches communes ci-après afin qu'elles soient assurées en tout temps.

Mise en place d'un système de back-up pour les tâches administratives communes et les soutiens spécialisés.
Accueillir, recevoir et renseigner les visiteurs, fournisseurs, clients, etc.
Réceptionner, filtrer et transmettre les appels téléphoniques entrants et en assurer le suivi si dans votre champ de compétence ; le cas échéant noter et transmettre les messages aux destinataires concernés
Réceptionner, filtrer et distribuer les courriers papiers et électroniques, en ce compris ceux du CE, CPPT et du SIPP pour les CS
S'assurer de l'organisation, du classement et de la bonne gestion documentaire du département à l'exception du RH pour des raisons de déontologie.
Vérifier, transmettre et le cas échéant valider (sous la responsabilité du responsable de thématique) les frais réels et forfaitaires des volontaires (version papier) aux différents responsables de service
Rédiger des PVs lors de réunions diverses : prise de note et mise en forme
Rédiger et proposer des procédures administratives spécifiques à chacune des thématiques : Direction, Sisu, Opérations.
Fournir les tableaux récapitulatifs (KPI) à intervalle régulier (planning à définir)

Idéalement, disposer d'une formation de secrétaire de direction ou équivalence par l'expérience professionnelle
Expérience probante de minimum 3 ans dans une fonction administrative à tâches multiples et variées ; une première expérience dans une fonction de secrétaire de direction est un atout réel
Rigueur, précision, discrétion et conscience professionnelle font partie de vos qualités de base
Excellente proactivité, adaptabilité et résistance avérée au stress
Sens du service, des responsabilités et esprit d'équipe présents au quotidien
Excellentes compétences d'expression verbale et écrite du français ; la connaissance de l'allemand, du néerlandais et/ou de l'anglais est un atout
Maîtrise de la suite MS Office
Faire preuve d'autonomie et de réelles initiatives dans les tâches et responsabilités qui sont les vôtres
Esprit d'analyse et de synthèse
A l'aise dans la gestion des priorités et des urgences en faisant la distinction entre l'urgent et l'important
Etre doté de la flexibilité de travail suffisante face à une organisation en mouvement permanent
Adhérer aux principes et aux valeurs de la Croix-Rouge et en présenter une image positive