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Envoyez-moi des emplois de 'Assistant de gestion / secrétariat' - Bruxelles
Le Palais des Beaux-Arts de Bruxelles (Bozar) est une maison d’art dynamique au cœur de l’Europe. C’est un organisme vivant au cœur d’une ville cosmopolite, qui accueille dans son bâtiment art déco des artistes de Belgique et du monde entier. Nous faisons vivre côte à côte arts visuels, musique, cinéma, performances, littérature et débats d’idées et accueillons environ 750.00 visiteurs par an. Afin de soutenir notre fonctionnement quotidien, nous recherchons un·e Assistant to the CEO.
Assistant to the CEO
Description de la fonction
En tant qu’Assistant to the CEO, vous jouez un rôle clé dans le soutien au CEO et au Comité Exécutif. Vous êtes une personne de confiance, disposez d’un talent d’organisation et de coordination, capable à veiller au parfait déroulement des processus en coulisses. Vous combinez compréhension des enjeux stratégiques, discrétion et efficacité organisationnelle. Vos missions sont les suivantes :
Gestion d’agenda et planification
Support administratif
Gestion et optimisation de la base de données protocolaire
Gestion d’agenda et planification
- Vous coordonnez et gérez un agenda complexe et planifiez des rendez-vous et réunions avec des parties prenantes internes et externes.
- Vous faites le lien entre le CEO, le management et les parties prenantes externes. Vous facilitez la coordination, préparez les réunions et veillez à la cohérence de la communication et du suivi.
- Vous organisez les déplacements nationaux et internationaux du CEO ainsi que des membres de son département.
Support administratif
- Vous préparez des documents, invitations et présentations.
- Vous rassemblez les documents, dossiers et informations pertinents pour les réunions du CEO.
- Vous assurez le suivi administratif des bons de commande et des notes de frais.
Gestion et optimisation de la base de données protocolaire
- Vous gérez et actualisez la base de données protocolaire et veillez au respect des consignes formelles lors de l’envoi de documents et d’invitations.
- Vous analysez la base de données quant à son exhaustivité, sa cohérence et sa pertinence, et formulez des propositions d’actions d’amélioration.
- Vous veillez au respect des règles protocolaires et des hiérarchies formelles dans la communication externe, les invitations et la correspondance officielle.
- Vous soutenez le CEO dans l’identification des parties prenantes prioritaires et assurez un suivi structuré des contacts et engagements.
- Vous êtes responsable de l’accueil lors de certains événements officiels
Profil
- Vous disposez d’un diplôme de bachelier ou de master, ou équivalent par expérience.
- Vous travaillez avec une grande précision et de manière structurée.
- Vous êtes une personne proactive, discrète et résistante au stress.
- Vous communiquez de manière claire et professionnelle.
- Vous travaillez de façon autonome et gardez une vue d’ensemble dans un environnement complexe.
- Vous avez une excellente maîtrise de MS Office. La connaissance d’autres outils (Odoo, système de billetterie) constitue un atout.
- Vous avez une excellente maîtrise du français et du néerlandais, ainsi qu’une très bonne connaissance de l’anglais.
- Vous avez un intérêt marqué pour le secteur culturel.
Offre
- Possibilité de travailler à domicile : 2 jours
- Assurance groupe
- Chèques-repas
- Smartphone
- Ordinateur portable
- Assurance hospitalisation pour la famille
- Intervention dans les frais de deplacement
- Coûts forfaitaires
- Congés rémunérés supplémentaires
- Travail à domicile
- Une fonction stimulante et variée au sein d’une organisation dynamique, où vous occupez un poste clé avec un impact direct au niveau stratégique, dans un environnement professionnel valorisant l’initiative.
- Un contrat à temps plein à durée indéterminée
- Des chèques-repas
- Une assurance groupe
- Une assurance hospitalisation après 6 mois
- Le remboursement intégral du trajet travail-domicile en transport public
- Dans la structure salariale interne du Palais des Beaux-Arts, cette fonction porte le titre ‘Administrative Officer’ et se situe en Classe 5 (sur 8).
Information pratique
Envoyez votre candidature (CV et lettre de motivation) pour le 24 mars 2026 à l’attention de Edwin Udding, HR Coordinator, Bozar, Rue Ravenstein 23, 1000 Bruxelles. Tél. : Afficher le numéro - Email : Afficher le formulaire de demande d'emploi
Bozar accueille la diversité des candidatures, sans distinction de sexe, religion, couleur de peau, nationalité, orientation sexuelle ou handicap. L’institution souhaite refléter la diversité de Bruxelles, tant parmi son personnel qu’auprès de son public. Bozar applique une politique d’égalité des chances et garantit un traitement équitable à toutes et à tous, en proscrivant toute forme de discrimination.
Bozar accueille la diversité des candidatures, sans distinction de sexe, religion, couleur de peau, nationalité, orientation sexuelle ou handicap. L’institution souhaite refléter la diversité de Bruxelles, tant parmi son personnel qu’auprès de son public. Bozar applique une politique d’égalité des chances et garantit un traitement équitable à toutes et à tous, en proscrivant toute forme de discrimination.