E-mails : 6 conseils pour stopper le tsunami

On les repère facilement lors des réceptions ou des fêtes de famille : les esclaves de l’email regardent leur Smartphone avec la précision d’une horloge comme si à tout moment, ils s’attendait à recevoir un mail leur annonçant qu’ils avaient gagné au lotto.

De nos jours, cela devient commun d’estimer que les emails entrants déterminent notre journée de travail. Nous faisons peu d’autre chose qu’exécuter des missions qui prennent place en pleine avalanche de mails. Plus grave encore, certains sont devenus carrément s dépendants et regardent 30 fois par jour l’arrivée de mails. La comparaison avec la dépendance au poker n’est pas si dénuée de sens et en plus, les media sociaux devenus si nombreux accentuent encore le problème.

Le multitasking est mortel

En résumé, nous nous laissons conduire en voiture plutôt que prendre place devant. Nous sommes passagers plutôt que pilote. La journée est découpée en blocs de très brefs instants car il faut toujours parer au plus pressé et vite terminer quelque chose. Vous ne prenez plus le temps de travailler une heure durant ou plus, sur un projet qui demande votre attention. Les réunions en sont bâclées car un tiers des participants sont occupés à mailer ou à envoyer des sms.

C’est qu’on partage son attention entre les messages entrant en continu et les tâches à accomplir. Le multitasking est mortel pour notre efficacité et il est important d’y remédier.

6 conseils pratiques pour lutter contre le tsunami de mails

• Essayez déjà de réduire drastiquement le nombre d’emails entrants en vous contraignant vous-même à en envoyer le moins possible. C’est garanti que les collaborateurs qui envoient beaucoup de mails en reçoivent beaucoup aussi en retour.
• Prenez vos responsabilités sur les messages que vous envoyez et n’ajoutez pas toujours votre patron en copie. Souvent ce n’est pas bon car c’est comme si vous mettiez vos parents en copie pour être protégé en cas de problème.
• Un ‘Reply to all’ est souvent inutile, donc enlevez les destinataires qui ne devraient pas recevoir vos emails, selon vous. Avoir chaque jour sa boîte mail vide donne un sentiment puissant, donc chaque email supplémentaire est un mail de trop.
• Arrêtez régulièrement votre système de messagerie et acquittez-vous de vos tâches sans toutes ces perturbations. Si votre ‘pop-up’ reste ouvert, éteignez-le pour pouvoir résister plus facilement à la tentation. Lire l’annonce (donc pas le mail lui-même) est en soi un dérangement. Vous avez besoin toute la journée de votre Outlook ? Alors plutôt que de charger vos mails toutes les 5 minutes, faites-le seulement toutes les 3 heures.
• Essayez de rédiger des mails aussi courts que possibles et soignez votre objet. Le destinataire peut immédiatement estimer l’urgence du message et vous retrouvez ensuite vos mails plus facilement. De belles tournures de phrase et de la prose impressionnante pèsent sur vos emails et décourageront les lecteurs de les parcourir en entier. Court et concis, c’est donc le message.
• Ne répondez jamais immédiatement à un email car, avant que vous ne le compreniez, votre personne de contact en déduira qu’elle peut aussi vous envoyer des messages urgents par mail. Si c’est vraiment brûlant, prenez votre téléphone et essayez d’éduquer vos proches à en faire de même. L’email est une forme de communication et vous ne savez jamais comment votre réaction trop rapide sera perçue. En temps normal et avec des collègues bien intentionnés, le destinataire pensera peut-être que vous voulez l’aider rapidement et avec professionnalisme. Dans le cas contraire, on peut penser de vous que vous n’avez que cela à faire : attendre les mails des autres.

Avec nos remerciements à Time Management Company