12 manieren om efficiënt te e-mailen

Niet meteen op het envelopje klikken wanneer er een nieuwe e-mail binnenkomt: het is weinigen gegeven. Bedrijfstrainer Gunnar Michielsen geeft enkele tips om efficiënter te e-mailen.

Postvak In:

Handel je binnenkomende e-mails af op vaste tijdstippen. Zo kan je focussen op je eigen taken en voorkom je stress.
Maak je postvak elke keer leeg. Vergeet trouwens ook niet om je spambox en de map verwijderde items te legen.
Ruim je mailbox op, bijvoorbeeld door je e-mails te sorteren en mappen aan te maken.
Laat je mailbox het werk doen: stel regels in en maak een ontvangstmelder aan.

Lees ook: 7 tips om efficiënter te e-mailen

Schrijven van e-mails:

Gebruik een volle, duidelijke onderwerpregel. Als je niet duidelijk bent, dan kan je e-mail namelijk makkelijk over het hoofd gezien worden.
Zet de kernboodschap in de eerste zin van de e-mail. De eerste zin is cruciaal om de aandacht van je lezer te trekken.
Schrijf korte maar krachtige mailtjes. Een heldere structuur met kopjes en bulletpoints kan je daarbij helpen.
Las veel witregels in. Dit verhoogt de leesbaarheid van je e-mails.

Ontdek: 5 tips voor de perfecte (zakelijke) e-mail

Postvak Uit:

Vraag je eerst af of je niet beter belt. In bepaalde situaties kan bellen namelijk effectiever zijn dan e-mailen.
Antwoord niet meteen als je het antwoord op de vraag niet kent. Het is beter om te laten weten dat je wat tijd nodig hebt om het antwoord te vinden of te controleren.
Stel jezelf de vraag of de e-mail voor publicatie vatbaar is. Dubbelcheck desnoods je mailtje vooraleer je op 'verzenden' klikt.
Stuur de e-mail naar de juiste persoon. Zet bovendien geen mensen in cc die niets met het onderwerp te maken hebben.