Jobs via e-mail
Send me 'Management assistant / secretary' jobs in Eastern Flanders
Lemahieu Group is een dynamische, familiale bedrijvengroep met vestigingen in Gent en Oostende. Als industrieel toeleverancier voor de hout- en platensector realiseren we een omzet van 135 miljoen euro. Onze solide reputatie danken we aan een innovatieve denkwijze en continu streven naar kwaliteit.
In het kader van onze verdere groei zijn we op zoek naar een Office Manager / Executive Assistant.
In het kader van onze verdere groei zijn we op zoek naar een Office Manager / Executive Assistant.
Office Manager / Executive Assistant
Job description
Als Executive Assistant ben je de rechterhand van de zaakvoerder/directie en zorg je voor een vlotte dagelijkse werking van het bedrijf. Je combineert organisatorische, administratieve en operationele taken en houdt het overzicht in een dynamische KMO-omgeving.
Jouw verantwoordelijkheden
Fleet management
Document- en dossierbeheer & digitalisatie
Legal, verzekeringen en compliance
Klantenopvolging (back-up functie)
Office management en administratieve ondersteuning
Jouw verantwoordelijkheden
Fleet management
- Je beheert en optimaliseert het wagenpark op een strategische en efficiënte manier.
- Je coördineert samenwerkingen met leasingmaatschappijen, garages en andere partners en onderhandelt waar nodig over contracten.
- Je bewaakt kosten, verzekeringen, onderhoud en naleving van wettelijke verplichtingen.
- Je adviseert de organisatie rond een duurzaam en efficiënt gebruik van het wagenpark.
Document- en dossierbeheer & digitalisatie
- Je zorgt voor een gestructureerd en betrouwbaar document- en dossierbeheer binnen de organisatie.
- Je initieert en implementeert digitalisatieprojecten en optimalisaties van documentstromen.
- Je waakt over een correcte, duidelijke en toegankelijke documentatie van contracten en bedrijfsdossiers.
Legal, verzekeringen en compliance
- Je ondersteunt de CFO bij juridische, contractuele en compliance-gerelateerde dossiers.
- Je coördineert verzekeringspolissen, volgt schadedossiers op en beheert risico’s proactief.
- Je bereidt documentatie voor en begeleidt audits en interne controles.
- Je bent het aanspreekpunt voor externe stakeholders zoals verzekeraars, juridische adviseurs en auditors.
Klantenopvolging (back-up functie)
- Je fungeert als back-up binnen de klantenopvolging en zorgt voor continuïteit in de dienstverlening.
- Je behandelt inkomende telefoons en e-mails van klanten en vertegenwoordigers.
- Je staat in voor de aanmaak van nieuwe klanten en controleert hun kredietwaardigheid.
- Je werkt nauw samen met sales en logistiek bij de opvolging van geblokkeerde orders.
Office management en administratieve ondersteuning
- Je beheert en volgt kantooraangelegenheden op (leveranciers, onderhoudscontracten, faciliteiten, etc.).
- Je biedt administratieve ondersteuning aan de HR-manager.
- Je bereidt directievergadering voor (inplannen, uitnodigingen, agenda opstellen, presentatie voorbereiden
- Je ondersteunt de directie bij operationele en organisatorische projecten.
- Je coördineert de opvolging van dossiers die meerdere afdelingen overstijgen.
- Je draagt actief bij aan een efficiënte, gestructureerde en professionele werking van de organisatie.
Profile
- Je behaalde een Bachelor diploma en hebt een eerste werkervaring achter de rug
- Je bent een echte doener: je neemt initiatief en pakt zaken proactief aan.
- Je houdt van variatie en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en prioriteiten.
- Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid, maar functioneert evengoed als een betrokken teamspeler.
- Je gaat uiterst discreet en betrouwbaar om met vertrouwelijke informatie.
- Je denkt praktisch, oplossingsgericht en behoudt steeds het overzicht.
- Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden en communiceert helder en professioneel.
- Je hebt een zeer goede kennis van MS Office (Outlook, Excel, PowerPoint en Word) en bent bereid je te verdiepen in AI tools.
- Je communiceert vlot in het Nederlands en hebt een goede kennis van Frans en Engels.
Offer
- Group insurance
- Company car
- Petrol card / Fuel card for electric charging
- Meal vouchers
- Smartphone
- Laptop
- Bicycle allowance
- Eco Cheque
- Additional paid leave
- Een dynamische werkomgeving waar initiatief, ondernemerschap en samenwerking centraal staan.
- Een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met extralegale voordelen, in lijn met jouw ervaring en verantwoordelijkheden.
- Doorgroeimogelijkheden, afhankelijk van jouw ambities, sterktes en interesses.
Practical information
Stuur je cv naar Isabelle Rius: Show application form
Nog vragen? Bel gerust naar Show number
Nog vragen? Bel gerust naar Show number