Assistant de gestion - télétravail

Cabinet de conseil international, situé à Zaventem

Tu souhaites faire partie d'une grande entreprise internationale qui a un impact important sur le monde ?

Tu viens d'obtenir ton diplôme ou tu as une première expérience en tant qu'assistant de direction dans une grande structure ? 

Tu souhaites lancer ta carrière ? 

Alors ne manque pas de postuler à cette offre d'emploi ! 

• Nous recherchons en effet un Management Assistant pour notre client situé à Zaventem (à l'aéroport). 
• En tant que Management Assistant, tu joues un rôle clé dans l'organisation quotidienne et le soutien opérationnel de ton équipe. En tant qu'assistant, tu es le premier point de contact pour nos clients, nos collègues et nos fournisseurs. Il est donc important que tu puisses communiquer efficacement et respectueusement dans différentes langues et que tu saches hiérarchiser les tâches suivantes :
• Gestion de l'agenda de l'équipe : programmation des appels et des réunions, réservation des salles de réunion et des restaurants, résolution des conflits d'agenda, etc ;
• Mise en forme et contrôle de la qualité des documents (présentations, propositions, lettres, etc.) ;
• Être la personne de référence pour ton équipe : tu connais notre entreprise et les clients de ton équipe, tu sais où obtenir certaines informations, quelles actions entreprendre dans telle ou telle situation, ... Tu es perçu comme leur sauveur et tu leur facilites la vie au travail !

Outre les tâches susmentionnées, un suivi administratif impeccable est nécessaire : 

• Soutien administratif : traitement des courriels entrants et sortants et de la correspondance, classement/archivage et numérisation des documents ;
• Gestion des appels : traitement des appels entrants internes et externes, prise de messages et filtrage des appels ;
• Gestion des propositions : mise en page et contrôle de qualité, préparation de la partie administrative (certificats, enveloppes, etc.) et garantie que la proposition est soumise dans les délais.

Tâches ad hoc : 

• Organisation d'événements pour les clients et l'équipe interne : toutes les dispositions pratiques telles que le lieu/les salles de réunion, la restauration, le parking, les badges, l'accueil des participants, etc ;
• Traduction et vérification des documents ;
• Organisation de voyages : réservation de vols, de trains, d'hôtels et de voitures.
• En fonction de tes propres intérêts, des rôles supplémentaires assumés par les membres de ton équipe et des besoins de ton équipe et de tes clients, tu pourras assumer des tâches supplémentaires telles que l'administration et le suivi de projets, l'aide à l'intégration, la participation à des réunions au cours desquelles tu rédiges des comptes rendus et assures un suivi étroit des points d'action discutés, des tâches liées aux ressources humaines telles qu'un rôle de compagnon pour les nouveaux assistants de gestion ou un rôle de mentor pour les stagiaires assistants de gestion, etc.
• Bref, une excellente occasion de donner forme à ta carrière.

Tu t'es enflammé à la lecture de la description du poste ?
Peut-être te reconnais-tu aussi dans le profil ci-dessous ?

• Tu es titulaire d'un diplôme de bachelier en Office Management ou dans un domaine similaire.
• Tu as de préférence une première expérience en tant que Management Assistant ;
• Une bonne connaissance du néerlandais, de l'anglais et du français est indispensable, tant à l'oral qu'à l'écrit ;
• Tu as une bonne maîtrise des applications MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) ;
• Tu es très précis(e), proactif(ve), communicatif(ve) et poli(e) ;
• Tu as d'excellentes capacités d'organisation et un sens aigu des responsabilités ;
• Tu as l'esprit d'équipe ;
• Tu es capable de traiter tous les contacts et toutes les informations avec la diplomatie et la discrétion nécessaires ;
• Tu es flexible dans des circonstances changeantes et tu résistes au stress.