Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Management assistant / secretariaat' jobs in Antwerpen
Operations & Executive Support Specialist
Functieomschrijving
Over de functie
Als Operations & Executive Support Specialist speel je een cruciale ondersteunende rol voor het directieteam en zorg je tegelijk voor een vlotte, correcte en proactieve ondersteuning binnen de hele organisatie.
Je combineert executive assistance, office- en facilitaire coördinatie, boekhoudkundige en financiële administratie, HR- en teamondersteuning, fleet management en ondersteuning van business development.
Je fungeert als een gestructureerde, betrouwbare en zelfstandige spilfiguur over meerdere operationele domeinen heen.
- Proactieve persoonlijke ondersteuning van het directieteam, inclusief agendabeheer en meetingplanning.
- Professioneel en klantgericht onthaal van klanten en beheer van inkomende externe telefoons.
- Zorgen voor beschikbaarheid en bestelling van kantoor- en schrijfmateriaal.
- Verantwoordelijk voor de 5S van vergaderzalen en gedeelde kantoorruimtes.
- Voorbereiden en opvolgen van het gebruik van vergaderzalen (planten, drank, EHBO-materiaal, benodigdheden).
- Beheer van het reserveringssysteem voor vergaderzalen.
- Coördinatie van externe facilitaire diensten zoals schoonmaak en herstellingen.
- Ondersteuning van Accounts Payable (AP): verwerken van facturen, opvolgen van issues, terugbetalingen van onkosten aan medewerkers en inboeken van inkomende facturen.
- Ondersteuning van Accounts Receivable (AR): opvolgen van betalingen van verkoopfacturen en debiteurenbeheer.
- Ondersteuning bij verzekeringsadministratie en financieringen (leningen, financiële leasing, …).
- Assistentie bij subsidie-gerelateerde administratie.
- Coördinatie van alle wagenparkactiviteiten: ongevallen, vervangwagens, bestelling van nieuwe voertuigen, planning van onderhoud en bandenwissels, enz.
- Ondersteuning bij onboarding en offboarding, met een vlot en volledig proces.
- Assistentie bij de organisatie van team-events en bedrijf brede activiteiten.
- Ondersteuning bij reisplanning voor medewerkers.
- Coördinatie van het jaarlijkse griepvaccinatieprogramma.
- Beheer van toegangsrechten tot gedeelde schijven.
- Administratie rond gsm-abonnementen en basis IT-gerelateerde taken.
- Ondersteuning bij de organisatie van business events zoals beurzen, partnerbezoeken en rekruteringsevents.
- Ondersteuning van socialmediacampagnes (voornamelijk LinkedIn).
- Administratieve ondersteuning bij offertes en aanbestedingen, inclusief het voorbereiden van commerciële CV’s van medewerkers.
- Beheer en opvolging van contracten en NDA’s (classificatie en ondertekening).
- Ondersteuning bij verplichte overheidsrapporteringen.
- Rechtstreekse rapportering aan: Enabling Lead
- Functionele (dotted line) rapportering aan: CEO en HR
Profiel
Over jou
- Je hebt een positieve en oplossingsgerichte mindset.
- Je werkt nauwkeurig, hecht belang aan kwaliteit en levert betrouwbare administratieve ondersteuning.
- Je bent sterk georganiseerd, kan goed prioriteiten stellen en meerdere taken tegelijk beheren.
- Je bent een sterke communicator en bouwt vertrouwen op met klanten, leveranciers en collega’s.
- Je handelt professioneel, verantwoordelijk en eerlijk in alle interacties.
- Je werkt graag in team, maar functioneert ook uitstekend zelfstandig.
- Je wil je verder ontwikkelen in een veelzijdige rol na een eerste degelijke werkervaring.
Vereiste ervaring- Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in Nederlands en Engels.
- Sterke PC-vaardigheden met een proactieve, hands-on en zelfstandige werkstijl.
- Gedegen ervaring met Microsoft Office en/of Google Workspace (spreadsheets, documenten, administratieve workflows).
- Ervaring met ERP- of boekhoudsystemen zoals Exact Online, Odoo of SAP.
- Basiskennis grafisch ontwerp (Adobe, Canva of gelijkwaardig).
Praktische informatie
Actief Interim Schoten